Im Jahr 2019 wurde die dänische Mehrwertsteuerverordnung um Anforderungen an s.g. "Digitale Verkaufsregistrierungssysteme" erweitert.

Nachfolgen sind diese Anforderungen (mit Referenz auf die entsprechenden Paragrafen bzw. Abschnitte) angeführt.

Anschließend daran, werden zu wichtigen Punkten weitere Informationen bereitgestellt.

Digitale Verkaufsregistrierungssysteme

§ 62 a. Digitale Verkaufsregistrierungssysteme müssen folgende Anforderungen erfüllen:

1. Alle Aktionen über Verkaufsregistrierungssysteme müssen im elektronischen Journal des Systems registriert (protokolliert) werden. Transaktionsdaten im elektronischen Journal müssen digital mit einem dänischen OCES-Zertifikat signiert werden, das dem Händler ausgestellt wird, damit die Integrität der Daten im elektronischen Journal im Zusammenhang mit der Kontrolle überprüft werden kann.

2. Die elektronische Aufzeichnung muss die Informationen enthalten, die auch auf einer vereinfachten Rechnung oder Quittung an den Kunden enthalten sein müssen, vgl. Abschnitt 63. Für jede Transaktion muss die elektronische Aufzeichnung außerdem enthalten:

  a. Der Zeitpunkt des Beginns des Kaufs und des Endes / der Unterbrechung.

  b. Eine fortlaufende Transaktionsnummer, die für den Händler eindeutig sein muss (pro CVR-Nummer).

  c. Die verwendete Zahlungsmethode. / Das verwendete Zahlungsmittel.

  d. Die Seriennummer des digitalen Verkaufsregistrierungssystems.

3. Das Verkaufsregistrierungssystem muss in der Lage sein, direkt aus dem elektronischen Journal eine Datei im SAF-T-Format zu erzeugen. Die Steuerverwaltung erstellt einen dänischen Leitfaden zur Verwendung des SAF-T-Formats.

4. Die Datei aus dem elektronischen Journal muss auf öffentlich zugänglichen elektronischen Medien auslesbar sein oder sonst auf Anfrage digital an die Behörden übermittelt werden können.

5. Das Verkaufsregistrierungssystem muss in der Lage sein, einen Bericht mit dem Tagesumsatz zu erstellen, der nach Registrierung im elektronischen Journal die Verkaufszähler usw. zurücksetzt. (Z-Bericht).

6. Das Verkaufsregistrierungssystem muss in der Lage sein, einen Bericht mit Umsätzen bis zur Bildung zu erstellen, ohne Verkaufszähler usw. zurückzusetzen. (X-Bericht).

7. Digitale Zahlungsmittel wie Zahlungskarten, Mobile Payment etc. müssen so an das Verkaufsregistrierungssystem angebunden werden, dass die Zahlung mit digitalen Zahlungsmitteln automatisch im digitalen Verkaufsregistrierungssystem erfasst wird.

8. Das Verkaufsregistrierungssystem muss in der Lage sein, separate Summen für die verwendeten Zahlungsmittel zu registrieren, dh. Summen für Barzahlung, Kartenzahlung, Mobile Payment etc.

9. Es müssen eine eingebaute Uhr und ein Datum vorhanden sein, die in Bezug auf die dänische Normalzeit eingestellt sind. Alle Anpassungen der Zeitangabe im System müssen im elektronischen Journal registriert werden.

10. Eine Druckerfunktion muss zugeordnet werden, z.B. für den Druck von vereinfachten Rechnungen oder Kassenbons, vgl. § 63, wenn der Händler den Kassenbon nicht digital an ein System senden kann, das der Kunde vorab akzeptiert hat.

11. Auf Wunsch muss ein Kassenbon ausgedruckt werden können, auf dem eindeutig zwischen positiven und negativen Beträgen unterschieden wird. Die Anforderung gilt auch als erfüllt, wenn das Verkaufsregistrierungssystem den Beleg digital an ein System senden kann, das der Kunde vorab akzeptiert hat.

12. Verkaufsregistrierungssysteme, die von mehreren Verkäufern genutzt werden sollen, müssen in der Lage sein, Transaktionen und Summen für jeden Verkäufer separat zu erfassen, einschließlich des Umsatzvolumens und der Art des Zahlungsmittels.

