Le ministère français des Finances met à disposition sur son site web une liste de questions concernant l’obligation d’utiliser un système de caisse sécurisé.
Vous trouverez ci-dessous une traduction non officielle de ces questions en anglais (nous déclinons toute responsabilité quant à l’exactitude des informations traduites). Un lien vers le site web du ministère français des Finances figure à la fin de cet article.
Devez-vous disposer d’un logiciel de caisse sécurisé ?
L'article 286-I-3° du Code général des impôts (CGI) prévoit l'obligation pour tout assujetti à la TVA d'utiliser un logiciel ou un système de caisse enregistreuse répondant aux conditions d'inaliénabilité, de sécurité, de conservation et d'archivage des données en vue d'un contrôle par les autorités fiscales.
La conformité aux quatre conditions susmentionnées (inaltérabilité, sécurité, conservation et archivage) peut être attestée par un certificat délivré par un organisme agréé ou par une attestation individuelle [Remarque : auto-déclaration] du fabricant du système.
Sont soumises à cette obligation : les assujettis à la VAT, personnes physiques ou morales, quel que soit leur secteur d’activité, qui effectuent des livraisons de biens et des prestations de services ne donnant pas lieu à facturation et destinées à des clients particuliers, pour autant qu’ils utilisent un logiciel ou un système de caisse enregistreuse.
Ne sont pas soumises à cette obligation :
- les assujettis réalisant l’intégralité de leurs opérations avec un ou plusieurs professionnels (B2B), dans la mesure où celles-ci sont nécessairement soumises à facturation ;
- les assujettis à la TVA bénéficiant du régime d’exonération de base visé à l’article 293 B du CGI, tels que les micro-entrepreneurs, par exemple ;
- les assujettis relevant du régime forfaitaire de remboursement de la TVA agricole prévu aux articles 298c et 298d du CGI ;
- les assujettis réalisant exclusivement des opérations exonérées de VAT.
Un arbre de décision disponible sur ce site peut vous aider à répondre à cette question.
Qu’est-ce qu’un logiciel ou un système de caisse ?
Un logiciel ou système de caisse est un système informatique doté d’une fonctionnalité de caisse, qui consiste à mémoriser et à enregistrer les encaissements extra-comptables perçus en contrepartie de la vente de biens ou de services ; en d’autres termes, l’encaissement enregistré ne génère pas de manière concomitante, automatique et nécessaire la création d’une écriture comptable.
Les paiements pour lesquels le logiciel ou le système déclenche obligatoirement, instantanément et automatiquement, sans intervention humaine, une écriture dans le système d’information comptable, ne sont pas considérés comme enregistrés hors comptabilité, quel que soit le mode de paiement.
Sont concernés tous les logiciels ou systèmes de caisse permettant l’enregistrement des paiements des clients, quel que soit le mode de paiement (espèces, chèques, cartes bancaires, virements, prélèvements automatiques, etc.).
Cette obligation s’applique également en cas d’enregistrement au sein d’une application ou d’un système accessible en ligne.
Tous les logiciels de gestion d’entreprise intégrant une fonctionnalité de caisse/encaissement doivent-ils encore être certifiés par leurs éditeurs avant le 1er janvier 2018 ?
Depuis le 1er janvier 2018, seuls les logiciels et les systèmes de caisse, principaux vecteurs de fraude à la VAT observés, sont concernés par cette mesure.
Un logiciel, quelle que soit sa qualification (caisse, comptabilité ou gestion), qui dispose d’une fonctionnalité de caisse et qui permet de suivre les encaissements des clients particuliers doit être certifié.
Pour les applications multifonctions (comptabilité/gestion/caisse), seules les briques logicielles d’encaissement, et non l’ensemble de la solution, doivent être certifiées.
Les assujettis bénéficiant de l’exonération de base ou exonérés de VAT relèvent-ils du champ d’application de l’obligation de disposer d’un logiciel non frauduleux découlant de la mesure de certification des logiciels de caisse ?
Conformément à l’article 286, II, alinéa 2, du CGI, ne sont pas soumises à cette obligation :
- les assujettis à la VAT bénéficiant du régime d’exonération de base visé à l’article 293 B du CGI ;
- les assujettis réalisant exclusivement des opérations exonérées de VAT.
Ce dispositif est-il limité aux opérations avec des personnes physiques ?
