Процедурна документация – RetailForce

Всяка система за обработка на данни (DV система) трябва да разполага с ясно структурирана процедурна документация в съответствие с RN 151 от GoBD. GoBD (принципи за правилното управление и съхранение на счетоводни книги, записи и документи в електронна форма, както и за достъп до данни) е в сила от 1.1.2015 г. и процедурната документация също трябва да е налична от тази дата. Процедурната документация трябва да опише всички технически и организационни процеси на операциите по обработка на данни. Това означава, че съдържанието, структурата, процесът и резултатите от операцията по обработка на данни трябва да бъдат изцяло и еднозначно видими. Документацията трябва да може да бъде проверена от независим експерт в разумен срок.

Процедурната документация е задължителна!

Описаната процедурна документация трябва да е true. Не трябва да има несъответствия между описаните и действителните процеси.

Промените в документацията на процесите трябва да могат да се проследят във времето (например чрез версии) с история на промените.

Системата за главна книга, както и предшестващите и подсистемите, са системи за обработка на данни съгласно GoBD, например: счетоводство на дълготрайни активи, счетоводство на заплати, касови системи, платежни системи...

Изисквания съгласно GoBD

GoBD, точка 152: Процедурната документация описва организационния и техническия замислен процес, например в случая с електронни документи, относно произхода на информацията, индексирането, обработката и съхранението, ясното извличане и възможността за машинно използване, защитата срещу загуба и изкривяване, както и възпроизвеждането.

GoBD, точка 153: Процесуалната документация обикновено се състои от общо описание, документация за потребителя, техническа системна документация и оперативна документация.

Квитанциите и документите на хартиен носител трябва да бъдат взети предвид в процедурната документация, както и електронните файлове. Липсата на хартиен документ не трябва да засяга възможността за проследяемост и проверяемост (GoBD, параграф 141).

Повече информация можете да намерите в GoBD.

Съдържание на процедурната документация

Процедурната документация трябва да се състои от обща част, документация за потребителя, техническа системна документация и оперативна документация.

Обща част на процедурната документация

Тази част описва общата организация и структура на дружеството, като например:

Организация на процесите
Област на приложение на POS системата
Организационна структура
Инфраструктура
Организационна схема

Потребителска документация

Тази част от документацията на процесите предоставя информация за техническите процеси, например събирането, координирането, одита и извеждането на данни в компанията, като например

Работни инструкции за персонала
Инструкции за експлоатация
Ръководства за потребители
Описания на програмите

Техническа системна документация

Техническата документация на системата има за цел да предостави информация относно това какъв софтуер се използва, какъв хардуер, мрежи, ASP или Cloud приложения се използват и какви структури на данни и интерфейси съществуват.

Документация за управление на машините
Документация за процедурите в базата данни и други правила за обработка
Документация за обработката на грешки в системата
Съдържание на таблиците в базата данни
Интерфейси към други системи

Оперативна документация

Тази част обяснява и документира организационните процеси в компанията, както и правилното прилагане на компютърните системи, като например

Целостта на данните
Процедури за архивиране на данни
Release of new or modified programs and program versions
Права за достъп

Всяка компания трябва да разполага с въведена система за вътрешен контрол (ICS) като част от процедурната документация (вж. GOBDRN 102).

Какво да се направи, ако няма писмена документация?

При липса на писмена документация, тя трябва да бъде изготвена възможно най-скоро. За тази цел трябва да се вземат предвид текущите процеси в компанията. Съществуващите описания, като писмени работни и организационни инструкции, могат да се използват като основа. Освен това, бележките на служителите от оперативния отдел, както и описанията на компютърните програми, указанията за сигурност и др. също могат да бъдат полезни. Основната цел на процедурната документация е да се създаде пълно и ясно структурирано описание, в което няма противоречащи си инструкции или описания.

Последици от липсата на процедурна документация

Съгласно GoBD, ако въпреки липсата на процедурна документация или наличието на неадекватна процедурна документация проверката може да бъде проведена без проблеми и по този начин проследимостта и проверяемостта не са засегнати, не съществува формален недостатък с обективно значение, който да доведе до отхвърляне на счетоводството.

Образец на процедурна документация е създаден от Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung.

Тази статия е преведена автоматично.