En 2019, la réglementation danoise relative à la Vat a été étendue afin d’inclure des exigences concernant ce que l’on appelle les « systèmes numériques d’enregistrement des ventes ».

Ces exigences sont énumérées ci-dessous (avec référence aux paragraphes ou sections concernés).

Systèmes numériques d’enregistrement des ventes

§ 62 a. Les systèmes numériques d’enregistrement des ventes doivent satisfaire aux exigences suivantes :

1. toutes les opérations effectuées via les systèmes d’enregistrement des ventes doivent être consignées (enregistrées) dans le journal électronique du système. Les données relatives aux transactions figurant dans le journal électronique doivent être signées numériquement à l’aide d’un certificat OCES danois délivré à l’opérateur, afin que l’intégrité des données contenues dans le journal électronique puisse être vérifiée dans le cadre d’un contrôle.

2. L’enregistrement électronique doit contenir les informations qui doivent également figurer sur une facture simplifiée ou un reçu remis au client, cf. section 63. Pour chaque transaction, l’enregistrement électronique doit également contenir :

  a. L’heure de début de la transaction et l’heure de fin ou d’interruption.

  b. Un identifiant de transaction séquentiel unique par numéro CVR.

  c. Le mode de paiement utilisé / le moyen de paiement utilisé.

  d. Le numéro de série du système d’enregistrement numérique des ventes.

3. Le système d’enregistrement des ventes doit être capable de générer un fichier au format SAF-T directement à partir du journal électronique. L’administration fiscale élabore actuellement un guide en danois sur l’utilisation du format SAF-T.

4. Le fichier issu du journal électronique doit être lisible sur un support électronique accessible au public ou pouvoir être transmis par voie numérique aux autorités sur simple demande.

5. Le système d’enregistrement des ventes doit être capable de générer un rapport indiquant le chiffre d’affaires quotidien, qui remet à zéro les compteurs de ventes, etc., après enregistrement dans le journal électronique (rapport Z).

6. Le système d’enregistrement des ventes doit pouvoir générer un rapport présentant les ventes jusqu’à la clôture de la journée sans réinitialiser les compteurs de ventes, etc. (rapport X).

7. Les moyens de paiement numériques, tels que les cartes de paiement, le paiement mobile, etc., doivent être interfacés avec le système d’enregistrement des recettes de manière à ce que les transactions effectuées au moyen de ces instruments soient automatiquement enregistrées dans le système d’enregistrement numérique des recettes.

8. Le système d’enregistrement des ventes doit pouvoir enregistrer des totaux distincts pour chaque moyen de paiement utilisé, c’est-à-dire des totaux pour les paiements en espèces, par carte, par paiement mobile, etc.

9. Le système doit être équipé d’une horloge temps réel (RTC) et d’un affichage de la date réglés selon l’heure UTC+1 (heure standard danoise). Tout ajustement de l’indication de l’heure dans le système doit être consigné dans le journal électronique.

10. Une fonction d’impression doit être implémentée, par exemple pour générer des factures simplifiées ou des tickets de caisse, conformément au § 63, si le commerçant ne peut pas transmettre le ticket de caisse par voie numérique à un système que le client a préalablement accepté.

11. Sur demande, il doit être possible d’imprimer un ticket de caisse distinguant clairement les montants positifs des montants négatifs. Cette exigence est également réputée satisfaite si le système d’enregistrement des ventes peut envoyer le ticket de caisse par voie numérique vers un système que le client a préalablement accepté.

12. Les systèmes d’enregistrement des ventes destinés à être utilisés par plusieurs vendeurs doivent être capables d’enregistrer séparément, pour chaque vendeur, les transactions et les totaux, y compris le volume des ventes et le type de moyen de paiement.

13. Les opérations de formation et autres opérations similaires ne générant pas de chiffre d’affaires doivent donner lieu à des tickets de caisse clairement marqués, par exemple, de la mention « audit non valable » ou « formation – non valable », et ces tickets ne doivent pas être confondus avec les tickets normaux.

14. Si l’entreprise accepte des paiements en espèces, conformément à l’article 81, paragraphe 1, de la loi sur les paiements, le système d’enregistrement des ventes doit être équipé :

  a. d’un tiroir-caisse destiné à la conservation des espèces ;

  b. d’une fonctionnalité permettant de stocker et de gérer la monnaie (stock de pièces et de billets).

Paragraphe 2. Le système numérique d’enregistrement des ventes ne doit comporter aucune fonction permettant l’ajout, la modification ou la suppression d’informations.

Paragraphe 3. Le système numérique d’enregistrement des ventes ne doit pas pouvoir être connecté à, ni intégré à, un logiciel ou un matériel permettant l’ajout, la modification ou la suppression d’informations dans le journal électronique.

§ 2 

Le règlement d’application entrera en vigueur le 1er juillet 2021.

Précisions sur les exigences importantes

Enregistrement de toutes les « actions » (point 1.)

Outre les données relatives aux transactions de vente (« tickets de caisse »), toutes les actions du « système d’enregistrement des ventes » (caisse enregistreuse) doivent être enregistrées. Cela signifie qu’au Danemark,

1. tous les types de documents doivent, dans la mesure du possible, être transférés vers le RetailForce system et
2. un journal technique doit être tenu pour consigner les événements définis. Vous trouverez des informations générales à ce sujet dans l’article « Journal technique des événements » ; les événements de caisse qui doivent être enregistrés au Danemark sont décrits dans l’article « Mappage des codes d’événements ».

Enregistrement des paiements électroniques (point 7.)

Tous les moyens de paiement numériques, tels que les cartes de paiement, MobilePay, etc., doivent être intégrés au système d’enregistrement des ventes de manière à ce que les transactions effectuées par ces moyens soient automatiquement enregistrées dans le système d’enregistrement numérique des ventes.

Les terminaux de paiement par carte doivent être intégrés à la caisse enregistreuse (le système d’enregistrement numérique des ventes). L’ID de référence du paiement doit être transféré du terminal de paiement vers la caisse enregistreuse.

Ventes en ligne

Les transactions en ligne doivent être enregistrées dans le système d’enregistrement des ventes de la même manière que les ventes réalisées via des commandes en magasin. Cela s’applique aux ventes effectuées via votre propre site web ainsi qu’aux ventes réalisées via des portails en ligne tels que « Just Eat », « Foodora », « OrderYo-Yo », etc.

Remarque :

• Si le paiement est effectué directement à l’entreprise via un moyen de paiement en ligne (par exemple MobilePay, carte de crédit, ApplePay), celui-ci doit être automatiquement enregistré dans le système d’enregistrement numérique des ventes.
• Si le paiement est effectué auprès d’un tiers dans le cadre de la commande (par exemple « JustEat », « Foodora », « OrderYoYo », etc.), il doit être enregistré dans le système numérique d’enregistrement des ventes de la même manière qu’un paiement en espèces. Cette intégration peut s’effectuer, par exemple, au moyen d’un code de transaction dans le système d’enregistrement des ventes indiquant que le paiement a été effectué via un tiers, tel que « Just Eat », « Foodora », « OrderYoYo », etc.

Conservation des données

Les données doivent être conservées pendant une période d’au moins cinq ans à compter de la fin de l’exercice comptable concerné.

Il n’existe aucune exigence spécifique en matière de conservation, si ce n’est que les données doivent être conservées et accessibles pendant au moins cinq ans.

Sources

• Ordonnance modifiant l’ordonnance relative à la taxe sur la valeur ajoutée : https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2020/1507
• FAQ – Foire aux questions publiée le 15/11/2023 par l’administration fiscale danoise.

Cet article a été traduit automatiquement.