13. Trainings- und ähnliche Aufzeichnungen ohne Umsatz müssen zu Kassenbelegen führen, die deutlich gekennzeichnet sind mit z.B. „Prüfung nicht gültig“ oder „Training – nicht gültig“ und solche Belege dürfen nicht mit normalen Belegen verwechselt werden.

14. Wenn ein Unternehmen Barmittel erhält, vgl. Abschnitt 81, Unterabschnitt 1 des Zahlungsverkehrsgesetzes muss das Verkaufsregistrierungssystem ausgestattet sein mit:

  a. Einer Kassenschublade zum Aufbewahren von Bargeld.

  b. Möglichkeit zur Aufbewahrung/Verwaltung von Wechselgeld (Bestand von Münz- und Banknotensorten).

Stk. 2. Das digitale Verkaufsregistrierungssystem darf keine Funktionen enthalten, die das Hinzufügen, Bearbeiten oder Löschen von Informationen ermöglichen.

Stk. 3. Das digitale Verkaufsregistrierungssystem darf nicht mit Software oder Hardware verbunden oder integriert werden können, die das Hinzufügen, Bearbeiten oder Löschen von Informationen im elektronischen Journal ermöglicht.

§ 2 

Die Durchführungsverordnung tritt am 1. Juli 2021 in Kraft.

Wichtige Anforderungen im Detail

Erfassung aller "Aktionen" (Pkt 1.)

Neben Daten zu Verkaufstransaktionen ("Belege") müssen sämtliche Aktionen des "Verkaufsregistrierungssystems" (Registrierkasse) aufgezeichnet werden. Dies bedeutet, dass in Dänemark

1. möglichst alle Belegarten an das RetailForce System übertragen werden sollen und
2. ein technisches Journal zu führen ist, welches definierte Ereignisse aufzeichnet. Allgemeine Informationen dazu finden Sie im Artikel "Technisches Ereignisprotokoll / Event Log", welche Kassen-Ereignisse in Dänemark aufgezeichnet werden müssen, ist im Artikel "Event code mapping" beschrieben.

Erfassung von elektronischen Zahlungen (Pkt 7.)

Alle digitalen Zahlungsmittel wie Zahlungskarten, MobilePay usw. müssen so mit dem Verkaufsregistrierungssystem verbunden sein, dass die Zahlung mit digitalen Zahlungsmitteln automatisch im digitalen Verkaufsregistrierungssystem registriert wird.

Karten- und Bezahlterminals müssen mit der Registrierkasse (dem digitalen Verkaufsregistrierungssystem) integriert sein. Dabei muss die Referenz-ID der Zahlung vom Bezahlterminal an die Kasse übergeben werden.

Online-Verkäufe

Online-Verkäufe müssen im Verkaufsregistrierungssystem auf die gleiche Weise registriert/aufgezeichnet werden wie Verkäufe, die durch Bestellungen im Geschäft getätigt werden. Dies gilt für Verkäufe über Ihre eigene Website und Verkäufe über Online-Portale wie "Just Eat", "Foodora", "OrderYo-Yo" usw.

Dabei gilt zu beachten:

• Erfolgt die Zahlung direkt an das Unternehmen per Online-Zahlung (z. B. MobilePay, Kreditkarte, ApplePay), muss die Zahlung automatisch im digitalen Verkaufsregistrierungssystem registriert werden.
• Erfolgt die Zahlung im Zusammenhang mit der Bestellung an einen Dritten (z. B. "JustEat", "Foodora", "OrderYoYo" usw.), muss die Zahlung im digitalen Verkaufsregistrierungssystem auf die gleiche Weise registriert werden wie eine Barzahlung. Dies kann beispielsweise mit einem Schlüssel im Verkaufsregistrierungssystem geschehen, der angibt, dass die Zahlung über einen Dritten erfolgt ist, z. B. "Just Eat", "Foodora", "OrderYo-Yo" usw.

Aufbewahrung von Daten

Daten müssen für einen Zeitraum von mindestens fünf Jahren ab dem Ende des betreffenden Geschäftsjahres verfügbar sein.

Es gibt keine speziellen Anforderung an die Speicherung, außer, dass Daten die Daten mindestens 5 Jahre lang gespeichert und zugänglich sein müssen.

Quellen

• Verordnung zur Änderung der Mehrwertsteuerverordnung: https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2020/1507
• FAQ - Frequently asked questions bereitgestellt am 15.11.2023 durch die Dänische Finanzbehörde.