Przegląd systemu fiskalizacji w Polsce

W Polsce do rejestrowania transakcji handlowych należy stosować certyfikowaną kasę fiskalną. Obecna generacja kas fiskalnych obejmuje tzw. „kasy fiskalne online” oraz „kasy fiskalne wirtualne”.

Kasy on-line

Kasy on-line nazywane są tak, ponieważ przekazują dane dotyczące transakcji drogą elektroniczną (online) do systemu „Centralnego Repozytorium Kas” (CRK) polskiego urzędu skarbowego. Często są one dostarczane w postaci tzw. „drukarek fiskalnych”. Urządzenia te posiadają wszystkie wymagane funkcje. Jedynie certyfikowane kasy fiskalne mogą wystawiać prawnie ważne paragony (paragony fiskalne).

W praktyce systemy kasowe oparte na oprogramowaniu wykorzystują certyfikowane kasy fiskalne do prawidłowego rejestrowania i przetwarzania transakcji. Certyfikowana kasa fiskalna stanowi zatem uzupełnienie systemu kasowego.

Wirtualne kasy fiskalne

Od 2020 r. w niektórych sektorach dopuszczone są tzw. systemy kas wirtualnych lub kasy w formie oprogramowania jako alternatywa dla kas internetowych.

Wirtualne kasy fiskalne to systemy oparte wyłącznie na oprogramowaniu, które jednak – podobnie jak kasy internetowe – muszą przejść certyfikację w Głównym Urzędzie Miar (GUM).

Wybrane sektory

Następujące sektory i branże mogą korzystać z kas wirtualnych do rejestrowania transakcji.

• Usługi transportu osób pojazdami silnikowymi, w tym taksówki,
• Wynajem samochodów z kierowcą,
• Usługi przeprowadzkowe,
• Usługi drogowego transportu pasażerskiego z wykorzystaniem pojazdów napędzanych siłą ludzką lub zwierzęcą,
• Transport pasażerski (transport kolejowy, transport lotniczy, kolejki linowe, wyciągi narciarskie, transport pasażerski na morzu i na wodach przybrzeżnych, usługi promowe, statki wycieczkowe, żegluga śródlądowa, łodzie rekreacyjne itp.),
• Usługi hotelarskie i podobne usługi związane z zakwaterowaniem (w tym kempingi i miejsca na rozbicie namiotów itp.),
• Usługi świadczone przez restauracje, puby i firmy cateringowe (w tym przygotowywanie i serwowanie napojów),
• Sprzedaż paliw stałych do celów grzewczych,
• Usługi mycia i czyszczenia samochodów,
• Dostawa towarów i świadczenie usług przez ochotnicze straże pożarne oraz wiejskie stowarzyszenia kobiet.

Organ podatkowy regularnie rozszerza wykaz sektorów o nowe obszary. Na przykład w kwietniu 2026 r. dodano następujące pozycje, które również mogą korzystać z wirtualnych kas fiskalnych:

• Dostarczanie towarów za pośrednictwem automatów samoobsługowych, które w trybie bezobsługowym przyjmują płatności w postaci monet, banknotów lub innych (bezgotówkowych) środków płatniczych oraz wydają towary,
• Świadczenie usług za pośrednictwem urządzeń samoobsługowych, w tym automatów biletowych, które w systemie bezobsługowym przyjmują płatności w postaci monet, banknotów lub innych (bezgotówkowych) środków płatniczych,
• Elektroniczne świadczenie usług parkingowych dla samochodów i innych pojazdów, w tym za pośrednictwem aplikacji mobilnej lub przeglądarki internetowej.

Sytuacje offline

Stosowanie certyfikowanych kas fiskalnych stanowi kluczowy element polskich przepisów. Powstaje pytanie, czy (tymczasowe) prowadzenie działalności z wykorzystaniem kas fiskalnych jest możliwe i dozwolone nawet bez tego elementu, na przykład w przypadku awarii, usterek itp.

W odniesieniu do niedostępności certyfikowanej kasy fiskalnej polska ustawa Vat stanowi, co następuje:

§ 111 ust. 3: „Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe prowadzenie ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej, podatnik jest zobowiązany do rejestrowania sprzedaży przy użyciu kasy zastępczej. Jeżeli rejestrowanie sprzedaży przy użyciu kasy zastępczej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży”.

Oznacza to, że w przypadku awarii kasy fiskalnej (w tym przypadku certyfikowanego elementu, np. drukarki fiskalnej) przedsiębiorstwo może kontynuować działalność przy użyciu kasy zastępczej. Nie ma jednak wymogu, aby kasa zastępcza była dostępna. Ponadto, jeśli kasa zastępcza nie jest dostępna, przedsiębiorca nie może dokonywać żadnych transakcji sprzedaży podlegających ewidencjonowaniu.

Sprzedaż bez użycia „kasy fiskalnej” – polegająca na wystawieniu ręcznie sporządzonego paragonu, a następnie wprowadzeniu go do systemu – jest niedozwolona.

Potwierdza to również art. 111 ust. 3a pkt 1, który stanowi, że za każdą sprzedaż należy wystawić paragon fiskalny i przekazać go nabywcy.

Z tych powodów późniejsze przesyłanie danych w partiach jest niedozwolone.

Paragon fiskalny musi zostać wystawiony najpóźniej w momencie otrzymania płatności (a może go wygenerować wyłącznie „kasa fiskalna”).

W 2022 r. skierowano do ministra finansów zapytanie parlamentarne dotyczące właśnie tej kwestii. Powodem były powszechne przerwy w dostawie prądu spowodowane trudnymi warunkami pogodowymi, w wyniku których kasy fiskalne nie były w stanie rejestrować sprzedaży (https://sejm.gov.pl/sejm9.nsf/InterpelacjaTresc.xsp?key=CCHC3D). 

W odpowiedzi ministerstwo odniosło się jedynie do obowiązujących wymogów oraz do możliwości, że minister finansów może zarządzić tymczasowe i ograniczone geograficznie zawieszenie tych wymogów, na przykład w przypadku klęsk żywiołowych lub innych zdarzeń. Do tej pory nie podjęto dalszej dyskusji na ten temat (https://bdpmilek.pl/brak-pradu-co-z-kasa-fiskalna/).

Ten artykuł został przetłumaczony automatycznie.