În 2019, Regulamentul danez privind Vat-ul a fost extins pentru a include cerințe referitoare la așa-numitele „sisteme digitale de înregistrare a vânzărilor”.

Aceste cerințe sunt enumerate mai jos (cu referire la paragrafele sau secțiunile relevante).

Sisteme digitale de înregistrare a vânzărilor

§ 62 a. Sistemele digitale de înregistrare a vânzărilor trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

1. toate acțiunile efectuate prin intermediul sistemelor de înregistrare a vânzărilor trebuie înregistrate (consemnate) în jurnalul electronic al sistemului. Datele privind tranzacțiile din jurnalul electronic trebuie semnate digital cu un certificat OCES danez eliberat comerciantului, astfel încât integritatea datelor din jurnalul electronic să poată fi verificată în cadrul controlului.

2. înregistrarea electronică trebuie să conțină informațiile care trebuie incluse și pe o factură simplificată sau pe o chitanță eliberată clientului, cf. secțiunea 63. Pentru fiecare tranzacție, înregistrarea electronică trebuie să conțină, de asemenea:

  a. Ora începerii achiziției și ora încheierii/întreruperii acesteia.

  b. Un număr secvențial al tranzacției, care trebuie să fie unic pentru comerciant (pe număr CVR).

  c. Metoda de plată utilizată / mijloacele de plată utilizate.

  d. Numărul de serie al sistemului digital de înregistrare a vânzărilor.

3. Sistemul de înregistrare a vânzărilor trebuie să poată genera un fișier în format SAF-T direct din jurnalul electronic. Administrația fiscală elaborează un ghid în limba daneză privind utilizarea formatului SAF-T.

4. Fișierul din jurnalul electronic trebuie să poată fi citit pe suporturi electronice accesibile publicului sau, în alt mod, să poată fi transmis digital autorităților la cerere.

5. Sistemul de înregistrare a vânzărilor trebuie să poată genera un raport cu cifra de afaceri zilnică, care să reseteze contoarele de vânzări etc. după înregistrarea în jurnalul electronic. (Raportul Z).

6. Sistemul de înregistrare a vânzărilor trebuie să poată genera un raport cu vânzările până la momentul întocmirii acestuia, fără a reseta contoarele de vânzări etc. (raportul X).

7. Mijloacele de plată digitale, cum ar fi cardurile de plată, plata prin telefonul mobil etc., trebuie să fie conectate la sistemul de înregistrare a veniturilor astfel încât plata cu mijloace de plată digitale să fie înregistrată automat în sistemul digital de înregistrare a veniturilor.

8. Sistemul de înregistrare a vânzărilor trebuie să poată înregistra totaluri separate pentru mijloacele de plată utilizate, adică totaluri pentru plățile în numerar, cu cardul, prin telefonul mobil etc.

9. Trebuie să existe un ceas și o dată încorporate, setate în conformitate cu ora standard daneză. Toate ajustările aduse indicării orei în sistem trebuie înregistrate în jurnalul electronic.

10. Trebuie să fie prevăzută o funcție de imprimare, de exemplu pentru tipărirea facturilor simplificate sau a bonurilor fiscale, cf. § 63, în cazul în care comerciantul nu poate transmite bonul fiscal în format digital către un sistem pe care clientul l-a acceptat în prealabil.

11. La cerere, trebuie să fie posibilă tipărirea unei chitanțe care să facă o distincție clară între sumele pozitive și cele negative. Cerința se consideră îndeplinită și în cazul în care sistemul de înregistrare a vânzărilor poate trimite chitanța în format digital către un sistem pe care clientul l-a acceptat în prealabil.

12. Sistemele de înregistrare a vânzărilor destinate utilizării de către mai mulți vânzători trebuie să poată înregistra tranzacțiile și totalurile pentru fiecare vânzător separat, inclusiv volumul vânzărilor și tipul metodei de plată.

13. Înregistrările referitoare la instruire și alte înregistrări similare fără cifră de afaceri trebuie să genereze bonuri de casă marcate clar, de exemplu, cu mențiunea „audit nevalid” sau „instruire – nevalid”, iar aceste bonuri nu trebuie confundate cu bonurile obișnuite.

