Översikt över skattehantering i Polen

I Polen måste ett certifierat kassaapparat användas för att registrera affärstransaktioner. Den nuvarande generationen av kassaapparater omfattar så kallade ”online-kassaapparater” och ”virtuella kassaapparater”.

Onlinekassaregister

Onlinekassaregister (”kasy on-line”) kallas så eftersom de överför transaktionsdata elektroniskt (online) till det polska skattemyndighetens system ”Central Cash Register Repository” (Centralna Repozytorium Kas – CRK). De levereras ofta i form av så kallade ”fiskala skrivare”. Dessa enheter har alla nödvändiga funktioner inbyggda. Endast certifierade kassaapparater kan utfärda juridiskt giltiga kvitton (fiskalkvitton).

I praktiken använder programvarubaserade kassasystem certifierade kassaregister för att registrera och bearbeta transaktioner korrekt. Det (certifierade) kassaregistret kompletterar därmed kassasystemet.

Virtuella kassaregister

Sedan 2020 är så kallade virtuella kassasystem eller programvarubaserade kassaapparater (kasy w formie oprogramowania) tillåtna inom vissa branscher som ett alternativ till onlinekassaapparater.

Virtuella kassaregister är rent programvarubaserade system som dock, precis som onlinekassaregister, måste certifieras av Centralkontoret för mått och vikt (GUM – Główny Urząd Miar).

Utvalda branscher

Följande sektorer och branscher får använda virtuella kassaregister för att registrera transaktioner.

• Persontransporttjänster med motorfordon, inklusive taxibilar,
• Biluthyrning med chaufför,
• Flyttjänster,
• Persontransporttjänster på väg med fordon som dras av människor eller djur,
• Persontransport (järnvägstransport, lufttransport, linbanor, skidliftar, persontransport till sjöss och i kustvatten, färjetrafik, kryssningsfartyg, transport på inre vattenvägar, fritidsbåtar, …),
• Hotelltjänster och liknande boenderelaterade tjänster (inklusive campingplatser och tältplatser m.m.),
• Tjänster som tillhandahålls av restauranger, pubar och cateringföretag (inklusive tillagning och servering av drycker),
• Försäljning av fasta bränslen för uppvärmning,
• Biltvätt och städtjänster,
• Leverans av varor och tillhandahållande av tjänster av frivilliga brandkårer och landsbygdsföreningar för kvinnor.

Skatteverket utökar regelbundet listan över sektorer för att inkludera nya områden. I april 2026 tillkom till exempel följande, som också får använda virtuella kassaregister:

• Leverans av varor via självbetjäningsautomater som, i ett obemannat system, tar emot betalningar i form av mynt, sedlar eller andra (kontantlösa) betalningsmedel och utlämnar varorna,
• Tillhandahållande av tjänster via självbetjäningsenheter, inklusive biljettautomater, som i ett obevakat system tar emot betalningar i form av mynt, sedlar eller andra (kontantlösa) betalningsmedel,
• Elektroniskt tillhandahållande av parkeringstjänster för bilar och andra fordon, inklusive via en mobilapp eller en webbläsare.

Offline-scenarier

Användningen av certifierade kassaregister är en viktig del av den polska lagstiftningen. Frågan uppstår om (tillfällig) drift av kassaregister är möjlig och tillåten även utan denna komponent, till exempel vid fel, haveri etc.

När det gäller otillgänglighet av det certifierade kassaregistret föreskriver den polska Vat-lagen följande:

§ 111(3): ”Om försäljningsuppgifter av skäl som ligger utanför skattebetalarens kontroll inte kan registreras med hjälp av ett kassaapparat, är skattebetalaren skyldig att registrera försäljningen med hjälp av en ersättningskassaapparat. Om det är omöjligt att registrera försäljningen med hjälp av en ersättningskassaapparat, får skattebetalaren inte genomföra försäljningen.”

Detta innebär att vid ett fel på kassaapparaten (i detta fall den certifierade komponenten, t.ex. den skattemässiga skrivaren) får ett företag fortsätta sin verksamhet med hjälp av en ersättningskassaapparat. Det finns dock inget krav på att en ersättningskassaapparat måste finnas tillgänglig. Om ingen ersättningskassaapparat finns tillgänglig får företagaren dessutom inte genomföra några försäljningar som är föremål för registrering.

En försäljning utan ”kassaregister” – där ett handskrivet kvitto utfärdas och därefter registreras i systemet – är inte tillåten.

Detta stöds även av artikel 111.3a.1, som föreskriver att ett skattekvitto måste utfärdas för varje försäljning och överlämnas till köparen.

Av dessa skäl är efterföljande batchöverföring inte tillåten.

Ett skattekvitto måste utfärdas senast vid mottagandet av betalningen (och detta kan endast genereras av ett ”skatteregistreringskassaapparat”).

År 2022 ställdes en parlamentarisk fråga till finansministern som rörde just denna fråga. Anledningen var omfattande strömavbrott orsakade av svåra väderförhållanden, vilket innebar att kassaapparaterna inte kunde registrera försäljningen (https://sejm.gov.pl/sejm9.nsf/InterpelacjaTresc.xsp?key=CCHC3D). 

Ministeriets svar hänvisar endast till de befintliga kraven och till möjligheten att finansministern kan besluta om ett tillfälligt och geografiskt begränsat undantag från dessa krav, till exempel vid katastrofer eller andra händelser. Hittills har det inte förekommit någon ytterligare diskussion om denna fråga (https://bdpmilek.pl/brak-pradu-co-z-kasa-fiskalna/).

Den här artikeln har översatts automatiskt.