Kontrola pokladen v Německu – RetailForce

Od 1. ledna 2018 provádějí auditoři Spolkového ministerstva financí (BMF) a místních daňových úřadů pravidelně tzv. „kontroly pokladen“ („Kassen-Nachschau“). Kontroluje se správnost záznamů v pokladním systému. Kontroly probíhají bez předchozího oznámení a provádějí se i mimo rámec tzv. externího auditu (= celková kontrola daňově relevantních skutečností daňového subjektu) [2].

V rámci kontroly pokladny jsou zástupci daňové správy oprávněni vstoupit do obchodních prostor společnosti během běžné provozní a pracovní doby. Pokud se práce již provádí nebo stále provádí mimo tyto hodiny, mohou tak učinit i v těchto časech. Během kontroly pokladny však kontroloři nemají právo na prohlídku. Kontrolor se samozřejmě musí prokázat [5].

Co je předmětem kontroly?

Při kontrole pokladny se ověřuje, zda jsou splněny následující skutečnosti:

Je k dispozici „technické bezpečnostní zařízení“ (TSE – „Technische Sicherheitseinrichtung“) a je správně používáno? (§ 146a AO + KassenSichV) [1], [4].
Je splněna povinnost vystavovat účtenky? (§ 146a odst. 2 AO)
Správnost údajů (KassenSichV).

Jak probíhá kontrola a co je třeba předložit?

Skrytá kontrola

Při skrytém auditu inspektor zpočátku neprozradí svou totožnost. Jako běžný zákazník si od společnosti zakoupí produkt nebo službu. Tímto způsobem se má zjistit, zda společnost v souladu s právními požadavky plní povinnost vystavovat účtenky a zda jsou údaje zpracovávány prostřednictvím certifikovaného technického bezpečnostního zařízení, například tím, že auditor naskenuje QR kód na účtence (obsahuje údaje TSE).

Ověření údajů

Finanční inspektoři mají rovněž právo nahlížet do údajů elektronického záznamového systému („pokladny“). Zde vstupuje do hry tzv. jednotné digitální rozhraní. Údaje musí být pravidelně poskytovány v předepsaném exportním formátu (formát DSFinV-K).

Pokud se k archivaci záznamů z pokladny používá RetailForce Cloud Archive, lze je exportovat z RetailForce Cloud. Pokyny k exportu dat najdete v následujícím článku: Export dat pro audit pokladny v Německu.

V rámci auditu pokladny se prověřují záznamy, účetní knihy i další organizační dokumenty relevantní pro správu hotovosti za určité časové období, proto je nutné předložit následující dokumenty:

aktuální záznamy z pokladny,
historické pokladní záznamy za celé období zákonné doby uchovávání (10 let – § 147 odst. 3 AO [3]), to platí i pro pokladny, které byly vyřazeny z provozu / odstavovány,
procesní dokumentace („Verfahrensdokumentation“) (návody k obsluze, programovací pokyny a protokoly o sběru dat týkající se provedených změn v programu),
Kromě toho může auditor požadovat, aby byl během kontroly proveden z-report / uzavření pokladny.

Dále je třeba poznamenat, že pokud v průběhu hotovostní kontroly vyvstanou námitky, může být proveden externí audit: viz § 146b odst. 3: „Pokud to nálezy zjištěné během hotovostní kontroly odůvodňují, může být proveden externí audit podle § 193 bez předchozího příkazu k auditu.“