Ispanijoje sąskaitų faktūrų („factura“) ir supaprastintų sąskaitų faktūrų („factura simplificada“) numeravimui taikomos kelios taisyklės. Be to, Ispanijos finansų ministerija teikia rekomendacijas dėl sąskaitų faktūrų numeravimo.

Karališkasis dekretas Nr. 16/2012 dėl sąskaitų išrašymo prievolės apibrėžia sąskaitų ir supaprastintų sąskaitų turinį. Austrijoje ir kitose šalyse vartojamas terminas „kasos kvitas“ Ispanijoje yra tapatus supaprastintai sąskaitai („factura simplificada“).

Sąskaitos numeris

Be kitų privalomų požymių, kiekviena sąskaita turi turėti numerį ir, jei taikoma, seriją.

• Atskirų sąskaitų numeravimas serijoje turi būti ištisinis, nuoseklus (monotonai didėjantis).

Sąskaitų serija

Sąskaitų serijos gali būti naudojamos tam tikrais tikslais, pavyzdžiui, jei įmonė turi keletą filialų, kaip atitinkamos vietos žymę.

Tačiau tam tikromis aplinkybėmis privaloma naudoti skirtingas sąskaitų serijas. Atskiros sąskaitų serijos turi būti naudojamos šiais atvejais:

• kai kai kurias sąskaitas išrašo ne paslaugą teikianti įmonė, o gavėjas.
• koreguojant sąskaitas
  
  Pastaba: prekių ir paslaugų grąžinimas nėra koregavimo priemonė! Koregavimai – tai atitinkamos originalios sąskaitos pakeitimai dėl klaidų (pvz., neteisingas PVM). Koreguojamose sąskaitose privaloma nurodyti nuorodą į originalią sąskaitą.
• kai išrašomos sąskaitos faktūros ir supaprastintos sąskaitos faktūros.
• Sąskaitos, kurias išrašė laimėjęs konkurso dalyvis administracinių ir teismo procesų metu.
• Sąskaitos faktūros, skirtos mobiliesiems telefonams, vaizdo žaidimų konsolėms, nešiojamiesiems kompiuteriams ir planšetiniams kompiuteriams, taip pat sidabrui, platinai ir paladžiui žaliavų, miltelių ar pusgaminių pavidalu pristatyti, jeigu jos lemia mokesčių skolos panaikinimą.
• Sąskaitos faktūros, išrašytos kelionių agentūrų, veikiančių kaip tarpininkai.
• Sąskaitos faktūros, skirtos dokumentuoti grupės vidaus sandorius tarp įmonių, kurios nusprendžia taikyti išplėstinį specialiosios tvarkos lygį įmonių grupei.

Kaip aprašyta aukščiau, sąskaitos faktūros ir supaprastintos sąskaitos faktūros turi būti tvarkomos atskirose sąskaitų faktūrų serijose (numeravimo serijose). Pavyzdžius žr. toliau.

AEAT rekomendacijos

„Agencia Estatal de Administración Tributaria“ (AEAT – Ispanijos mokesčių administravimo agentūra) savo svetainėje pateikia rekomendacijas dėl sąskaitų numeravimo ir serijų naudojimo.

• Rekomenduojamas simbolių rinkinys: 0123456789ABCDEFEGHJKLMNPQRSTUVXYZ. Nerekomenduojama naudoti mažųjų raidžių.
• Tarpas: jei naudojamas, naudojamas tik vienas simbolis, niekada daugiau nei vienas.
• Specialieji simboliai: brūkšnys „-“, pabraukimas „_“, kablelis „/“, taškas „.“
• Sąskaitos serija: turi būti naudojama kaip priešdėlis, po kurio eina sąskaitos numeris su tarpu (arba skyrikliu) tarp jų.
• Sąskaitos numeris negali prasidėti tarpu (t. y. tekstas, perkeliamas į kairę).

Sąskaitų numerių su serija pavyzdžiai

Toliau pateikti sąskaitų numerių ir serijų pavyzdžiai yra tik iliustraciniai. Savo numerių serijas galite kurti remdamiesi AEAT taisyklėmis ir rekomendacijomis.

