Na Polónia, é obrigatório utilizar uma caixa registadora certificada para registar as transações comerciais. A atual geração de caixas registadoras inclui as chamadas «caixas registadoras online» e «caixas registadoras virtuais».
Caixas registadoras online
As caixas registadoras online («kasy on-line») recebem esta designação porque transmitem os dados das transações por via eletrónica (online) para o sistema «Repositório Central de Caixas Registadoras» das autoridades fiscais polacas (Centralna Repozytorium Kas – CRK). São frequentemente fornecidas sob a forma das chamadas «impressoras fiscais». Estes dispositivos incorporam todas as funções necessárias. Apenas as caixas registadoras certificadas podem emitir recibos legalmente válidos (recibos fiscais).
Na prática, os sistemas de caixa baseados em software utilizam caixas registadoras certificadas para registar e processar as transações de forma correta. A caixa registadora (certificada) completa, assim, o sistema de caixa.
Caixas registadoras virtuais
Desde 2020 que os chamados sistemas de caixas registadoras virtuais ou caixas registadoras baseadas em software (kasy w formie oprogramowania) são permitidos em determinados setores como alternativa às caixas registadoras online.
As caixas registadoras virtuais são sistemas puramente baseados em software que, no entanto, tal como as caixas registadoras em linha, têm de ser submetidas a certificação pelo Gabinete Central de Pesos e Medidas (GUM – Główny Urząd Miar).
Setores selecionados
Os seguintes setores e indústrias estão autorizados a utilizar caixas registadoras virtuais para registar transações.
- Serviços de transporte de passageiros em veículos motorizados, incluindo táxis,
- Aluguer de automóveis com condutor,
- Serviços de mudanças,
- Serviços de transporte rodoviário de passageiros com veículos movidos a força humana ou animal,
- Transporte de passageiros (transporte ferroviário, transporte aéreo, teleféricos, teleféricos de esqui, transporte marítimo de passageiros e em águas costeiras, serviços de ferry, navios de cruzeiro, transporte por vias navegáveis interiores, embarcações de recreio, …),
- Serviços hoteleiros e serviços semelhantes relacionados com o alojamento (incluindo parques de campismo e locais para acampamento, etc.),
- Serviços prestados por restaurantes, bares e serviços de catering (incluindo a preparação e o serviço de bebidas),
- Venda de combustíveis sólidos para aquecimento,
- Serviços de lavagem e limpeza de automóveis,
- Entrega de mercadorias e prestação de serviços por corpos de bombeiros voluntários e associações de mulheres rurais.
A autoridade fiscal alarga regularmente a lista de setores para incluir novas áreas. Por exemplo, em abril de 2026, foram adicionados os seguintes, aos quais também é permitido utilizar caixas registadoras virtuais:
- O fornecimento de bens através de máquinas de autoatendimento que, num sistema não supervisionado, aceitam pagamentos sob a forma de moedas, notas ou outros meios de pagamento (não em numerário) e dispensam os bens,
- A prestação de serviços através de dispositivos de autoatendimento, incluindo máquinas de bilhetes, que, num sistema sem supervisão, aceitam pagamentos sob a forma de moedas, notas ou outros meios de pagamento (não monetários),
- A prestação eletrónica de serviços de estacionamento para automóveis e outros veículos, nomeadamente através de uma aplicação móvel ou de um navegador da Web.
Cenários offline
A utilização de caixas registadoras certificadas constitui um elemento fundamental da regulamentação polaca. Coloca-se a questão de saber se o funcionamento (temporário) das caixas registadoras é possível e permitido mesmo sem este elemento, por exemplo, em caso de avarias, falhas, etc.
No que diz respeito à indisponibilidade da caixa registadora certificada, a Lei do Vat polaca estipula o seguinte:
Artigo 111.º, n.º 3: «Se, por motivos alheios ao contribuinte, não for possível manter registos de vendas através de uma caixa registadora, o contribuinte é obrigado a registar as vendas utilizando uma caixa registadora de substituição. Se for impossível registar as vendas utilizando uma caixa registadora de substituição, o contribuinte não deve efetuar a venda.»
Isto significa que, em caso de avaria da caixa registadora (neste caso, do componente certificado, por exemplo, a impressora fiscal), uma empresa pode continuar a operar utilizando uma caixa registadora de substituição. No entanto, não existe qualquer requisito que estipule que uma caixa registadora de substituição tenha de estar disponível. Além disso, caso não esteja disponível nenhuma caixa registadora de substituição, o operador da empresa não deve efetuar quaisquer vendas sujeitas a registo.
Não é permitida uma venda sem «caixa registadora» — em que seja emitido um recibo manuscrito e posteriormente introduzido no sistema.
Esta disposição é igualmente corroborada pelo artigo 111.º, n.º 3-A, alínea 1), que estipula que deve ser emitido um recibo fiscal para cada venda e entregue ao comprador.
Por estas razões, não é permitida a transmissão em lote posterior.
Deve ser emitido um recibo fiscal o mais tardar no momento da receção do pagamento (e este só pode ser gerado por uma «caixa registadora fiscal»).
Em 2022, foi apresentada uma pergunta parlamentar ao Ministro das Finanças abordando precisamente esta questão. Tal surgiu na sequência de cortes generalizados de energia causados por condições meteorológicas adversas, o que impediu que as caixas registadoras registassem as vendas (https://sejm.gov.pl/sejm9.nsf/InterpelacjaTresc.xsp?key=CCHC3D).
A resposta do Ministério limita-se a referir os requisitos existentes e a possibilidade de o Ministro das Finanças poder ordenar uma suspensão temporária e geograficamente limitada desses requisitos, por exemplo, em caso de catástrofes ou outros incidentes. Até à data, não houve mais qualquer discussão sobre esta questão (https://bdpmilek.pl/brak-pradu-co-z-kasa-fiskalna/).
Este artigo foi traduzido automaticamente.
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