Každý systém zpracování dat (systém DV) musí mít jasně strukturovanou procesní dokumentaci v souladu s RN 151 směrnice GoBD. Směrnice GoBD (zásady pro řádnou správu a uchovávání účetních knih, záznamů a dokumentů v elektronické podobě, jakož i pro přístup k datům) je v platnosti od 1. 1. 2015 a procesní dokumentace musí být k dispozici rovněž od tohoto data. Procesní dokumentace musí popisovat všechny technické a organizační procesy operací zpracování dat. To znamená, že obsah, struktura, průběh a výsledky operace zpracování dat musí být zcela a jednoznačně zřejmé. Dokumentace musí být pro odbornou třetí stranu ověřitelná v přiměřené lhůtě.
Procesní dokumentace je povinností!
Popsaná procesní dokumentace musí být pravdivá. Mezi popsanými a skutečnými procesy nesmí být žádné nesrovnalosti.
Změny v procesní dokumentaci musí být historicky sledovatelné (například ve verzích) s historií změn.
Systém hlavní účetní knihy a předběžné a dílčí systémy jsou systémy zpracování dat podle GoBD, například: účetnictví dlouhodobého majetku, mzdové účetnictví, pokladní systémy, platební systémy,...
Požadavky podle GoBD
GoBD Rn. 152: Procesní dokumentace popisuje organizační a technický zamýšlený proces, např. v případě elektronických dokumentů, původ informací o indexaci, zpracování a ukládání, jasné vyhledávání a strojovou zpracovatelnost, ochranu před ztrátou a zkreslením a reprodukci. GoBD Rn. 153: Procesní dokumentace se obvykle skládá z obecného popisu, uživatelské dokumentace, technické systémové dokumentace a provozní dokumentace. V procesní dokumentaci je třeba zohlednit jak doklady a dokumenty v papírové podobě, tak i elektronické soubory. Absence papírového dokumentu nesmí mít vliv na možnost sledovatelnosti a ověřitelnosti (GoBD, odstavec 141). |
Další informace naleznete v GoBD.
Obsah procesní dokumentace
Procesní dokumentace musí sestávat z obecné části, uživatelské dokumentace, technické systémové dokumentace a provozní dokumentace.
Obecná část procesní dokumentace
Tato část popisuje obecnou organizaci a strukturu společnosti, například:
- Organizace procesů
- Oblast použití pokladního systému
- Organizační struktura
- Infrastruktura
- Organizační schéma
Uživatelská dokumentace
Tato část procesní dokumentace poskytuje informace o technických procesech, například o sběru dat, koordinaci, auditu a výstupech ve společnosti, jako jsou
- Pracovní pokyny pro zaměstnance
- Provozní pokyny
- Uživatelské příručky
- Popisy programů
Technická systémová dokumentace
Technická dokumentace systému má za cíl poskytnout informace o tom, jaký software se používá, jaký hardware, sítě, ASP nebo Cloudové aplikace jsou v provozu a jaké datové struktury a rozhraní existují.
- Dokumentace řízení strojů
- Dokumentace databázových postupů a dalších pravidel zpracování
- Dokumentace zpracování chyb v systému
- Obsah databázových tabulek
- Rozhraní k jiným systémům
Provozní dokumentace
Tato část vysvětluje a dokumentuje organizační procesy ve společnosti a také správné používání počítačových systémů, jako jsou
- Integrita dat
- Postupy zálohování dat
- Uvádění nových nebo upravených programů a verzí programů do provozu
- Přístupová oprávnění
Každá společnost musí mít zaveden systém vnitřní kontroly (ICS) jako součást procesní dokumentace (viz GOBDRN 102).
Co dělat, pokud neexistuje písemná dokumentace?
V případě, že písemná dokumentace neexistuje, je třeba ji co nejdříve vypracovat. Za tímto účelem je třeba zohlednit aktuální procesy ve společnosti. Jako základ lze použít stávající popisy, jako jsou písemné pracovní a organizační pokyny. Kromě toho mohou být užitečné také poznámky zaměstnanců z provozních útvarů, popisy počítačových programů, bezpečnostní pokyny atd. Hlavním cílem procesní dokumentace je úplný a jasně strukturovaný popis, ve kterém se nevyskytují žádné protichůdné pokyny nebo popisy.
Důsledky chybějící procesní dokumentace
Podle GoBD neexistuje formální nedostatek s objektivní váhou, který by vedl k zamítnutí účetnictví, pokud lze i přes chybějící nebo nedostatečnou procesní dokumentaci bez problémů provést kontrolu a tím není ovlivněna sledovatelnost a ověřitelnost.
Vzor procesní dokumentace byl vytvořen sdružením Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung.
Tento článek byl přeložen automaticky.
Komentáře
0 komentářů
Prosím přihlaste se, abyste mohli napsat komentář.