En España se aplican varias normas relativas a la numeración de las facturas («factura») y las facturas simplificadas («factura simplificada»). Además, el Ministerio de Hacienda español ofrece recomendaciones para la numeración de las facturas.

El Real Decreto 16/2012, relativo a la obligación de emitir facturas, define el contenido de las facturas y de las facturas simplificadas. El término «recibo de caja», utilizado en Austria y otros países, es sinónimo de «factura simplificada» en España.

Número de factura

Además de otros elementos obligatorios, cada factura debe llevar un número y, en su caso, una serie.

• La numeración de las facturas individuales debe ser continua dentro de la serie (monótonamente creciente).

Serie de facturas

Las series de facturas pueden emplearse con objetivos específicos; por ejemplo, si la empresa dispone de varias sucursales, para identificar cada una de ellas.

No obstante, en determinadas circunstancias, el empleo de series de facturas independientes es obligatorio. Se deben utilizar series de facturas independientes en los siguientes casos:

• si algunas facturas no las emite la entidad prestadora del servicio, sino el destinatario.
• al corregir facturas
  
  Nota: ¡La devolución de bienes y servicios no constituye una medida correctiva! Las correcciones son modificaciones de la factura original debidas a errores (por ejemplo, un Vat incorrecto). Las facturas corregidas deben incluir una referencia a la factura original.
• al emitir facturas y facturas simplificadas
• facturas emitidas por el adjudicatario como resultado de procedimientos de ejecución administrativa y judicial.
• Facturas emitidas para documentar la entrega de teléfonos móviles, consolas de videojuegos, ordenadores portátiles y tabletas digitales; así como de plata, platino y paladio, en estado bruto, en polvo o en forma de productos semiacabados, cuando estos den lugar a la inversión del sujeto pasivo.
• facturas emitidas por agencias de viajes que actúan como intermediarias
• facturas que acrediten operaciones intragrupo realizadas entre entidades que opten por el nivel avanzado del Régimen Especial para el grupo de entidades

Tal y como se ha descrito anteriormente, las facturas y las facturas simplificadas deben gestionarse en series de facturación separadas (rangos de números). Véanse los ejemplos a continuación.

Recomendaciones de la AEAT

La «AEAT» ofrece en su página web recomendaciones sobre la numeración de facturas y el uso de series.

• Conjunto de caracteres recomendado: 0123456789ABCDEFEGHJKLMNPQRSTUVXYZ. No se recomienda el uso de letras minúsculas.
• Espacios: en caso de utilizarse, solo se empleará un carácter, nunca más de uno.
• Caracteres especiales: guion «-», guion bajo «_», barra «/», punto «.»
• Serie de la factura: debe utilizarse como prefijo, seguida del número de factura con un espacio (o separador) entre ambos.
• El número de factura no debe iniciar con un espacio (es decir, el texto debe alinearse a la izquierda).

Ejemplos de números de factura que incluyen la serie

Los siguientes ejemplos de números de factura y series tienen únicamente fines ilustrativos. Puede crear su propia serie numérica basándose en la normativa y las recomendaciones de la AEAT.

Las facturas

• se mantienen en un rango de numeración independiente (o en varios, si fuera necesario; véase más arriba).
• Se recomienda iniciar con «0» o «1», aunque no es obligatorio. La secuencia numérica también puede comenzar con «4711», por ejemplo, siempre que los valores subsiguientes sean continuos y ascendentes (4711, 4712, 4713, …).
• Además, debe especificarse un indicador (prefijo) para la serie, p. ej., «FA» o «FAC» para «factura».

Ejemplos de series de facturas:

• FAC25-0001, FAC25-0002, FAC25-0003, …, FAC25-000n (Prefijo: FAC25 para «Factura 2025»)
• FA2025 0001, FA2025 0002, FA2025 0003, ..., FA2025 000n (Prefijo: FA2025 para «Factura 2025»)

Las facturas simplificadas

• se gestionan en un rango de numeración independiente (o en varios, si fuera necesario; véase más arriba).
• Se recomienda iniciar la secuencia con «0» o «1», si bien no es obligatorio. La numeración también puede comenzar por «4711», por ejemplo, siempre que los valores subsiguientes sean consecutivos y ascendentes (4711, 4712, 4713, ...).
• Además, debe especificarse un indicador (prefijo) para la serie, p. ej., «FS» para «factura simplificada».

Ejemplos de series de facturas simplificadas:

• FS25-0001, FS25-0002, FS25-0003, …, FS25-000n (Prefijo: FS25 para «Factura simplificada 2025»)
• S2025 0001, S2025 0002, S2025 0003, ..., S2025 000n (Prefijo: S2025 para «Factura simplificada 2025»)

Facturas de corrección

Como se ha indicado anteriormente, las facturas de corrección NO se emplean en caso de cambios de mercancía, devoluciones o situaciones análogas, sino para subsanar errores en la factura original correspondiente.

• Se registran en un rango de numeración independiente (o en varios, si fuera necesario; véase más arriba).
• Se recomienda iniciar con «0» o «1», aunque no es obligatorio. La secuencia numérica también puede comenzar con «4711», por ejemplo, siempre que los valores subsiguientes sean consecutivos y ascendentes (4711, 4712, 4713, ...).
• Además, debe especificarse un indicador (prefijo) para la serie, p. ej., «REC» para «factura rectificativa».

Ejemplos de series de facturas rectificativas:

• REC25-0001, REC25-0002, REC25-0003, …, REC25-000n (Prefijo: REC25 para «factura rectificativa 2025»)
• R2025 0001, R2025 0002, R2025 0003, ..., R2025 000n (Prefijo: S2025 para «factura rectificativa 2025»)

Implementación de RetailForce

Los números y series de factura se especifican en RetailForce mediante los siguientes elementos DOM:

VERI*FACTU

RetailForce concatena ambos valores de la siguiente manera:

{documentNumberSeries}-{documentNumber}

Ejemplo:

"documentNumberSeries": "FS",
"documentNumber": "12345"

Se transmite a VERI*FACTU de la siguiente manera (debe imprimirse asimismo en el documento):

FS-12345

Fuentes

• Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación
• Página web de la AEAT (Agencia Tributaria)

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