En 2019, el Reglamento danés sobre el IVA se amplió para incluir requisitos relativos a los denominados «sistemas digitales de registro de ventas».

A continuación se enumeran dichos requisitos (con referencia a los párrafos o apartados pertinentes).

Sistemas de registro de ventas digitales

§ 62 a. Los sistemas digitales de registro de ventas deben cumplir los siguientes requisitos:

1. Todas las acciones ejecutadas a través de los sistemas de registro de ventas deben quedar registradas (anotadas) en el diario electrónico del sistema. Los datos de las transacciones que figuren en el diario electrónico deben estar firmados digitalmente con un certificado OCES danés expedido al comerciante, de modo que pueda verificarse la integridad de los datos del diario electrónico en el marco de la inspección.

2. El registro electrónico deberá contener la información que también debe figurar en una factura simplificada o en un recibo expedido al cliente; véase la sección 63. Para cada transacción, el registro electrónico deberá contener además:

  a. La marca temporal de inicio de la transacción y la marca temporal de finalización o interrupción.

  b. Un número de transacción secuencial que debe ser único para el comerciante (por número CVR).

  c. El método de pago empleado.

  d. El número de serie del sistema de registro digital de ventas.

3. El sistema de registro de ventas debe poder generar un archivo en formato SAF-T directamente a partir del libro mayor electrónico. La Administración Tributaria está elaborando una guía en danés sobre el uso del formato SAF-T.

4. El archivo procedente del diario electrónico deberá poder leerse en soportes electrónicos de acceso público o, en su defecto, poder transmitirse digitalmente a las autoridades cuando estas lo soliciten.

5. El sistema de registro de ventas debe poder generar un informe con la facturación diaria que reinicie los contadores de ventas, etc., tras su registro en el diario electrónico (informe Z).

6. El sistema de registro de ventas debe poder generar un informe con las ventas hasta el momento de su elaboración sin reiniciar los contadores de ventas, etc. (informe X).

7. Los medios de pago digitales, tales como tarjetas de pago, pagos por móvil, etc., deben estar integrados con el sistema de reconocimiento de ingresos de tal manera que los pagos realizados mediante dichos medios queden registrados automáticamente en el sistema de reconocimiento de ingresos digitales.

8. El sistema de registro de ventas deberá registrar totales diferenciados para cada medio de pago utilizado, es decir, totales para pagos en efectivo, con tarjeta, mediante dispositivo móvil, etc.

9. Debe incorporar un reloj y un marcador de fecha sincronizados con la hora estándar danesa. Cualquier ajuste de la indicación horaria en el sistema deberá registrarse en el diario electrónico.

10. Debe asignarse una función de impresión, por ejemplo, para emitir facturas simplificadas o tickets de caja, conforme al artículo 63, en caso de que el comerciante no pueda enviar el ticket de caja de forma digital a un sistema que el cliente haya aceptado previamente.

11. A petición del cliente, el sistema deberá poder imprimir un recibo que distinga claramente entre importes positivos y negativos. Se considerará cumplido este requisito si el sistema de registro de ventas puede enviar el recibo de forma digital a un sistema que el cliente haya aceptado previamente.

12. Los sistemas de registro de ventas que vayan a ser utilizados por varios vendedores deberán poder registrar las transacciones y los totales de cada vendedor por separado, incluyendo el volumen de ventas y el tipo de método de pago.

13. Los registros de formación y similares que no incluyan volumen de negocio deben dar lugar a comprobantes de caja claramente marcados con, por ejemplo, «auditoría no válida» o «formación — no válido», y dichos comprobantes no deben confundirse con los comprobantes normales.

14. Si la empresa acepta pagos en efectivo, conforme al artículo 81, apartado 1, de la Ley de Pagos, el sistema de registro de ventas deberá estar equipado con:

  a. Un cajón portamonedas para el almacenamiento del efectivo.

  b. La capacidad de almacenar y gestionar el cambio (existencias de monedas y billetes).

Apartado 2. El sistema digital de registro de ventas no deberá contener ninguna función que permita añadir, modificar o eliminar información.

Apartado 3. El sistema digital de registro de ventas no podrá conectarse ni integrarse con software o hardware que permita añadir, modificar o eliminar información del diario electrónico.

§ 2 

El Reglamento de aplicación entrará en vigor el 1 de julio de 2021.

Requisitos importantes en detalle

Registro de todas las «acciones» (punto 1.)

Además de los datos sobre las transacciones de venta («recibos»), deben registrarse todas las acciones del «sistema de registro de ventas» (caja registradora). Esto significa que, en Dinamarca,

1. todos los tipos de documentos deben transferirse al RetailForce system siempre que sea posible y
2. debe mantenerse un registro técnico en el que se anoten los eventos definidos. Puede encontrar información general al respecto en el artículo «Registro técnico de eventos»; en el artículo «Asignación de códigos de eventos» se describe qué eventos de la caja registradora deben registrarse en Dinamarca.

Registro de pagos electrónicos (punto 7.)

Todos los medios de pago digitales, como tarjetas de pago, MobilePay, etc., deben integrarse con el sistema de registro de ventas de forma que el pago mediante dichos instrumentos se registre automáticamente en el sistema de registro de ventas digital.

Las tarjetas y los terminales de pago deben integrarse con la caja registradora (el sistema de registro digital de ventas). El ID de referencia de la transacción debe transferirse desde el terminal de pago a la caja registradora.

Ventas en línea

Las ventas en línea deben registrarse en el sistema de registro de ventas del mismo modo que las ventas realizadas a través de pedidos en tienda. Esto se aplica tanto a las ventas a través de su propio sitio web como a las realizadas a través de portales en línea como «Just Eat», «Foodora», «OrderYo-Yo», etc.

Tenga en cuenta lo siguiente:

• Si el pago se realiza directamente a la empresa mediante pago en línea (p. ej., MobilePay, tarjeta de crédito, ApplePay), dicho pago debe registrarse automáticamente en el sistema de registro digital de ventas.
• Si el pago se realiza a un tercero en relación con el pedido (p. ej., «JustEat», «Foodora», «OrderYoYo», etc.), dicho pago deberá registrarse en el sistema de registro digital de ventas del mismo modo que un pago en efectivo. Esto puede implementarse, por ejemplo, mediante una clave en el sistema de registro de ventas que indique que el pago se ha realizado a través de un tercero, como «Just Eat», «Foodora», «OrderYoYo», etc.

Conservación de datos

Los datos deben permanecer disponibles durante un período mínimo de cinco años a partir del cierre del ejercicio financiero correspondiente.

No existe ningún requisito específico en materia de almacenamiento, salvo que los datos deben conservarse y estar accesibles durante al menos cinco años.

Fuentes

• Orden por la que se modifica la Orden sobre el Impuesto sobre el Valor Añadido: https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2020/1507
• Preguntas frecuentes: preguntas más habituales facilitadas el 15/11/2023 por la Agencia Tributaria danesa.

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