Registrazione e configurazione su Server Energia per gli operatori di punti di ricarica (CPO)

Il presente articolo illustra come registrare e attivare un Server Energia per la fiscalizzazione della ricarica dei veicoli elettrici in Italia e come completare la relativa configurazione nel RetailForce Portal.

Ai fini del presente articolo, si presume che il CPO (Charging Point Operator) sia il Soggetto Obbligato, ovvero il soggetto passivo ai fini IVA in Italia che fornisce il servizio di ricarica al consumatore finale e riscuote il corrispettivo. Il quadro normativo di Server Energia si applica alla conservazione elettronica e alla trasmissione telematica dei dati relativi al corrispettivo ai sensi dell’articolo 2, comma 1-ter, del decreto legislativo n. 127/2015 per le operazioni di ricarica effettuate tramite stazioni di ricarica in cui il cliente non è identificato.

Il processo di registrazione nell’ambito del sistema Server Energia si articola in due fasi correlate:

1. la registrazione e l’attivazione dell’istanza di Server Energia presso l’Agenzia delle Entrate (AE); e
2. configurazione dell’istanza di Server Energia e delle relative prese di ricarica (EVSE - Electric Vehicle Supply Equipment) nel RetailForce Portal.

Nell’ambito dell’architettura di fiscalizzazione italiana, Server Energia riceve i dati delle transazioni relativi alle prese di ricarica identificate, funge da primo punto in cui i dati fiscali vengono archiviati elettronicamente, consolida i dati, genera e sigilla i file fiscali richiesti e li trasmette all’AE.

Le singole prese di ricarica non sono registrate separatamente presso l’AE come dispositivi fiscali. Esse vengono configurate all’interno dell’ambiente RetailForce e associate al Server Energia di riferimento, mentre ogni presa di ricarica è identificata tramite il proprio ID EVSE e le coordinate geografiche.

1. Prerequisiti

Prima di avviare la registrazione di Server Energia, devono essere disponibili le seguenti informazioni e autorizzazioni di accesso:

• il numero di partita IVA italiana del CPO;
• l’accesso al portale AE Fatture e Corrispettivi per il CPO o il suo intermediario autorizzato;
• accreditamento completato del CPO in qualità di Gestore Energia nel portale AE;
• registrazione delle relative Prese di Ricarica nella PUN (Piattaforma Unica Nazionale);
• l’accesso all’Organizzazione di riferimento nel RetailForce portal; e
• l’ID EVSE, la latitudine e la longitudine in formato decimale di ciascuna presa di ricarica da associare all’istanza di Server Energia.

L’ID EVSE utilizzato all’interno di RetailForce deve corrispondere all’identificativo con cui la presa di ricarica è registrata nella PUN.

2. Creazione di Server Energia in RetailForce

Ogni Server Energia richiede un proprio identificatore univoco, una coppia di chiavi crittografiche e un certificato del dispositivo rilasciato dall’AE.

Creare l’istanza di Server Energia all’interno della relativa organizzazione CPO nel RetailForce portal.

L’istanza di Server Energia riceve un identificatore univoco, denominato «matricola», composto da 15 caratteri:

• i primi 11 caratteri corrispondono alla partita IVA italiana del soggetto passivo (CPO); e
• gli ultimi quattro caratteri sono un numero progressivo, allineato a destra e con zeri di riempimento ove necessario.

Ad esempio:

• VAT italiano: 12345678901
• Numero progressivo di Server Energia: 0001
• Matricola di Server Energia: 123456789010001

Un Server Energia può elaborare i dati fiscali di più prese di ricarica. Non è quindi necessario un Server Energia separato per ogni EVSE o punto di ricarica.

Qualora un CPO gestisca più istanze di Server Energia per motivi amministrativi, regionali o legati alla capacità, ogni Server Energia deve disporre di un proprio numero progressivo e ogni EVSE deve essere associato al Server Energia appropriato all’interno della configurazione di RetailForce.

3. Generare la coppia di chiavi e il CSR in RetailForce

Generare una coppia di chiavi crittografiche per l’istanza di Server Energia nel RetailForce portal.

In base alle specifiche ufficiali di AE, la chiave privata deve rimanere all’interno dell’ambiente sicuro di Server Energia e non deve essere estratta né duplicata. Per questo motivo, il servizio RetailForce genera invece un file PKCS#10 Certificate Signing Request (CSR) per la coppia di chiavi corrispondente e lo rende disponibile per il download. Il CSR contiene la matricola di Server Energia nel campo CN (Common Name).

Scarichi il file CSR dal RetailForce portal per inviarlo all’Agenzia delle Entrate (AE).