14. În cazul în care o întreprindere primește numerar, conform secțiunii 81, subsecțiunea 1 din Legea privind plățile, sistemul de înregistrare a vânzărilor trebuie să fie echipat cu:

  a. Un sertar de numerar pentru depozitarea numerarului.

  b. Posibilitatea de a stoca/gestiona restul (stocul de monede și tipuri de bancnote).

Alineatul (2). Sistemul digital de înregistrare a vânzărilor nu trebuie să conțină funcții care să permită adăugarea, modificarea sau ștergerea informațiilor.

Alineatul (3). Sistemul digital de înregistrare a vânzărilor nu trebuie să poată fi conectat sau integrat cu software sau hardware care să permită adăugarea, modificarea sau ștergerea informațiilor din jurnalul electronic.

§ 2 

Regulamentul de punere în aplicare intră în vigoare la 1 iulie 2021.

Cerințe importante în detaliu

Înregistrarea tuturor „acțiunilor” (punctul 1.)

Pe lângă datele privind tranzacțiile de vânzare („bonuri de casă”), trebuie înregistrate toate acțiunile „sistemului de înregistrare a vânzărilor” (casă de marcat). Aceasta înseamnă că, în Danemarca,

1. toate tipurile de documente trebuie transferate în RetailForce system, dacă este posibil, și
2. trebuie ținut un jurnal tehnic care să înregistreze evenimentele definite. Informații generale despre acest aspect pot fi găsite în articolul „Jurnal tehnic de evenimente”; evenimentele de la casa de marcat care trebuie înregistrate în Danemarca sunt descrise în articolul „Corelarea codurilor de evenimente”.

Înregistrarea plăților electronice (punctul 7.)

Toate mijloacele digitale de plată, cum ar fi cardurile de plată, MobilePay etc., trebuie conectate la sistemul de înregistrare a vânzărilor astfel încât plata cu mijloace digitale să fie înregistrată automat în sistemul digital de înregistrare a vânzărilor.

Terminalele de carduri și de plată trebuie să fie integrate cu casa de marcat (sistemul digital de înregistrare a vânzărilor). ID-ul de referință al plății trebuie transferat de la terminalul de plată la casa de marcat.

Vânzări online

Vânzările online trebuie înregistrate în sistemul de înregistrare a vânzărilor în același mod ca și vânzările efectuate prin comenzi în magazin. Acest lucru se aplică vânzărilor prin intermediul site-ului propriu și vânzărilor prin portaluri online, cum ar fi „Just Eat”, „Foodora”, „OrderYo-Yo” etc.

Vă rugăm să rețineți:

• Dacă plata se efectuează direct către companie prin intermediul unei plăți online (de exemplu, MobilePay, card de credit, ApplePay), aceasta trebuie înregistrată automat în sistemul digital de înregistrare a vânzărilor.
• Dacă plata se efectuează către o terță parte în legătură cu comanda (de exemplu, „JustEat”, „Foodora”, „OrderYoYo” etc.), aceasta trebuie înregistrată în sistemul digital de înregistrare a vânzărilor în același mod ca o plată în numerar. Acest lucru se poate realiza, de exemplu, cu ajutorul unui cod în sistemul de înregistrare a vânzărilor care indică faptul că plata a fost efectuată prin intermediul unei terțe părți, de exemplu „Just Eat”, „Foodora”, „OrderYoYo” etc.

Păstrarea datelor

Datele trebuie să fie disponibile pe o perioadă de cel puțin cinci ani de la sfârșitul exercițiului financiar în cauză.

Nu există cerințe specifice privind stocarea, cu excepția faptului că datele trebuie stocate și să fie accesibile timp de cel puțin 5 ani.

Surse

• Ordonanța de modificare a Ordonanței privind taxa pe valoarea adăugată: https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2020/1507
• Întrebări frecvente (FAQ) furnizate la data de 15/11/2023 de către Agenția Fiscală Daneză.

Acest articol a fost tradus automat.