Проверка на касовите апарати в Германия

От 1 януари 2018 г. инспекторите на BMF и местните данъчни служби редовно извършват т.нар. „проверки на касовите апарати“ („Kassen-Nachschau“). Проверява се редовността на записите в системата на касовия апарат. Проверките се извършват без предварително уведомление и се провеждат и извън рамките на т.нар. външен одит (= цялостен одит на данъчно значимите факти на данъчно задължено дружество) [2].

В рамките на проверка на касовия апарат представителите на данъчната администрация имат право да влязат в търговските помещения на дружеството по време на нормалните работни часове. Ако работата вече се извършва или все още се извършва извън тези часове, те могат да го направят и по това време. По време на проверката на касовия апарат обаче инспекторите нямат право да извършват претърсване. Разбира се, инспекторът трябва да се легитимира [5].

Какво се проверява?

При проверката на касовия апарат се проверява дали са спазени следните изисквания:

• Налице ли е „техническото устройство за сигурност“ (TSE – „Technische Sicherheitseinrichtung“) и използва ли се правилно? (§ 146a AO + KassenSichV) [1], [4].
• Изпълнено ли е задължението за издаване на касови бележки? (§ 146a, ал. 2 AO)
• Правилността на данните (KassenSichV).

Как се извършва проверката и какво трябва да се предостави?

Скрита проверка

По време на тайна проверка инспекторът първоначално не разкрива самоличността си. Като обикновен клиент той закупува продукт или услуга от фирмата. По този начин се установява дали фирмата, в съответствие с законовите изисквания, изпълнява задължението за издаване на касови бележки и дали данните се обработват чрез сертифицирано техническо устройство за сигурност, например чрез сканиране от инспектора на QR кода върху касовата бележка (съдържащ данни от TSE).

Проверка на данните

Финансовите одитори имат право също така да проверяват данните от електронната система за регистриране („касов апарат“). Тук влиза в действие т.нар. унифициран цифров интерфейс. Данните трябва редовно да се предоставят в предписания формат за експортиране (формат DSFinV-K).

Ако за архивиране на касовите записи се използва RetailForce Cloud Archive, те могат да бъдат експортирани от RetailForce Cloud. Вижте статията по-долу за инструкции как да експортирате данни: Експортиране на данни за касов одит в Германия.

В хода на одит на касовите апарати се проверяват записите, счетоводните книги, както и други организационни документи, свързани с управлението на паричните средства, за определен период от време, поради което трябва да бъдат представени следните документи:

• текущите касови записи,
• историческите касови записи за целия период на законоустановения срок за съхранение (10 години – § 147, ал. 3 AO [3]), като това важи и за касови апарати, които са били изключени/изведени от експлоатация,
• процедурна документация („Verfahrensdokumentation“) (инструкции за експлоатация, инструкции за програмиране и протоколи за събиране на данни относно извършените промени в програмата),
• Освен това одиторът може да изиска по време на одита да бъде изготвен Z-отчет / да бъде извършено приключване на касовия апарат.

Освен това следва да се отбележи, че ако в хода на касовата проверка бъдат повдигнати възражения, може да бъде извършена външна проверка: вж. § 146b, ал. 3: „Ако констатациите, направени по време на касовата проверка, дават основание за това, може да бъде извършена външна проверка съгласно § 193 без предварителна заповед за проверка.“

Източници:

[1] § 146a от Данъчния кодекс: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146a.html 

[2] § 146b от Данъчния кодекс: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146b.html 

[3] § 147 от Данъчния кодекс: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html 

[4] Наредба за сигурността на касовите апарати: https://www.gesetze-im-internet.de/kassenSichV/BJNR351500017.html 

[5] Писмо на BMF от 29 май 2018 г. относно промени в § 146b – проверка на касовите апарати: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/AO-Anwendungserlass/2018-05-29-aenderung-anwendungserlass-abgabenordnung-kassen-nachschau.pdf?__blob=publicationFile&v=4 

Тази статия е преведена автоматично.