Hvert databehandlingssystem (DV-system) skal have en klart struktureret procesdokumentation i henhold til RN 151 i GoBD. GoBD (principper for korrekt forvaltning og opbevaring af regnskaber, optegnelser og dokumenter i elektronisk form samt dataadgang) har været i kraft siden 1.1.2015, og der skal også foreligge en procesdokumentation fra denne dato. Proceduredokumentationen skal beskrive alle de tekniske og organisatoriske processer i forbindelse med databehandlingen. Det betyder, at indholdet, strukturen, forløbet og resultaterne af databehandlingen skal fremgå fuldstændigt og entydigt. Dokumentationen skal kunne verificeres af en uafhængig ekspert inden for en rimelig tidsramme.
Proceduredokumentation er en forpligtelse!
Den beskrevne procesdokumentation skal være true. Der må ikke være uoverensstemmelser mellem de beskrevne og de faktiske processer.
Ændringer i procesdokumentationen skal kunne spores historisk (f.eks. i versioner) med en ændringshistorik.
Hovedbogsystemet samt for- og undersystemerne er databehandlingssystemer i henhold til GoBD, f.eks.: anlægsregnskab, lønregnskab, kassesystemer, betalingssystemer,...
Krav i henhold til GoBD
GoBD Rn. 152: Procesdokumentationen beskriver den organisatoriske og tekniske tilsigtede proces, f.eks. i tilfælde af elektroniske dokumenter, vedrørende informationens oprindelse, indeksering, behandling og opbevaring, klar hentning og maskinel udnyttelighed, beskyttelse mod tab og forvrængning samt reproduktion. GoBD Rn. 153: Procesdokumentationen består normalt af en generel beskrivelse, en brugerdokumentation, en teknisk systemdokumentation og en driftsdokumentation. Kvitteringer og dokumenter i papirform skal medtages i procesdokumentationen på samme måde som elektroniske filer. Fraværet af et papirdokument må ikke påvirke muligheden for sporbarhed og verificerbarhed (GoBD, afsnit 141). |
Yderligere oplysninger findes i GoBD.
Indholdet af procesdokumentationen
Procesdokumentationen skal bestå af en generel del, brugerdokumentation, teknisk systemdokumentation og driftsdokumentation.
Den generelle del af den proceduremæssige dokumentation
Denne del beskriver virksomhedens generelle organisation og struktur, f.eks.:
- Procesorganisation
- POS-systemets anvendelsesområde
- Organisationsstruktur
- Infrastruktur
- Organisationsdiagram
Brugerdokumentation
Denne del af procesdokumentationen indeholder oplysninger om de tekniske processer, f.eks. dataindsamling, koordinering, revision og output i virksomheden, såsom
- Arbejdsinstruktioner til medarbejderne
- Driftsvejledning
- Brugervejledninger
- Programbeskrivelser
Teknisk systemdokumentation
Den tekniske systemdokumentation har til formål at give oplysninger om, hvilken software der anvendes, hvilken hardware, hvilke netværk, ASP- eller Cloud-applikationer der er i brug, og hvilke datastrukturer og grænseflader der findes.
- Dokumentation af maskinstyring
- Dokumentation af databaseprocedurer og andre behandlingsregler
- Dokumentation af fejlhåndtering i systemet
- Indholdet af databasetabellerne
- Grænseflader til andre systemer
Driftsdokumentation
Denne del forklarer og dokumenterer de organisatoriske processer i virksomheden samt den korrekte anvendelse af computersystemerne, såsom
- Dataintegritet
- Procedurer for sikkerhedskopiering af data
- Release af nye eller ændrede programmer og programversioner
- Adgangsrettigheder
Hver virksomhed skal have indført et internt kontrolsystem (ICS) som en del af den proceduremæssige dokumentation (se GOBDRN 102).
Hvad skal man gøre, hvis der ikke foreligger skriftlig dokumentation?
Hvis der ikke foreligger skriftlig dokumentation, skal denne udarbejdes så hurtigt som muligt. I den forbindelse skal der tages højde for de aktuelle processer i virksomheden. Eksisterende beskrivelser, såsom skriftlige arbejds- og organisationsinstrukser, kan bruges som grundlag. Derudover kan noter fra medarbejdere i driften samt beskrivelser af computerprogrammer, sikkerhedsretningslinjer osv. også være nyttige. Hovedformålet med procesdokumentationen er en fuldstændig og klart struktureret beskrivelse, hvor der ikke er modstridende instruktioner eller beskrivelser.
Konsekvenser af manglende procesdokumentation
Ifølge GoBD foreligger der ingen formel mangel af objektiv betydning, der kan begrunde afvisning af regnskabet, hvis en gennemgang trods manglende eller utilstrækkelig procesdokumentation kan gennemføres uden problemer, og sporbarheden og verificerbarheden dermed ikke påvirkes.
Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung har udarbejdet et eksempel på en procedurebeskrivelse.
Denne artikel er oversat automatisk.
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.