Τεκμηρίωση διαδικασιών

Ο όρος «τεκμηρίωση διαδικασιών» εμφανίστηκε για πρώτη φορά στην Αυστρία σε σχέση με τα συστήματα ταμειακών μηχανών στην Οδηγία για τις Ταμειακές Μηχανές του 2012 (KRL 2012).

Το Αυστριακό Ομοσπονδιακό Υπουργείο Οικονομικών (BMF), το οποίο εξέδωσε την οδηγία, ορίζει τον όρο ως μια συλλογή διαφόρων εγγράφων, όπως:

• Οδηγίες λειτουργίας,
• εγχειρίδια,
• οδηγίες διαμόρφωσης,
• πρωτόκολλα εγκατάστασης,
• καθώς και άλλα οργανωτικά έγγραφα που αφορούν το ταμειακό μηχάνημα.

Η τεκμηρίωση των διαδικασιών πρέπει να παρουσιάζει πλήρως το περιεχόμενο, τη δομή και τη διαδικασία της λογιστικής διαδικασίας, καθώς και το πεδίο της πραγματικής χρήσης τυχόν υποπρογραμμάτων (π.χ. ενσωματωμένο σύστημα διαχείρισης εμπορευμάτων). Ειδικότερα, η τεκμηρίωση των διαδικασιών πρέπει να αποδεικνύει ότι τηρούνται οι αρχές της ορθότητας κατά την εφαρμογή.

πηγή: https://findok.bmf.gv.at/findok?execution=e1s1&dokumentId=2197c15a-8f4a-4b1f-9b99-4000e245cb01

Επιπλέον, η τεκμηρίωση των διαδικασιών (π.χ. οδηγίες λειτουργίας, εγχειρίδιο κ.λπ.) αποτελεί τη βάση για τη δυνατότητα ελέγχου του ταμειακού μηχανήματος. Αυτή θα πρέπει να καθιστά απολύτως σαφές το περιεχόμενο, τη δομή και την ακολουθία της λογιστικής διαδικασίας, καθώς και το εύρος της πραγματικής χρήσης τυχόν υποπρογραμμάτων. Επιπλέον, όλες οι αναφορές και οι αναζητήσεις φορολογικής σημασίας (π.χ. αναφορά ομάδας εμπορευμάτων, αναφορά περιόδου, αναφορά χρηματοοικονομικού τύπου κ.λπ.) που δημιουργούνται κατά τη διάρκεια του ημερήσιου κλεισίματος ή σε άλλες χρονικές στιγμές εξυπηρετούν σκοπούς τεκμηρίωσης. Πρέπει επίσης να τηρούνται αποδείξεις που τεκμηριώνουν εσωτερικές συναλλαγές. 

Οδηγία για τα ταμεία 2012 - WKO.at

Παράγραφος «Βάση τεκμηρίωσης: Για ταμειακή μηχανή τύπου 3»

Αυτό το άρθρο μεταφράστηκε αυτόματα.