Στην Ισπανία ισχύουν διάφοροι κανόνες για την αρίθμηση των τιμολογίων («factura») και των απλοποιημένων τιμολογίων («factura simplificada»). Επιπλέον, το ισπανικό Υπουργείο Οικονομικών παρέχει συστάσεις για την αρίθμηση των τιμολογίων.

Το Βασιλικό Διάταγμα 16/2012 σχετικά με την υποχρέωση έκδοσης τιμολογίων ορίζει το περιεχόμενο των τιμολογίων και των απλουστευμένων τιμολογίων. Ο όρος «απόδειξη πληρωμής», που χρησιμοποιείται στην Αυστρία και σε άλλες χώρες, είναι συνώνυμος με το απλουστευμένο τιμολόγιο («factura simplificada») στην Ισπανία.

Αριθμός τιμολογίου

Εκτός από άλλα υποχρεωτικά στοιχεία, κάθε τιμολόγιο πρέπει να φέρει αριθμό και, κατά περίπτωση, σειρά.

• Η αρίθμηση των επιμέρους τιμολογίων πρέπει να είναι συνεχής εντός της σειράς (μονοτονικά αυξανόμενη).

Σειρά τιμολογίων

Οι σειρές τιμολογίων μπορούν να χρησιμοποιούνται για συγκεκριμένους σκοπούς, για παράδειγμα, εάν η εταιρεία διαθέτει πολλά υποκαταστήματα, ως αναγνωριστικό για κάθε τοποθεσία.

Ωστόσο, υπό ορισμένες συνθήκες, η χρήση ξεχωριστών σειρών τιμολογίων είναι υποχρεωτική. Πρέπει να χρησιμοποιούνται ξεχωριστές σειρές τιμολογίων στις ακόλουθες περιπτώσεις:

• εάν ορισμένα τιμολόγια δεν εκδίδονται από την εκτελούσα εταιρεία αλλά από τον παραλήπτη.
• κατά τη διόρθωση τιμολογίων
  
  Σημείωση: Η επιστροφή αγαθών και υπηρεσιών δεν αποτελεί διορθωτικό μέτρο! Οι διορθώσεις είναι αλλαγές στο αρχικό τιμολόγιο λόγω λαθών (π.χ. λανθασμένος Vat). Τα διορθωμένα τιμολόγια πρέπει να περιλαμβάνουν αναφορά στο αρχικό τιμολόγιο.
• κατά την έκδοση τιμολογίων και απλοποιημένων τιμολογίων
• τιμολόγια που εκδίδονται από τον ανάδοχο ως αποτέλεσμα διοικητικών και δικαστικών διαδικασιών εκτέλεσης.
• τιμολόγια που εκδίδονται για την τεκμηρίωση της παράδοσης κινητών τηλεφώνων, κονσόλων βιντεοπαιχνιδιών, φορητών υπολογιστών και ψηφιακών ταμπλετών, καθώς και αργύρου, πλατίνας και παλλαδίου, σε ακατέργαστη, κονιοποιημένη ή ημιτελή μορφή, όταν αυτά συνεπάγονται την αντιστροφή του φορολογούμενου.
• τιμολόγια ταξιδιωτικών γραφείων που ενεργούν ως μεσάζοντες
• τιμολόγια που τεκμηριώνουν ενδοομιλικές συναλλαγές που πραγματοποιούνται μεταξύ οντοτήτων που επιλέγουν το προχωρημένο επίπεδο του Ειδικού Καθεστώτος για τον όμιλο οντοτήτων

Όπως περιγράφεται παραπάνω, τα τιμολόγια και τα απλοποιημένα τιμολόγια πρέπει να διαχειρίζονται σε ξεχωριστές σειρές τιμολογίων (σειρές αριθμών). Δείτε τα παρακάτω παραδείγματα.

Συστάσεις της AEAT

Η «AEAT – Ισπανική Φορολογική Υπηρεσία» παρέχει συστάσεις στον ιστότοπό της σχετικά με την αρίθμηση των τιμολογίων και τη χρήση σειρών.

• Συνιστώμενο σύνολο χαρακτήρων: 0123456789ABCDEFEGHJKLMNPQRSTUVXYZ. Δεν συνιστάται η χρήση πεζών γραμμάτων.
• Κενά: Εάν χρησιμοποιούνται, χρησιμοποιείται μόνο ένας χαρακτήρας, ποτέ περισσότεροι από έναν.
• Ειδικοί χαρακτήρες: παύλα «-», κάτω παύλα «_», κάθετος «/», τελεία «.»
• Σειρά τιμολογίου: πρέπει να χρησιμοποιείται ως πρόθεμα, ακολουθούμενη από τον αριθμό τιμολογίου με ένα κενό (ή διαχωριστικό) ανάμεσά τους.
• Ο αριθμός τιμολογίου δεν πρέπει να ξεκινά με κενό (δηλ. κείμενο με στοίχιση αριστερά).

Παραδείγματα αριθμών τιμολογίων που περιλαμβάνουν σειρά

Τα παρακάτω παραδείγματα αριθμών τιμολογίων και σειρών παρέχονται μόνο για επεξηγηματικούς σκοπούς. Μπορείτε να δημιουργήσετε τη δική σας σειρά αριθμών με βάση τους κανονισμούς και τις συστάσεις της AEAT.