Un logiciel ou un système de caisse enregistreuse est un système informatisé dans lequel un assujetti enregistre les livraisons de biens et les prestations de services non soumises à facturation, c’est-à-dire destinées à des clients particuliers.
En conséquence, le régime s’applique :
- aux assujettis qui réalisent l’intégralité de leur chiffre d’affaires auprès de particuliers ;
- aux assujettis qui réalisent des opérations tant avec des particuliers qu’avec des professionnels.
En revanche, les assujettis qui effectuent l’ensemble de leurs opérations avec un ou plusieurs professionnels (B to B) sont exclus du dispositif dans la mesure où ils sont soumis à l’obligation de facturation.
Les dispositions relatives à la certification des logiciels de caisse s’appliquent-elles aux succursales et filiales de sociétés étrangères ?
Le dispositif s’applique, sous réserve de certaines exceptions, à tout assujetti à la VAT en France qui enregistre les paiements de ses clients particuliers au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse. Les succursales et filiales de sociétés étrangères relèvent donc du champ d’application de l’obligation de disposer d’un logiciel et d’un système sécurisés (voir BOI-TVA-DECLA-30-10-30 § 20).
Les dispositions relatives à la certification des logiciels de caisse s’appliquent-elles également aux entreprises étrangères immatriculées à la VAT mais non établies en France ?
Ce dispositif s’adresse, à quelques exceptions près, à tout assujetti à la TVA en France qui enregistre les paiements de ses clients particuliers au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse.
Toutefois, à titre de tolérance administrative, les entreprises étrangères assujetties à la TVA mais non établies en France ne sont pas concernées par ce dispositif (voir BOI-TVA-DECLA-30-10-30 § 20).
Les dispositions relatives à la certification des logiciels de caisse s’appliquent-elles aux transactions entre particuliers via des plateformes électroniques ?
[remarque : commerce électronique]
Ce dispositif s’adresse à toute entité assujettie à la VAT, à l’exception de celles qui sont exonérées de VAT ou qui effectuent des opérations exonérées de VAT.
Les particuliers qui exercent une activité de commerce électronique demeurent hors du champ d’application de cette obligation tant qu’ils ne sont pas assujettis à la VAT.
Les plateformes de commerce électronique sont-elles tenues de se doter d’un système de gestion des transactions certifié, conforme à la mesure de certification des logiciels de caisse ?
Ce dispositif s’applique, à quelques exceptions près, à toute entité assujettie à la VAT en France qui enregistre les paiements de ses clients particuliers au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse.
Les entreprises de commerce électronique concernées par l’obligation de certification des logiciels ou systèmes de caisse sont celles qui traitent avec :
- des clients non assujettis à la VAT (clients particuliers) ;
- à la fois des clients non assujettis à la VAT (particuliers) et des clients assujettis à la VAT (professionnels).
Les entreprises de commerce électronique qui traitent exclusivement avec des clients assujettis à la VAT (clients professionnels) ne sont pas concernées par l’obligation de certification des logiciels ou systèmes de caisse, car ces transactions sont soumises à l’obligation de facturation.
Les logiciels de paiement électronique sont-ils exclus du champ d’application ?
Les logiciels de paiement électronique, ou terminaux de paiement électroniques (TPE), sont des dispositifs électroniques capables de lire les données des cartes bancaires, d’enregistrer une transaction et de communiquer avec un serveur d’authentification distant.
Selon cette définition, les terminaux de paiement « purs » sont exclus du dispositif.
Les dispositions ci-dessus s’appliquent-elles uniquement aux paiements en espèces ?
Non, le dispositif vise tous les logiciels et systèmes de caisse permettant l’enregistrement des opérations de paiement effectuées par leurs clients, quel que soit le mode de paiement (espèces, chèques, cartes bancaires, virements, prélèvements automatiques).
Qu’entend-on par « logiciel libre », « logiciel propriétaire » et « logiciel développé en interne » ?
Un logiciel libre est un logiciel que les utilisateurs peuvent utiliser librement, étudier librement, modifier librement et distribuer librement.
Un logiciel propriétaire est un logiciel qui, d’un point de vue juridique et technique, ne permet pas l’exercice de ces quatre libertés.
Un logiciel développé en interne est un logiciel développé par le contribuable lui-même, par une société membre du groupe ou par un intégrateur externe.
Ces libertés permettent aux utilisateurs d’adapter le logiciel à leurs besoins spécifiques. Les modifications que les utilisateurs peuvent apporter au logiciel libre ou développé en interne ne doivent pas avoir pour objet ou pour effet de porter atteinte au respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurité, de conservation et d’archivage.