4. Registrare Server Energia presso l’Agenzia delle Entrate (AE)

Utilizzando il file CSR scaricato, il CPO o il suo intermediario autorizzato effettua l’accesso al portale “Fatture e Corrispettivi” dell’AE.

Verificare che il CPO di riferimento sia selezionato come «utente di lavoro» e che il CPO abbia completato l’accreditamento richiesto come «Gestore Energia».

Aprire la funzionalità di registrazione del Server Energia e avviare la registrazione di un nuovo Server Energia.

Caricare il CSR PKCS#10 generato tramite RetailForce.

L’AE registra e attiva il Server Energia in associazione al numero di Vat del contribuente selezionato come «utente di lavoro» e genera il corrispondente certificato del dispositivo in un file scaricabile.

Lo stato “Attivato”, risultante da tale procedura, è distinto dal successivo stato operativo “In Servizio”.

5. Scaricare il certificato AE

Dopo che l’AE ha elaborato con successo la CSR, scaricare dal portale AE il certificato del dispositivo rilasciato per il Server Energia.

Il certificato del dispositivo Server Energia ha una validità di otto anni.

Il certificato scaricato deve rimanere associato al Server Energia per il quale sono stati generati la CSR e la chiave privata corrispondenti.

6. Caricare il certificato su RetailForce

Tornare alla configurazione del Server Energia in questione nel RetailForce portal e caricare il certificato ricevuto da AE.

RetailForce verifica la corrispondenza tra il certificato emesso da AE e la chiave privata corrispondente e archivia il certificato all’interno dell’ambiente protetto di Server Energia.

Una volta configurato correttamente il certificato, Server Energia dispone delle credenziali crittografiche necessarie per sigillare e trasmettere i propri file fiscali ad AE.

7. Metta in servizio il Server Energia nel portale AE

Una volta che Server Energia è stato attivato, il relativo certificato è stato configurato e Server Energia è pronto per l’utilizzo, torni al portale AE e modifichi il suo stato in:

In Servizio (in servizio / attivo)

Solo un Server Energia il cui stato AE sia “In Servizio” può trasmettere correttamente i dati fiscali all’AE.

8. Configurare le prese di ricarica in RetailForce

Le singole prese di ricarica non richiedono una registrazione separata presso AE. Devono invece essere configurate e associate alla relativa istanza di Server Energia all’interno dell’ambiente RetailForce.

Per ciascuna presa di ricarica, indicare:

• ID EVSE (corrispondente all’identificativo registrato nel PUN)
• Latitudine, espressa in gradi decimali
• Longitudine, espressa in gradi decimali

Esempio:

• ID EVSE: IT*ABC*E1234567
• Latitudine: 41,81504840699597
• Longitudine: 12,481030179698337

Qualora il CPO gestisca diverse istanze di Server Energia, si associ ogni EVSE al Server Energia responsabile della fiscalizzazione delle relative transazioni.

RetailForce può inoltre supportare l’integrazione automatizzata o in blocco delle prese di ricarica. Laddove tale opzione faccia parte del servizio RetailForce applicabile, la configurazione dell’EVSE può essere creata tramite il processo di integrazione supportato, anziché inserire singolarmente ciascuna presa di ricarica nel Portale. Si prega di contattare RetailForce per conoscere le opzioni di integrazione disponibili.

9. Dati delle transazioni richiesti durante il funzionamento

Per ogni operazione di ricarica, il Server Energia deve ricevere i dati di transazione prescritti relativi alla presa di ricarica in questione, tra cui:

• identificativo della presa di ricarica;
• latitudine e longitudine;
• data e ora di inizio della ricarica;
• data e ora di fine della ricarica;
• energia erogata in kWh;
• importo lordo IVA inclusa;
• aliquota IVA;
• modalità di pagamento elettronico;
• ID del terminale qualora il regolamento avvenga tramite un terminale di pagamento;
• data e ora dell'operazione;
• codice di autorizzazione della transazione; e
• importo del pagamento.

Qualora si applichi una sanzione, il Server Energia deve inoltre ricevere la durata del parcheggio in questione, l’importo lordo della sanzione, l’aliquota Vat o la natura dell’esenzione, nonché le relative informazioni di pagamento.

Il Server Energia memorizza i dettagli della transazione, consolida i dati fiscali giornalieri richiesti e genera, sigilla e trasmette i relativi file fiscali ad AE.

10. Aggiunta, modifica o rimozione di EVSE

Le modifiche al parco prese di ricarica vengono gestite all’interno della configurazione di RetailForce.

AE registra il Server Energia anziché le singole prese di ricarica. Pertanto, l’aggiunta, l’aggiornamento o la rimozione di un EVSE dalla configurazione di RetailForce non richiede una registrazione o una cancellazione separata del Server Energia presso AE.