Sąskaitos

• yra tvarkomos atskirame numerių intervale (arba keliuose, jei reikia – žr. aukščiau).
• Rekomenduojama pradėti nuo „0“ arba „1“, tačiau tai nėra privaloma. Numeravimas taip pat gali prasidėti, pavyzdžiui, nuo Nr. „4711“, jei tolesni numeriai yra be tarpų ir didėja (4711, 4712, 4713, ...).
• Be to, reikia nurodyti serijos žymeklį (prefikso), pvz., „FA“ arba „FAC“ reiškiančius „sąskaitą“ („factura“)

Sąskaitų serijų pavyzdžiai:

• FAC25-0001, FAC25-0002, FAC25-0003,..., FAC25-000n (prefiksas: FAC25 reiškia „sąskaita 2025“)
• FA2025 0001, FA2025 0002, FA2025 0003,...,FA2025 000n (prefiksas: FA2025 reiškia „sąskaita 2025“)

Supaprastintos sąskaitos

• yra tvarkomos atskirame numerių intervale (arba keliuose, jei reikia – žr. aukščiau).
• Rekomenduojama pradėti nuo „0“ arba „1“, tačiau tai nėra privaloma. Numeravimas taip pat gali prasidėti, pavyzdžiui, nuo Nr. „4711“, jei tolesni numeriai yra be tarpų ir didėjantys (4711, 4712, 4713,...).
• Be to, reikia nurodyti serijos žymeklį (prefikso), pvz., „FS“ reiškia „supaprastinta sąskaita“ („factura simplificada“)

Supaprastintų sąskaitų serijų pavyzdžiai:

• FS25-0001, FS25-0002, FS25-0003,..., FS25-000n (prefiksas: FS25 reiškia „Supaprastinta sąskaita 2025“)
• S2025 0001, S2025 0002, S2025 0003,...,S2025 000n (prefiksas: S2025 reiškia „Supaprastinta sąskaita 2025“)

Pataisytos sąskaitos

Kaip minėta aukščiau, korekcinės sąskaitos NENAUDOJAMOS prekių keitimo, grąžinimo ar panašių atvejų atveju, o skirtos klaidų taisymui atitinkamoje originalioje sąskaitoje.

• Jos tvarkomos atskirame numerių intervale (arba keliuose, jei reikia – žr. aukščiau).
• Rekomenduojama pradėti nuo „0“ arba „1“, tačiau tai nėra privaloma. Numeravimas taip pat gali prasidėti, pavyzdžiui, nuo Nr. „4711“, jei tolesni numeriai yra be tarpų ir didėjančia tvarka (4711, 4712, 4713,...).
• Be to, turi būti nurodytas serijos indikatorius (prefiksas), pvz., „REC“ reiškia „korekcinę sąskaitą“ („factura rectificativa“)

Pavyzdžiai koregavimo sąskaitų serijų:

• REC25-0001, REC25-0002, REC25-0003,..., REC25-000n (prefiksas: REC25 reiškia „korekcinę sąskaitą 2025“)
• R2025 0001, R2025 0002, R2025 0003,...,R2025 000n (prefiksas: S2025 reiškia „korekcinę sąskaitą 2025“)

Įgyvendinimas RetailForce

Sąskaitų numeriai ir serijos RetailForce sistemoje nurodomi naudojant šiuos DOM elementus:

VERI*FACTU

„RetailForce Fiskal Service“ sujungia šias dvi reikšmes taip:

{documentNumberSeries}-{documentNumber}

Pavyzdys:

"documentNumberSeries": "FS",
"documentNumber": "12345"

Tai perduodama „VERI*FACTU“ taip (turėtų būti atspausdinta ir ant dokumento):

FS-12345

Šaltiniai

• Karališkasis dekretas 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación („Karališkasis dekretas Nr. 1619/2012, priimtas lapkričio 30 d., kuriuo patvirtinamas reglamentas, reglamentuojantis sąskaitų išrašymo prievoles“)
• AEAT (Mokesčių agentūros) interneto svetainė