W 2019 r. duńskie rozporządzenie w sprawie Vat zostało rozszerzone o wymogi dotyczące tzw. „cyfrowych systemów rejestracji sprzedaży”.

Wymogi te wymieniono poniżej (wraz z odniesieniami do odpowiednich paragrafów lub sekcji).

Cyfrowe systemy rejestracji sprzedaży

§ 62 a. Cyfrowe systemy rejestracji sprzedaży muszą spełniać następujące wymagania:

1. wszystkie czynności dokonywane za pośrednictwem systemów rejestracji sprzedaży muszą być rejestrowane (zapisywane) w dzienniku elektronicznym systemu. Dane transakcyjne w dzienniku elektronicznym muszą być opatrzone podpisem cyfrowym za pomocą duńskiego certyfikatu OCES wydanego na rzecz przedsiębiorcy, tak aby w razie kontroli można było zweryfikować integralność danych zawartych w dzienniku elektronicznym.

2. zapis elektroniczny musi zawierać informacje, które muszą również figurować na uproszczonej fakturze lub paragonie wystawianym klientowi, por. sekcja 63. W odniesieniu do każdej transakcji zapis elektroniczny musi ponadto zawierać:

  a. Czas rozpoczęcia zakupu oraz jego zakończenia lub przerwy.

  b. Kolejny numer transakcji, który musi być unikalny dla danego przedsiębiorcy (na numer CVR).

  c. Zastosowaną metodę płatności / zastosowany środek płatniczy.

  d. Numer seryjny cyfrowego systemu rejestracji sprzedaży.

3. System rejestracji sprzedaży musi umożliwiać generowanie pliku w formacie SAF-T bezpośrednio z dziennika elektronicznego. Administracja podatkowa przygotowuje duński przewodnik dotyczący stosowania formatu SAF-T.

4. Plik z dziennika elektronicznego musi być odczytywalny na publicznie dostępnych nośnikach elektronicznych lub w inny sposób umożliwiać cyfrowe przekazanie go organom na żądanie.

5. System rejestracji sprzedaży musi umożliwiać generowanie raportu zawierającego dzienny obrót, który po zarejestrowaniu w dzienniku elektronicznym resetuje liczniki sprzedaży itp. (raport Z).

6. System rejestracji sprzedaży musi umożliwiać generowanie raportu zawierającego dane o sprzedaży do momentu utworzenia raportu, bez resetowania liczników sprzedaży itp. (raport X).

7. Cyfrowe środki płatnicze, takie jak karty płatnicze, płatności mobilne itp., muszą być połączone z systemem rejestracji przychodów w taki sposób, aby płatności dokonywane za pomocą tych środków były automatycznie rejestrowane w cyfrowym systemie rejestracji przychodów.

8. System rejestracji sprzedaży musi umożliwiać rejestrowanie oddzielnych sum dla poszczególnych środków płatniczych, tj. sum dla płatności gotówkowych, kartowych, mobilnych itp.

9. Urządzenie musi posiadać wbudowany zegar oraz datownik ustawiony zgodnie z duńskim czasem standardowym. Wszelkie korekty wskazania czasu w systemie muszą być rejestrowane w dzienniku elektronicznym.

10. Należy zapewnić funkcję drukarki, np. do drukowania uproszczonych faktur lub paragonów kasowych, por. § 63, jeżeli przedsiębiorca nie może przesłać paragonu kasowego w formie cyfrowej do systemu, na co klient wyraził zgodę z wyprzedzeniem.

11. Na żądanie musi istnieć możliwość wydrukowania paragonu, który wyraźnie rozróżnia kwoty dodatnie i ujemne. Wymóg ten uznaje się za spełniony również wtedy, gdy system rejestracji sprzedaży może przesłać paragon w formie cyfrowej do systemu, na co klient wyraził zgodę z wyprzedzeniem.

12. Systemy rejestracji sprzedaży przeznaczone do użytku przez wielu sprzedawców muszą umożliwiać oddzielne rejestrowanie transakcji i sum dla każdego sprzedawcy, w tym wielkości sprzedaży oraz rodzaju metody płatności.

13. Transakcje szkoleniowe i podobne, niegenerujące obrotów, muszą skutkować wystawieniem paragonów kasowych wyraźnie oznaczonych np. „nie ważny do celów kontroli” lub „szkolenie – nieważny”, a paragony takie nie mogą być mylone z paragonom standardowymi.