Un commerçant disposant d’une balance avec calcul du prix est-il concerné par la mise en œuvre de la mesure de certification des logiciels de caisse ?
Les instruments de mesure réglementés, tels que les balances, équipés d’un dispositif de mémoire de règlement, qui servent à la fois à déterminer le prix à payer pour les articles en fonction de la quantité mesurée et à enregistrer le règlement, doivent être certifiés.
Il en va de même lorsque plusieurs instruments de mesure réglementés sont interconnectés ou fonctionnent en réseau : chacun d’entre eux doit alors être certifié.
Les balances dotées d’une fonction de stockage des transactions de paiement relèvent donc du champ d’application de cette mesure.
Tout assujetti à la TVA possédant ce type d’équipement doit donc être en mesure de prouver que son équipement répond aux conditions d’inaltérabilité, de sécurité, de conservation et d’archivage, soit en présentant un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l’article L. 433-4 du Code de la consommation, soit en présentant un certificat individuel qui lui a été délivré par l’éditeur de l’équipement.
En revanche, les balances dépourvues d’une fonction de stockage des transactions en espèces échappent au champ d’application de la mesure relative à la certification des logiciels de caisse.
Concrètement, on peut distinguer trois grands types de configuration :
- l’utilisation d’une balance-caisse : la balance doit être certifiée ;
- l’utilisation d’une balance-tirelire associée à une solution de connexion avec une caisse enregistreuse certifiée : la balance et la caisse enregistreuse doivent toutes deux être certifiées ;
- l’emploi d’une balance tactile intégrée ou d’un terminal point de vente (TPV) embarquant à la fois une solution de pesage et une solution de caisse certifiée : l’ensemble de la solution doit être certifié.
Un commerçant doit-il modifier son système de pesage et d’encaissement compte tenu de la nouvelle obligation de disposer d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse, découlant de la mesure relative à la certification des logiciels de caisse ?
Cette obligation s’applique aux logiciels et aux systèmes de caisse qui automatisent les calculs et enregistrent les transactions en espèces.
Ainsi, les fonctions d’encaissement doivent être certifiées par l’éditeur ou par un organisme accrédité.
Si le système de pesage et d’encaissement du commerçant ne peut pas être certifié ou n’est pas certifié, il doit alors se procurer un nouvel équipement répondant aux conditions susmentionnées d’inaltérabilité, de sécurité, de stockage et d’archivage des données.
Un raisonnement similaire s’applique aux distributeurs automatiques de boissons, aux automates de paiement ou aux distributeurs automatiques de marchandises (boissons, pâtisseries, etc.) dotés d’une fonction de caisse. Ceux-ci doivent donc être certifiés.
Les assujettis à la TVA sont-ils tous tenus de se doter d’un logiciel de caisse sécurisé ?
Le dispositif prévoit l’obligation, à compter du 1er janvier 2018, pour les assujettis à la Vat qui enregistrent les paiements de leurs clients non assujettis au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse, d’utiliser un logiciel conforme répondant aux conditions d’inaltérabilité, de sécurité, de conservation et d’archivage des données en vue d’un contrôle par les autorités fiscales.
Ces nouvelles dispositions ne créent pas l’obligation de se doter d’un logiciel ou d’un système de caisse.
Le choix d’utiliser un tel système appartient à chaque assujetti.
Si l’assujetti décide d’utiliser un logiciel doté de fonctionnalités de caisse enregistreuse pour enregistrer les paiements de ses clients, il relève du champ d’application de cette obligation et devra utiliser un logiciel conforme aux conditions d’inaltérabilité, de sécurité, de conservation et d’archivage des données.
Un assujetti à la VAT peut-il continuer à enregistrer les paiements de ses clients en utilisant à la fois un logiciel de caisse et des factures papier ?
Les assujettis peuvent recourir à deux modalités d’enregistrement des paiements : une voie informatisée et une voie sur support papier.
Toutefois, dès lors que l’assujetti utilise un logiciel doté de fonctionnalités de caisse enregistreuse, il relève du champ d’application de l’obligation de disposer d’un logiciel de caisse sécurisé. Il devra alors présenter le certificat délivré par un organisme agréé ou l’attestation individuelle de l’éditeur pour le logiciel de caisse utilisé.
Mis à jour le 06/04/2022
Cet article a été traduit automatiquement.
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