In Polonia, per la registrazione delle transazioni commerciali è obbligatorio l’utilizzo di un registratore di cassa certificato. L’attuale generazione di registratori di cassa comprende i cosiddetti «registratori di cassa online» e i «registratori di cassa virtuali».
Registratori di cassa online
I registratori di cassa online (“kasy on-line”) sono denominati così perché trasmettono i dati delle transazioni per via elettronica (online) al sistema “Archivio centrale dei registratori di cassa” delle autorità fiscali polacche (Centralna Repozytorium Kas – CRK). Sono spesso forniti sotto forma di cosiddette “stampanti fiscali”. Tali dispositivi integrano tutte le funzioni richieste. Solo i registratori di cassa certificati possono emettere scontrini legalmente validi (scontrini fiscali).
In pratica, i sistemi di cassa basati su software utilizzano registratori di cassa certificati per registrare ed elaborare correttamente le transazioni. Il registratore di cassa (certificato) completa quindi il sistema di cassa.
Registratori di cassa virtuali
A partire dal 2020, i cosiddetti sistemi di registratori di cassa virtuali o registratori di cassa basati su software (kasy w formie oprogramowania) sono stati autorizzati in determinati settori come alternativa ai registratori di cassa online.
Tali sistemi, puramente software, devono anch’essi ottenere la certificazione da parte dell’Ufficio Centrale di Pesi e Misure (GUM – Główny Urząd Miar).
Settori selezionati
I seguenti settori e branche industriali sono autorizzati a utilizzare registratori di cassa virtuali per la registrazione delle transazioni.
- Servizi di trasporto passeggeri con autoveicoli, compresi i taxi,
- noleggio di autovetture con conducente,
- Servizi di trasloco,
- Servizi di trasporto passeggeri su strada con veicoli trainati da forza umana o animale,
- trasporto passeggeri (trasporto ferroviario, trasporto aereo, funivie, impianti di risalita, trasporto passeggeri via mare e nelle acque costiere, servizi di traghetto, navi da crociera, trasporto per vie navigabili interne, imbarcazioni da diporto, …),
- Servizi di ospitalità e servizi analoghi di alloggio (compresi campeggi e aree attrezzate per tende, ecc.),
- Servizi di ristorazione (comprese la preparazione e la somministrazione di bevande),
- Fornitura di combustibili solidi per impianti di riscaldamento,
- Servizi di autolavaggio e di pulizia,
- Consegna di merci e prestazione di servizi da parte di vigili del fuoco volontari e associazioni rurali femminili.
L’autorità fiscale amplia periodicamente l’elenco dei settori ammissibili per includervi nuove aree. Ad esempio, nell’aprile 2026 sono state aggiunte le seguenti attività, alle quali è consentito l’impiego di registratori di cassa virtuali:
- La fornitura di beni tramite distributori automatici che, in un sistema non presidiato, accettano pagamenti sotto forma di monete, banconote o altri mezzi di pagamento (non in contanti) ed erogano i beni,
- l’erogazione di servizi tramite dispositivi self-service, comprese le biglietterie automatiche, che, in un sistema non presidiato, accettano pagamenti sotto forma di monete, banconote o altri mezzi di pagamento (non in contanti),
- La fornitura elettronica di servizi di parcheggio per autovetture e altri veicoli, anche tramite un’applicazione mobile o un browser web.
Scenari offline
L’impiego di registratori di cassa certificati costituisce un requisito fondamentale della normativa polacca. Si pone pertanto la questione se sia possibile e consentito il funzionamento (temporaneo) dei registratori di cassa anche in assenza di tale componente, ad esempio in caso di malfunzionamenti, guasti, ecc.
Per quanto riguarda l’indisponibilità del registratore di cassa certificato, la legge polacca sul VAT stabilisce quanto segue:
Articolo 111, comma 3: «Se, per motivi indipendenti dalla volontà del contribuente, non è possibile registrare le vendite mediante un registratore di cassa, il contribuente è tenuto a registrare le vendite utilizzando un registratore di cassa sostitutivo. Qualora sia impossibile registrare le vendite utilizzando un registratore di cassa sostitutivo, il contribuente non deve effettuare la vendita».
Ciò significa che, in caso di guasto del registratore di cassa (in questo caso, del componente certificato, ad esempio la stampante fiscale), un’azienda può continuare a operare utilizzando un registratore di cassa sostitutivo. Tuttavia, non vi è alcun obbligo che preveda la disponibilità di un registratore di cassa sostitutivo. Inoltre, qualora non sia disponibile alcun registratore di cassa sostitutivo, il titolare dell’attività non deve effettuare alcuna vendita soggetta a registrazione.
Non è consentita una vendita senza «registro di cassa» – in cui viene emessa una ricevuta scritta a mano e successivamente inserita nel sistema.
Tale principio è confermato dall’articolo 111, paragrafo 3a, comma 1, che stabilisce l’obbligo di emettere e consegnare all’acquirente una ricevuta fiscale per ogni vendita.
Per tali motivi, la trasmissione in batch successiva non è consentita.
La ricevuta fiscale deve essere emessa al più tardi al momento del ricevimento del pagamento (e può essere generata solo da un «registratore di cassa fiscale»).
Nel 2022 è stata presentata un’interrogazione parlamentare al Ministro delle Finanze proprio su questo tema. Tale interrogazione è stata motivata da diffuse interruzioni di corrente causate da condizioni meteorologiche avverse, che hanno impedito ai registratori di cassa di registrare le vendite (https://sejm.gov.pl/sejm9.nsf/InterpelacjaTresc.xsp?key=CCHC3D).
La risposta del Ministero si limita a richiamare i requisiti vigenti e a evidenziare la possibilità che il Ministro delle Finanze disponga una sospensione temporanea e geograficamente limitata di tali obblighi, ad esempio in caso di calamità o altri eventi critici. Ad oggi non sono emerse ulteriori discussioni in merito a tale questione (https://bdpmilek.pl/brak-pradu-co-z-kasa-fiskalna/).
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