U Španjolskoj se primjenjuje nekoliko pravila za numeraciju faktura ("factura") i pojednostavljenih faktura ("factura simplificada"). Nadalje, španjolsko Ministarstvo financija daje preporuke za numeraciju faktura.

Kraljevska uredba 16/2012. o obvezi izdavanja računa definira sadržaj računa i pojednostavljenih računa. Pojam "gotovinski račun", koji se koristi u Austriji i drugim zemljama, u Španjolskoj je sinonim za pojednostavljeni račun ("factura simplificada").

Broj računa

Osim ostalih obveznih elemenata, svaka faktura mora imati broj i, ako je primjenjivo, seriju.

• Brojčanje pojedinačnih računa mora biti kontinuirano unutar serije (monotono rastuće).

Serija računa

Serije računa mogu se koristiti za posebne svrhe, na primjer, ako tvrtka ima nekoliko podružnica, kao identifikator za svaku lokaciju.

Međutim, u određenim okolnostima upotreba zasebnih serija računa je obavezna. Zasebne serije računa moraju se koristiti u sljedećim slučajevima:

• ako neke račune ne izdaje izdavatelj, već primatelj.
• pri ispravljanju računa
  
  Napomena: Povrat robe i usluga nije korektivna mjera! Korekcije su izmjene izvorne fakture zbog pogrešaka (npr. pogrešan PDV). Ispravljene fakture moraju sadržavati referencu na izvornu fakturu.
• pri izdavanjima računa i pojednostavljenih računa
• računi izdani od strane uspješnog ponuditelja kao rezultat upravnih i sudskih ovršnih postupaka.
• računi izdani radi dokumentiranja isporuke mobilnih telefona, konzola za videoigre, prijenosnih računala i digitalnih tableta; kao i srebra, platine i palladija, u neobrađenom, prahovitom ili polugotovom obliku, kada ti predmeti dovode do poništenja statusa poreznog obveznika.
• računi turističkih agencija koje djeluju kao posrednik
• računi za dokumentiranje transakcija unutar grupe koje se provode između subjekata koji su se odlučili za naprednu razinu Posebnog režima za skupinu subjekata

Kao što je gore opisano, računi i pojednostavljeni računi trebaju se voditi u odvojenim serijama računa (rasponima brojeva). Vidi primjere u nastavku.

Preporuke AEAT-a

"Agencia Estatal de Administración Tributaria" (AEAT – Španjolski porezni ured) na svojoj internetskoj stranici daje preporuke o numeraciji računa i uporabi serija.

• Preporučeni skup znakova: 0123456789ABCDEFEGHJKLMNPQRSTUVXYZ. Ne preporučuju se mala slova.
• Proredi: Ako se koriste, koristi se samo jedan znak, nikada više od jednog.
• Posebni znakovi: crtica "-", podcrtavač "_", kosa crta "/", točka "."
• Serijski broj računa: treba koristiti kao prefiks, a zatim slijedi broj računa s razmakom (ili razdjelnikom) između.
• Broj računa ne smije započinjati praznim znakom (npr. zbog prijeloma retka).

Primjeri brojeva računa koji uključuju seriju

Sljedeći primjeri brojeva računa i serija služe samo u ilustrativne svrhe. Možete stvoriti vlastitu seriju brojeva na temelju propisa i preporuka AEAT-a.

Računi

• čuvaju se u zasebnom rasponu brojeva (ili u više njih, ako je potrebno – vidi gore).
• Preporučuje se započeti s brojem "0" ili "1", ali to nije obavezno. Brojanje također može započeti s brojem "4711", na primjer, sve dok su sljedeći brojevi uzastopni i rastući (4711, 4712, 4713,...).
• Dodatno, treba navesti pokazatelj (prefiks) za seriju, npr. "FA" ili "FAC" za "račun" ("factura").

Primjeri serija računa:

• FAC25-0001, FAC25-0002, FAC25-0003,..., FAC25-000n  (Prefiks: FAC25 za "Račun 2025")
• FA2025 0001, FA2025 0002, FA2025 0003,...,FA2025 000n  (Prefiks: FA2025 za "Račun 2025")

Pojednostavljeni računi

• Održavaju se u zasebnom rasponu brojeva (ili u više njih, ako je potrebno – vidi gore).
• Preporučuje se započeti s "0" ili "1", ali to nije obavezno. Numeracija također može započeti s "4711", na primjer, sve dok su sljedeći brojevi uzastopni i rastući (4711, 4712, 4713,...).
• Dodatno, treba navesti pokazatelj (prefiks) za seriju, npr. "FS" za "pojednostavljeni račun" ("factura simplificada").

Primjeri serija pojednostavljenih računa:

• FS25-0001, FS25-0002, FS25-0003,..., FS25-000n  (Prefiks: FS25 za "Pojednostavljeni račun 2025")
• S2025 0001, S2025 0002, S2025 0003,...,S2025 000n  (Prefiks: S2025 za "Simplificirani račun 2025")

Ispravci računa

Kao što je gore navedeno, ispravci računa se NE koriste u slučaju zamjene robe, povrata ili slično, već za ispravljanje pogrešaka u odgovarajućem izvornom računu.

• Održavaju se u zasebnom rasponu brojeva (ili u više njih, ako je potrebno – vidi gore).
• Preporučuje se započeti s brojem "0" ili "1", ali to nije obavezno. Numeracija također može započeti s brojem "4711", na primjer, sve dok su sljedeći brojevi uzastopni i porastni (4711, 4712, 4713,...).
• Dodatno, treba navesti pokazatelj (prefiks) za seriju, npr. "REC" za "ispravak računa" ("factura rectificativa").

Primjeri serija ispravaka računa:

• REC25-0001, REC25-0002, REC25-0003,..., REC25-000n  (Prefiks: REC25 za "Iskaznica o ispravku 2025")
• R2025 0001, R2025 0002, R2025 0003,...,R2025 000n  (Prefiks: S2025 za "Ispravak računa 2025")

Implementacija RetailForce

Brojevi i serije računa u RetailForceu definiraju se pomoću sljedećih DOM elemenata:

VERI*FACTU

RetailForce kombinira ove dvije vrijednosti na sljedeći način:

{documentNumberSeries}-{documentNumber}

Primjer:

"documentNumberSeries": "FS",
"documentNumber": "12345"

Poslano VERI*FACTU na sljedeći način (također bi trebalo biti ispisano na dokumentu):

FS-12345

Izvori

• Kraljevska uredba 1619/2012, od 30. studenoga, kojim se odobrava Uredba kojom se reguliraju obveze fakturiranja ("Kraljevska uredba 1619/2012 od 30. studenoga kojom se odobrava Uredba o obvezama fakturiranja")
• Web stranica AEAT-a (Agencia Tributaria)

Ovaj je članak automatski preveden.