Antworten auf häufig gestellte Fragen im Zusammenhang mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) in Deutschland.
Frage: Ersetzt die Fiskalmiddleware nur die TSE Anbindung oder kann es mehr?
Die Fiskalmiddleware stellt in Deutschland nicht nur die TSE Anbindung dar, sondern auch die automatische Erstellung der DSFinV-K und eine Cloud-Archivierung. Sie sparen damit viel Aufwand in der Entwicklung und Anbindung der deutschen Fiskalisierung.
Frage: Brauche ich für jede Kasse eine eigene TSE?
Ja - Grundsätzlich wäre es zulässig mehrere Kassen je TSE zu registrieren, allerdings empfehlen wir, aufgrund der relativ langen Signierzeit vom 250ms, je Kasse eine TSE zu verwenden.
Frage: Muss ich jede Transaktion die ich auf einer TSE starte beenden?
Ja. Es muss jede gestartete Transaktion beendet werden (CreateDocument / StoreDocument). Wenn die Transaktion verworfen werden soll, dann muss man CancelDocument aufrufen. Das bricht die Transaktion auf der TSE ab.
Frage: Können die Mehrwertsteuersätze und ID's im Fiskalmodul angepasst werden?
Nein. Die Mehrwertsteuersätze werden den gesetzlichen Vorgaben entsprechend im Fiskalmodul durch RetailForce angepasst.
Frage: Was mache ich bei einem Stromausfall?
Grundsätzlich müssen Sie lediglich die Kasse neu starten. Sollten Sie eine Hardware TSE verwenden, so wird diese automatisch initialisiert. Cloud-TSEs benötigen keine Initialisierung.
Frage: Was machen ich, wenn die Internetverbindung ausfällt?
Die Verarbeitung bei Hardware TSEs funktioniert auch offline. Beim Einsatz einer Cloud-TSE übermittelt die RetailForce Fiskal Middleware eine entsprechende Meldung an das Kassensystem, welche einerseits dem Kassenpersonal angezeigt werden und ist außerdem auf dem Beleg anzudrucken ist. Daten, welche in das RetailForce Cloud Archiv gesendet werden sollen, werden in der Middleware zwischengepuffert, bis die Internetverbindung wieder verfügbar ist.
Frage: Was ist zu beachten, wenn die TSE ausfällt?
Die RetailForce Fiskal Middleware schickt eine Entsprechende Meldung (TSE-Verbindung nicht verfügbar) an die Kasse zurück. Die Meldung sollte einerseits dem Kassenpersonal angezeigt werden und ist außerdem am Kassenbeleg anzudrucken. Sobald die TSE-Verbindung wieder hergestellt werden konnte, übernimmt die Middleware automatisch die Nachsignierung.
Sollte die TSE defekt sein, oder abhandengekommen sein (Diebstahl, Vandalismus,...) so muss umgehend eine andere (neue) TSE eingesetzt werden.
Frage: Wie gehe ich bei Verlust der (Hardware) TSE vor?
In diesem Fall muss umgehend eine andere / neue TSE eingesetzt werden. Eine Abmeldung der TSE bei den zuständigen Finanzbehörden ist aktuell (Stand 07/2021) noch nicht vorgesehen.
Frage: Wie nehme ich eine neue Hardware TSE in Betrieb?
Im Grunde muss die neue TSE lediglich mit dem Kassensystem verbunden werden (USB TSE anstecken, SD-Karte verbinden,...) Die Initialisierung erledigt die Middleware selbständig. Mehr Informationen hier.
Frage: Wieviele Transaktionen kann ich auf einer TSE speichern bzw. was passiert, wenn der Speicher voll ist?
Die Hardware TSE Einheiten etwa von Swissbit bieten in der Regel 8GB an Speicherplatz, dies entspricht in etwa 20 Mio. Signaturen. Der Wahrscheinlichere Fall ist, dass das Zertifikat der TSE abläuft. Die Zertifikatslaufzeit beträgt 5 Jahre. In beiden Fällen ist jedoch die TSE auszutauschen und eine Neue in Betrieb zu nehmen.
Frage: Woher weiß ich wenn nicht mehr viele Transaktionen auf der Hardware TSE möglich sind?
Der Speicherplatz der TSE kann über das RetailForce Cloud Portal überwacht werden.
