Plusieurs règles s’appliquent en Espagne concernant la numérotation des factures (« factura ») et des factures simplifiées (« factura simplificada »). Par ailleurs, le ministère espagnol des Finances émet des recommandations relatives à la numérotation des factures.

Le décret royal 16/2012 relatif à l’obligation d’émettre des factures définit le contenu des factures et des factures simplifiées. Le terme « reçu de caisse », utilisé en Autriche et dans d’autres pays, est synonyme de facture simplifiée (« factura simplificada ») en Espagne.

Numéro de facture

Outre les autres éléments obligatoires, chaque facture doit comporter un numéro et, le cas échéant, une série.

• La numérotation des factures individuelles doit être continue au sein de la série (croissante de manière monotone).

Série de factures

Les séries de factures peuvent être utilisées à des fins spécifiques, par exemple si l’entreprise dispose de plusieurs succursales, afin d’identifier chaque site.

Toutefois, dans certaines circonstances, l’utilisation de séries de factures distinctes est obligatoire. Des séries de factures distinctes doivent être utilisées dans les cas suivants :

• si certaines factures ne sont pas émises par l’entreprise prestataire, mais par le destinataire.
• lors de la rectification de factures
  
  Remarque : le retour de biens ou de services ne constitue pas une mesure corrective ; il s’agit uniquement de modifications apportées à la facture d’origine en raison d’erreurs (par exemple, un taux de TVA incorrect). Les factures rectificatives doivent comporter une référence à la facture d’origine.
• lors de l’émission de factures et de factures simplifiées
• les factures émises par l’adjudicataire à la suite de procédures d’exécution administrative et judiciaire.
• les factures émises pour attester la livraison de téléphones portables, de consoles de jeux vidéo, d’ordinateurs portables et de tablettes numériques ; ainsi que d’argent, de platine et de palladium, sous forme brute, en poudre ou en demi-produits, lorsque celles-ci donnent lieu à l’autoliquidation de l’assujetti.
• les factures émises par les agences de voyage agissant en tant qu’intermédiaires
• les factures établissant des opérations intragroupe réalisées entre des entités ayant opté pour le niveau avancé du régime spécial applicable au groupe d’entités

Comme indiqué ci-dessus, les factures et les factures simplifiées doivent être gérées dans des séries de factures distinctes (tranches de numéros). Voir les exemples ci-dessous.

Recommandations de l’AEAT

L’« AEAT – Agence espagnole de l’administration fiscale » fournit sur son site web des recommandations concernant la numérotation des factures et l’utilisation des séries.

• Jeu de caractères recommandé : 0123456789ABCDEFEGHJKLMNPQRSTUVXYZ. L’utilisation de lettres minuscules n’est pas recommandée.
• Espaces : s’ils sont utilisés, un seul caractère est autorisé, jamais plus d’un.
• Caractères spéciaux : trait d’union « - », trait de soulignement « _ », barre oblique « / », point « . »
• Série de factures : elle doit être utilisée comme préfixe, suivie du numéro de facture, avec un espace (ou un séparateur) entre les deux.
• Le numéro de facture ne doit pas débuter par un espace (le texte doit donc être justifié à gauche).

Exemples de numéros de facture incluant une série

Les exemples suivants de numéros de facture et de séries sont fournis à titre indicatif uniquement. Vous pouvez créer vos propres séries de numéros conformément à la réglementation et aux recommandations de l’AEAT.

Les factures

• sont gérées dans une plage de numérotation distincte (ou plusieurs, si nécessaire – voir ci-dessus).
• Il est recommandé de commencer par « 0 » ou « 1 », mais cela n’est pas obligatoire. La numérotation peut également débuter par « 4711 », par exemple, à condition que les numéros suivants soient consécutifs et croissants (4711, 4712, 4713, …).
• De plus, un indicateur (préfixe) doit être spécifié pour la série, par exemple « FA » ou « FAC » pour « facture » (« factura »)

Exemples de séries de factures :

• FAC25-0001, FAC25-0002, FAC25-0003, …, FAC25-000n (Préfixe : FAC25 pour « Facture 2025 »)
• FA2025 0001, FA2025 0002, FA2025 0003, …, FA2025 000n (Préfixe : FA2025 pour « facture 2025 »)

Les factures simplifiées

• sont gérées dans une tranche de numérotation distincte (ou plusieurs, si nécessaire – voir ci-dessus).
• Il est recommandé de commencer par « 0 » ou « 1 », mais cela n’est pas obligatoire. La numérotation peut également débuter par « 4711 », par exemple, à condition que les numéros suivants soient consécutifs et croissants (4711, 4712, 4713, …).
• De plus, un indicateur (préfixe) doit être spécifié pour la série, par exemple « FS » pour « Facture simplifiée » (« factura simplificada »)

Exemples de séries de factures simplifiées :

• FS25-0001, FS25-0002, FS25-0003, …, FS25-000n (Préfixe : FS25 pour « Facture simplifiée 2025 »)
• S2025 0001, S2025 0002, S2025 0003, …, S2025 000n (Préfixe : S2025 pour « Facture simplifiée 2025 »)

Factures rectificatives

Comme indiqué ci-dessus, les factures de correction ne sont PAS utilisées en cas d’échanges de marchandises, de retours ou d’opérations similaires, mais pour corriger des erreurs figurant sur la facture d’origine correspondante.

• Elles sont gérées dans une série de numérotation distincte (ou plusieurs, si nécessaire – voir ci-dessus).
• Il est recommandé de commencer par « 0 » ou « 1 », mais cela n’est pas obligatoire. La numérotation peut également débuter par « 4711 », par exemple, à condition que les numéros suivants soient consécutifs et croissants (4711, 4712, 4713, …).
• De plus, un indicateur (préfixe) de la série doit être spécifié, par exemple « REC » pour « facture rectificative » (« factura rectificativa »)

Exemples de séries de factures rectificatives :

• REC25-0001, REC25-0002, REC25-0003, …, REC25-000n (Préfixe : REC25 pour « facture rectificative 2025 »)
• R2025 0001, R2025 0002, R2025 0003, …, R2025 000n (Préfixe : S2025 pour « facture rectificative 2025 »)

Mise en œuvre de RetailForce

Les numéros et séries de factures sont définis dans RetailForce à l’aide des éléments DOM suivants :

VERI*FACTU

RetailForce concatène ces deux valeurs selon le format suivant :

{documentNumberSeries}-{numéro de document}

Exemple :

"documentNumberSeries": "FS",
"documentNumber": "12345"

Ce format doit être transmis à VERI*FACTU et figurer sur le document :

FS-12345

Sources

• Décret royal 1619/2012 du 30 novembre approuvant le règlement régissant les obligations en matière de facturation (« Décret royal 1619/2012 du 30 novembre approuvant le règlement régissant les obligations en matière de facturation »)
• Site web de l'AEAT (Agence fiscale)

Cet article a été traduit automatiquement.