Qualora l’ID di un EVSE cambi, l’identificatore configurato in RetailForce deve rimanere coerente con l’identificatore registrato per la presa di ricarica nel PUN.

11. Modifiche allo stato di Server Energia e messa fuori servizio

Il CPO o il suo rappresentante autorizzato deve aggiornare tempestivamente lo stato del Server Energia tramite il portale AE ogni volta che il suo stato operativo subisce variazioni.

Gli stati rilevanti sono:

• In Servizio (in servizio / attivo) – utilizzato quando il Server Energia è pronto a trasmettere i dati fiscali.
• Fuori Servizio – utilizzato quando il Server Energia è temporaneamente impossibilitato a memorizzare e/o trasmettere i dati fiscali giornalieri, pur mantenendo valido il proprio certificato.
• Dismissione – utilizzato quando il Server Energia viene messo definitivamente fuori servizio. Il relativo certificato di firma viene revocato e il Server Energia non può più essere utilizzato per l’archiviazione e la trasmissione dei dati fiscali.
• Richiesta di ripristino – utilizzato quando il certificato del Server Energia diventa inutilizzabile a causa della scadenza o della perdita di integrità. È quindi necessario generare una nuova coppia di chiavi e una CSR per ottenere un nuovo certificato da AE.

12. Operazioni in caso di interruzione del servizio e casi limite

Il quadro normativo italiano relativo al Server Energia separa la presa di ricarica dal trasferimento dei dati del Server Energia, dall’aggregazione fiscale giornaliera effettuata dal Server Energia e dal termine di legge per la trasmissione ad AE.

Interruzione temporanea di Server Energia

Qualora un Server Energia diventi temporaneamente incapace di memorizzare e/o trasmettere dati fiscali mentre il suo certificato rimane valido, il suo stato deve essere prontamente modificato in «Fuori Servizio» nel portale AE.

Le specifiche AE non definiscono un limite temporale massimo per tale stato. Una volta ripristinato il normale funzionamento, il Server Energia deve essere riportato allo stato “In Servizio” prima che possano essere trasmessi ulteriori dati fiscali.

Lo stato «Fuori Servizio» non proroga il termine di legge per la trasmissione all’AE.

Aggregazione fiscale e trasmissione AE

Il Server Energia calcola quotidianamente i dati fiscali per ciascuna Presa di Ricarica, relativi alle transazioni effettuate tra le ore 00:00:00 e le ore 23:59:59 della data di riferimento.

La trasmissione dei dati fiscali giornalieri non deve necessariamente avvenire nella stessa giornata; secondo il calendario di trasmissione ordinario, i dati relativi alle transazioni effettuate nel corso di un determinato mese devono essere inviati entro e non oltre l’ultimo giorno del mese successivo.

Ad esempio, le transazioni effettuate nel mese di luglio 2026 devono essere trasmesse entro il 31 agosto 2026.

Dati relativi alle prese di ricarica in ritardo

Le specifiche AE non definiscono un termine fisso separato entro il quale una presa di ricarica debba trasferire i propri dati di transazione al Server Energia.

Qualora i dati delle transazioni giungano al Server Energia a seguito di un’interruzione della comunicazione, essi devono rimanere attribuibili alla data originaria della transazione ed essere integrati nei dati fiscali corrispondenti.

Ad esempio, qualora i dati relativi alle transazioni di diversi giorni giungano al Server Energia con una settimana di ritardo, le transazioni rimangono attribuibili alle rispettive date di transazione originali e devono comunque essere elaborate in tempo utile per rispettare il termine di trasmissione AE applicabile.

Soglia di interruzione di funzionamento della presa di ricarica

Le norme AE non definiscono una soglia fissa di interruzione del servizio, ad esempio 24, 48 o 72 ore, trascorsa la quale una Charging Socket debba essere disattivata in quanto impossibilitata a comunicare con il Server Energia.

Qualsiasi soglia di disattivazione o di disconnessione più rigorosa può pertanto essere implementata come ulteriore controllo operativo all’interno dell’architettura di servizio del CPO.

Trasmissione non riuscita all’AE

Qualora la trasmissione dal Server Energia all’AE fallisca per motivi tecnici diversi dal rifiuto del file inviato, il Server Energia deve riprovare la trasmissione nel corso della stessa giornata, con un intervallo minimo di 15–30 minuti tra un tentativo e l’altro, fino a quando il file non venga accettato dal sistema AE.

Una trasmissione non riuscita non comporta automaticamente la messa in stato «Fuori Servizio» del Server Energia. Tale stato si applica quando il Server Energia non è effettivamente più in grado di svolgere le funzioni di archiviazione e/o trasmissione richieste.

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