Frage: Was ist der Unterschied zwischen einer "Offline-TSE" und einer "Online-" oder "Cloud-TSE"
Wir nehmen an, mit "Offline TSE" sind TSE Einheiten gemeint, welche regelmäßig auf einer Kasse ohne Internetverbindung eingesetzt werden können. Dem entsprechen etwa die Hardware TSEs von der Firma Swissbit. Diese TSEs stehen als USB-Sticks, als SD-Karte sowie als MicroSD Karte zur Verfügung.
Dem gegenüber stehen Technische Sicherheitseinrichtungen, welche eine Internetverbindung benötigen ("Online TSE" und "Cloud TSE"). Eine detaillierte Übersicht über die unterschiedlichen Varianten, sowie in welchen POS Systemarchitekturen diese eingesetzt werden könne, finden Sie in diesem Artikel.
Frage: Ich bin OFFLINE Kunde, was muss ich beachten bzw. welche TSE ist die richtige für mich?
Wir nehmen an, dass "Offline Kunden" also solche bezeichnet werden, deren Kasse keine Möglichkeit hat eine Internetverbindung aufzubauen und lediglich die RetailForce Fiskal Middleware ohne Cloud-Anbindung verwendet wird. In diesem Fall können ausschließlich Hardware TSEs zum Einsatz kommen. Weiters müssen Sie sich um die revisionssichere Archivierung der TSE-Daten selbst kümmern.
Frage: Ich nutze die ONLINE Version, kann ich frei wählen ob ich eine OFFLINE oder ONLINE TSE haben möchte?
Wir nehmen an, dass Sie unter "Online Version" eine der Version der RetailForce Fiskal Services mit Cloud-Anbindung ("Starter", "Permium", oder "Complete") meinen. Welche Version unserer Fiskal Services Sie einsetzen hängt nicht mit der TSE Variante zusammen. Eine Übersicht an Systemarchitekturen und Einsatzszenarien der verschiedenen TSE Varianten finden Sie in diesem Artikel.
Frage: Muss eine Hardware TSE immer am selben USB Anschluss angesteckt sein?
Nein - die TSE wird von der Fiskal Middleware automatisch erkannt. Allerdings sollte ein Abstecken der TSE grundsätzlich vermieden werden.
Frage: Was passiert bei einer Prüfung (Kassennachschau) bzw. was benötigt der Prüfer von mir?
Das steuerpflichtige Unternehmen - also der Händler, der Gastronom, etc. - muss dem Prüfer der Steuerbehörden entweder
- Einsicht in die gespeicherten Daten gewähren,
- diese Daten nach Vorgabe der Finanzbehörden auswerten, oder
- die Daten dem Prüfer auf einem Datenträge zur Verfügung stellen (= Datenträgerüberlassung)
Konkret handelt es sich dabei um alle steuerrechtliche relevanten Daten. Die Daten aus der TSE müssen im s.g. DSFinV-K Format (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme) zur Verfügung gestellt werden. Der DSFinV-K Export kann entweder direkt über die RetailForce Fiskal Middleware erzeugt werden, oder aber im Cloud Portal.
Frage: Wie archiviere ich meine Daten?
Die Archivierung von steuerrechtlich relevanten Daten muss laut den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) revisionssicher erfolgen. Revisionssicher bedeutet im Wesentlichen vor Veränderung geschützt. Eine Variante zur sicheren Archivierung der Daten bietet das Secure Archive der RetailForce Cloud. Die Fiskal Middleware übermittelt die erzeugten Daten automatisch an das Archiv, entweder unmittelbar nach der Erzeugung des Beleges oder sobald die Internetverbindung nach einem Ausfall wieder verfügbar ist.
Frage: Wie oft muss ich meine Daten archivieren?
Grundsätzlich müssen steuerrechtlich relevante Daten gegen Verlust und Veränderung geschützt werden. Da Daten auf einem handelsüblichen PC oder einem regulären USB-Stick diese Anforderungen nicht erfüllen, empfehlen wir Daten laufend zu archivieren.
Frage: Was mache ich, wenn die TSE nicht funktioniert / ausfällt, kann ich dann weiterhin kassieren?
Ja, der Kassierprozess darf fortgesetzt werden. Es muss auch in diesem Fall ein Beleg ausgestellt werden, allerdings mit dem Hinweise, dass die TSE derzeit nicht funktioniert. Ab der Version 1.2 beinhaltet die FiscalResponse des RetailForce Fiskal Clients an die Kasse das Feld PrintMessage. Die darin enthaltene Information ist am Beleg anzudrucken.
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