Τα τιμολόγια

• διατηρούνται σε ξεχωριστό εύρος αριθμών (ή σε περισσότερα, αν χρειαστεί – βλ. παραπάνω).
• Συνιστάται να ξεκινάτε με «0» ή «1», αλλά αυτό δεν είναι υποχρεωτικό. Η αρίθμηση μπορεί επίσης να ξεκινά με «4711», για παράδειγμα, αρκεί οι επόμενοι αριθμοί να είναι συνεχόμενοι και αύξοντες (4711, 4712, 4713,...).
• Επιπλέον, πρέπει να καθοριστεί ένας δείκτης (πρόθεμα) για τη σειρά, π.χ. «FA» ή «FAC» για «τιμολόγιο» («factura»)

Παραδείγματα σειρών τιμολογίων:

• FAC25-0001, FAC25-0002, FAC25-0003,..., FAC25-000n (Πρόθεμα: FAC25 για «Τιμολόγιο 2025»)
• FA2025 0001, FA2025 0002, FA2025 0003,...,FA2025 000n (Πρόθεμα: FA2025 για το «Τιμολόγιο 2025»)

Τα απλοποιημένα τιμολόγια

• διατηρούνται σε ξεχωριστή σειρά αριθμών (ή σε περισσότερες, αν χρειαστεί – βλ. παραπάνω).
• Συνιστάται να ξεκινάτε με «0» ή «1», αλλά αυτό δεν είναι υποχρεωτικό. Η αρίθμηση μπορεί επίσης να ξεκινά με «4711», για παράδειγμα, αρκεί οι επόμενοι αριθμοί να είναι συνεχόμενοι και αύξοντες (4711, 4712, 4713,...).
• Επιπλέον, πρέπει να καθοριστεί ένας δείκτης (πρόθεμα) για τη σειρά, π.χ. «FS» για «Απλοποιημένο Τιμολόγιο» («factura simplificada»)

Παραδείγματα σειρών απλοποιημένων τιμολογίων:

• FS25-0001, FS25-0002, FS25-0003,..., FS25-000n (Πρόθεμα: FS25 για «Απλοποιημένο Τιμολόγιο 2025»)
• S2025 0001, S2025 0002, S2025 0003,...,S2025 000n (Πρόθεμα: S2025 για «Απλοποιημένο τιμολόγιο 2025»)

Τιμολόγια διόρθωσης

Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, τα διορθωτικά τιμολόγια ΔΕΝ χρησιμοποιούνται σε περιπτώσεις ανταλλαγής εμπορευμάτων, επιστροφών ή παρόμοιων, αλλά για τη διόρθωση λαθών στο αντίστοιχο αρχικό τιμολόγιο.

• Διατηρούνται σε ξεχωριστή σειρά αρίθμησης (ή σε περισσότερες, αν χρειαστεί – βλ. παραπάνω).
• Συνιστάται να ξεκινάτε με «0» ή «1», αλλά αυτό δεν είναι υποχρεωτικό. Η αρίθμηση μπορεί επίσης να ξεκινά με «4711», για παράδειγμα, αρκεί οι επόμενοι αριθμοί να είναι συνεχόμενοι και αύξοντες (4711, 4712, 4713,...).
• Επιπλέον, θα πρέπει να καθορίζεται ένας δείκτης (πρόθεμα) για τη σειρά, π.χ. «REC» για «τιμολόγιο διόρθωσης» («factura rectificativa»)

Παραδείγματα σειρών διορθωτικών τιμολογίων:

• REC25-0001, REC25-0002, REC25-0003,..., REC25-000n (Πρόθεμα: REC25 για «Τιμολόγιο διόρθωσης 2025»)
• R2025 0001, R2025 0002, R2025 0003,...,R2025 000n (Πρόθεμα: S2025 για «Τιμολόγιο διόρθωσης 2025»)

Εφαρμογή RetailForce

Οι αριθμοί και οι σειρές τιμολογίων καθορίζονται στο RetailForce χρησιμοποιώντας τα ακόλουθα στοιχεία DOM:

VERI*FACTU

Το RetailForce συνδυάζει τις δύο τιμές με τον ακόλουθο τρόπο:

{documentNumberSeries}-{documentNumber}

Παράδειγμα:

"documentNumberSeries": "FS",
"documentNumber": "12345"

Αποστέλλεται στο VERI*FACTU με τον ακόλουθο τρόπο (πρέπει επίσης να αναγράφεται στο έγγραφο):

FS-12345

Πηγές

• Βασιλικό Διάταγμα 1619/2012, της 30ής Νοεμβρίου, με το οποίο εγκρίνεται ο Κανονισμός που ρυθμίζει τις υποχρεώσεις τιμολόγησης («Βασιλικό Διάταγμα 1619/2012 της 30ής Νοεμβρίου, με το οποίο εγκρίνεται ο Κανονισμός για τις υποχρεώσεις τιμολόγησης»)
• Ιστοσελίδα της AEAT (Φορολογική Υπηρεσία)

Αυτό το άρθρο μεταφράστηκε αυτόματα.