14. Jeżeli przedsiębiorstwo przyjmuje gotówkę, zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy o płatnościach, system rejestracji sprzedaży musi być wyposażony w:

  a. Szufladą kasową do przechowywania gotówki.

  b. Możliwość przechowywania/zarządzania resztą (zapasem monet i banknotów).

Ust. 2. Cyfrowy system rejestracji sprzedaży nie może zawierać żadnych funkcji umożliwiających dodawanie, edycję lub usuwanie informacji.

Ust. 3. Cyfrowy system rejestracji sprzedaży nie może umożliwiać podłączenia ani integracji z oprogramowaniem lub sprzętem, które pozwalają na dodawanie, edycję lub usuwanie informacji w dzienniku elektronicznym.

§ 2 

Rozporządzenie wykonawcze wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2021 r.

Szczegółowy opis istotnych wymagań

Rejestrowanie wszystkich „czynności” (pkt 1.)

Oprócz danych dotyczących transakcji sprzedaży („paragony”) należy rejestrować wszystkie działania „systemu rejestracji sprzedaży” (kasy fiskalnej). Oznacza to, że w Danii

1. w miarę możliwości należy przekazywać do RetailForce systemu wszystkie rodzaje dokumentów oraz
2. należy prowadzić dziennik techniczny, w którym rejestrowane są określone zdarzenia. Ogólne informacje na ten temat można znaleźć w artykule „Techniczny dziennik zdarzeń”; natomiast to, które zdarzenia z kasy fiskalnej muszą być rejestrowane w Danii, opisano w artykule „Mapowanie kodów zdarzeń”.

Rejestrowanie płatności elektronicznych (punkt 7.)

Wszystkie cyfrowe środki płatnicze, takie jak karty płatnicze, MobilePay itp., muszą być połączone z systemem rejestracji sprzedaży w taki sposób, aby płatności dokonywane za pomocą tych środków były automatycznie rejestrowane w cyfrowym systemie rejestracji sprzedaży.

Terminal kartowy i płatniczy muszą być zintegrowane z kasą fiskalną (cyfrowym systemem rejestracji sprzedaży). ID referencyjny płatności musi zostać przekazany z terminala płatniczego do kasy fiskalnej.

Sprzedaż internetowa

Sprzedaż internetowa musi być rejestrowana w systemie rejestracji sprzedaży w taki sam sposób, jak sprzedaż realizowana poprzez zamówienia składane w lokalu. Dotyczy to zarówno sprzedaży za pośrednictwem własnej strony internetowej, jak i sprzedaży za pośrednictwem portali internetowych, takich jak „Just Eat”, „Foodora”, „OrderYo-Yo” itp.

Uwaga:

• Jeśli płatność jest dokonywana bezpośrednio na rzecz firmy za pośrednictwem płatności internetowej (np. MobilePay, karta kredytowa, ApplePay), musi ona zostać automatycznie zarejestrowana w cyfrowym systemie rejestracji sprzedaży.
• Jeżeli płatność jest dokonywana na rzecz podmiotu zewnętrznego w związku z zamówieniem (np. „JustEat”, „Foodora”, „OrderYoYo” itp.), należy ją zarejestrować w cyfrowym systemie rejestracji sprzedaży w taki sam sposób, jak płatność gotówkową. Można to zrobić na przykład za pomocą klucza w systemie rejestracji sprzedaży, który wskazuje, że płatność została dokonana za pośrednictwem podmiotu zewnętrznego, np. „Just Eat”, „Foodora”, „OrderYoYo” itp.

Przechowywanie danych

Dane muszą być dostępne przez okres co najmniej pięciu lat od zakończenia danego roku obrotowego.

Nie ma żadnych szczególnych wymagań dotyczących przechowywania danych, poza tym, że muszą one być przechowywane i dostępne przez co najmniej 5 lat.

Źródła

• Rozporządzenie zmieniające rozporządzenie w sprawie podatku od wartości dodanej: https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2020/1507
• FAQ – Najczęściej zadawane pytania opublikowane w dniu 15 listopada 2023 r. przez Duński Urząd Skarbowy.

Ten artykuł został przetłumaczony automatycznie.