В Испания се прилагат няколко правила за номерирането на фактури („factura“) и опростени фактури („factura simplificada“). Освен това испанското Министерство на финансите предоставя препоръки за номерирането на фактури.

Кралски указ 16/2012 относно задължението за издаване на фактури определя съдържанието на фактурите и опростените фактури. Терминът „касова бележка“, използван в Австрия и други държави, е синоним на опростената фактура („factura simplificada“) в Испания.

Номер на фактурата

В допълнение към другите задължителни елементи, всяка фактура трябва да има номер и, ако е приложимо, серия.

• Номерирането на отделните фактури трябва да бъде последователно в рамките на серията (монотонно нарастващо).

Серия на фактурата

Сериите фактури могат да се използват за конкретни цели, например ако дружеството има няколко клона, като идентификатор за всеки обект.

При определени обстоятелства обаче използването на отделни серии фактури е задължително. Отделни серии фактури трябва да се използват в следните случаи:

• ако някои фактури не се издават от изпълнителя, а от получателя.
• при коригиране на фактури
  
  Забележка: Връщането на стоки и услуги не е корективна мярка! Корекциите са промени в оригиналната фактура поради грешки (например, неправилно посочен Vat). Коригираните фактури трябва да съдържат позоваване на оригиналната фактура.
• при издаване на фактури и опростени фактури
• фактури, издадени от спечелилия търга в резултат на административни и съдебни изпълнителни производства
• фактури, издадени за документиране на доставката на мобилни телефони, конзоли за видеоигри, лаптопи и таблети, както и на сребро, платина и паладий в необработена, прахообразна или полуготова форма, когато това води до отмяна на статута на данъчно задължено лице.
• фактури на туристически агенции, действащи като посредници
• фактури, удостоверяващи вътрешногрупови сделки, осъществени между предприятия, които са избрали разширеното ниво на специалния режим за групата от предприятия

Както е описано по-горе, фактурите и опростените фактури трябва да се управляват в отделни серии фактури (диапазони от номера). Вижте примерите по-долу.

Препоръки на AEAT

„AEAT – Испанската агенция за данъчна администрация“ предоставя на своя уебсайт препоръки относно номерирането на фактурите и използването на серии.

• Препоръчителна комбинация от символи: 0123456789ABCDEFEGHJKLMNPQRSTUVXYZ. Не се препоръчва използването на малки букви.
• Пробели: Ако се използват, се използва само един символ, никога повече от един.
• Специални символи: тире „-“, подчертаване „_“, наклонена черта „/“, точка „.“
• Серия на фактурата: трябва да се използва като префикс, следван от номера на фактурата с интервал (или разделител) между тях.
• Номерът на фактурата не трябва да започва с интервал (т.е. текстът трябва да се подрежда отляво).

Примери за номера на фактури, включващи серия

Следващите примери за номера на фактури и серии са само за илюстративни цели. Можете да създадете свои собствени серии от номера въз основа на разпоредбите и препоръките на AEAT.

Фактурите

• се водят в отделен номерционен диапазон (или няколко, ако е необходимо – вижте по-горе).
• Препоръчително е да се започне с „0“ или „1“, но това не е задължително. Номерирането може да започне и с „4711“, например, стига следващите номера да са последователни и възходящи (4711, 4712, 4713, ...).
• Освен това трябва да се посочи индикатор (префикс) за поредицата, например „FA“ или „FAC“ за „фактура“ („factura“)

Примери за серии фактури:

• FAC25-0001, FAC25-0002, FAC25-0003,..., FAC25-000n (Префикс: FAC25 за „Фактура 2025“)
• FA2025 0001, FA2025 0002, FA2025 0003,...,FA2025 000n (Префикс: FA2025 за „Фактура 2025“)

Опростените фактури

• се водят в отделен номерционен диапазон (или в няколко, ако е необходимо – вижте по-горе).
• Препоръчително е номерирането да започва с „0“ или „1“, но това не е задължително. Номерирането може да започне и с „4711“, например, стига следващите номера да са последователни и възходящи (4711, 4712, 4713,...).
• Освен това трябва да се посочи индикатор (префикс) за серията, например „FS“ за „Опростена фактура“ („factura simplificada“)

Примери за серии опростени фактури:

• FS25-0001, FS25-0002, FS25-0003,..., FS25-000n (Префикс: FS25 за „Опростена фактура 2025“)
• S2025 0001, S2025 0002, S2025 0003,...,S2025 000n (Префикс: S2025 за „Опростена фактура 2025“)

Коригиращи фактури

Както беше споменато по-горе, коригиращите фактури НЕ се използват при замяна на стоки, връщане или подобни случаи, а за коригиране на грешки в съответната оригинална фактура.

• Те се водят в отделен номерционен диапазон (или няколко, ако е необходимо – вижте по-горе).
• Препоръчително е номерирането да започва с „0“ или „1“, но това не е задължително. Номерирането може да започне и с „4711“, например, стига следващите номера да са последователни и възходящи (4711, 4712, 4713,...).
• Освен това трябва да се посочи индикатор (префикс) за серията, например „REC“ за „коригираща фактура“ („factura rectificativa“)

Примери за коригиращи фактури от серия:

• REC25-0001, REC25-0002, REC25-0003,..., REC25-000n (Префикс: REC25 за „Коригираща фактура 2025“)
• R2025 0001, R2025 0002, R2025 0003,...,R2025 000n (Префикс: S2025 за „Коригираща фактура 2025“)

Внедряване на RetailForce

Номерата и сериите на фактурите се задават в RetailForce чрез следните DOM елементи:

VERI*FACTU

RetailForce комбинира двете стойности по следния начин:

{documentNumberSeries}-{documentNumber}

Пример:

"documentNumberSeries": "FS",
"documentNumber": "12345"

Изпраща се до VERI*FACTU по следния начин (трябва да бъде отпечатано и върху документа):

FS-12345

Източници

• Кралски указ 1619/2012 от 30 ноември, с който се одобрява Наредбата за регулиране на задълженията по фактуриране („Royal Decree 1619/2012 of 30 November approving the Regulation on Invoicing Obligations“)
• Уебсайт на AEAT (Данъчна агенция)

Тази статия е преведена автоматично.