Svaki sustav obrade podataka (DV sustav) mora imati jasno strukturiranu postupovnu dokumentaciju u skladu s RN 151 GoBD-a. GoBD (smjernice za ispravno upravljanje i pohranu knjiga, evidencija i dokumenata u elektroničkom obliku, kao i pristup podacima) na snazi je od 1. 1. 2015. i od tog datuma mora biti dostupna i postupovna dokumentacija. Postupovna dokumentacija mora opisati sve tehničke i organizacijske procese obrade podataka. To znači da sadržaj, struktura, proces i rezultati operacije obrade podataka moraju biti u potpunosti i nedvojbeno vidljivi. Dokumentacija mora biti provjerljiva za stručnu treću stranu u razumnom roku.
Postupovna dokumentacija je obveza!
Opisana proceduralna dokumentacija mora biti istinita. Ne smije biti razlika između opisanih i stvarnih procesa.
Promjene u dokumentaciji procesa moraju biti povijesno praćenje (na primjer u verzijama) s poviješću promjena.
Sustav glavne knjige i pripadajući podsustavi su sustav obrade podataka prema GoBD-u, na primjer: računovodstvo nemovite imovine, obračun plaća, sustavi blagajni, sustav plaćanja,...
Zahtjevi prema GoBD-u
GoBD st. 152: Proceduralna dokumentacija opisuje organizacijski i tehnički namjeravani proces, npr. u slučaju elektroničkih dokumenata, o podrijetlu informacija, indeksiranju, obradi i pohrani, jasnom pretraživanju i strojnoj iskoristivosti, zaštiti od gubitka, iskrivljavanja i reproduciranja. GoBD Rn. 153: Dokumentacija o procesu obično se sastoji od općeg opisa, korisničke dokumentacije, tehničke dokumentacije sustava i operativne dokumentacije. U proceduralnoj dokumentaciji moraju se uzeti u obzir i računi i dokumenti na papiru, kao i elektroničke datoteke. Nepostojanje papirnatog dokumenta ne smije utjecati na mogućnost sljedivosti i provjerljivosti (GoBD, stavak 141). |
Više informacija možete pronaći u GoBD-u.
Sadržaj proceduralne dokumentacije
Procesna dokumentacija mora se sastojati od općeg dijela, korisničke dokumentacije, tehničke sistemske dokumentacije i operativne dokumentacije.
Opći dio proceduralne dokumentacije
Ovaj dio opisuje opću organizaciju i strukturu tvrtke, kao što su:
- Organizacija procesa
- Područje primjene POS sustava
- Organizacijska struktura
- Infrastruktura
- Organizacijski dijagram
Dokumentacija za korisnike
Ovaj dio dokumentacije procesa pruža informacije o tehničkim procesima, na primjer prikupljanju podataka, koordinaciji, reviziji i izlazu u tvrtki, kao što su
- Radne upute za osoblje
- Upute za rad
- Priručnici za korisnike
- Opisi programa
Tehnička dokumentacija sustava
Tehnička dokumentacija sustava namijenjena je pružanju informacija o tome koji se softver koristi, koji se hardver, mreže, ASP ili cloud aplikacije koriste te koje podatkovne strukture i sučelja postoje.
- Dokumentacija upravljanja strojem
- Dokumentacija postupaka baze podataka i drugih pravila obrade
- Dokumentacija o postupanju s pogreškama u sustavu
- Sadržaj baza podataka
- Interfejsi s drugim sustavima
Operativna dokumentacija
Ovaj dio objašnjava i dokumentira organizacijske procese u tvrtki te pravilnu primjenu računalnih sustava, kao što su
- Integritet podataka
- Postupci sigurnosnog kopiranja podataka
- Izdavanje novih ili izmijenjenih programa i verzija programa
- Prava pristupa
Svaka tvrtka mora imati uspostavljen sustav internih kontrola (ICS) kao dio proceduralne dokumentacije (vidi GOBDRN 102).
Što učiniti ako ne postoji pisana dokumentacija?
U nedostatku pisane dokumentacije, ona se treba pripremiti što je prije moguće. U tu svrhu potrebno je uzeti u obzir trenutačne procese u tvrtki. Postojeći opisi, kao što su pisane radne i organizacijske upute, mogu poslužiti kao osnova. Osim toga, bilješke zaposlenika o radu, kao i opisi računalnih programa, sigurnosne smjernice itd. također mogu biti od pomoći. Glavni cilj proceduralne dokumentacije je potpun i jasno strukturiran opis u kojem nema proturječnih uputa ili opisa.
Posljedice nedostatka proceduralne dokumentacije
Prema GoBD-u, ako se unatoč nedostatku ili neadekvatnoj proceduralnoj dokumentaciji pregled može provesti bez problema i time nisu narušeni uvjeti sljedivosti i provjerljivosti, ne postoji formalni nedostatak objektivne težine koji bi bio dovoljan za odbacivanje računovodstva.
Primjer proceduralne dokumentacije izradila je Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung.
Ovaj je članak automatski preveden.
Komentari
0 komentara
Molimo Prijavite se kako bi ostavili komentar.