Nel 2019, la normativa danese in materia di IVA è stata estesa per includere i requisiti relativi ai cosiddetti «sistemi digitali di registrazione delle vendite».

Tali requisiti sono elencati di seguito (con riferimento ai paragrafi o alle sezioni pertinenti).

Sistemi digitali di registrazione delle vendite

§ 62 a. I sistemi digitali di registrazione delle vendite devono soddisfare i seguenti requisiti:

1. tutte le operazioni effettuate tramite i sistemi di registrazione delle vendite devono essere registrate (archiviate) nel registro elettronico del sistema. I dati relativi alle transazioni presenti nel registro elettronico devono essere firmati digitalmente con un certificato OCES danese rilasciato all’operatore commerciale, in modo che l’integrità dei dati nel registro elettronico possa essere verificata in occasione dei controlli.

2. La registrazione elettronica deve contenere le informazioni che devono figurare anche su una fattura semplificata o su una ricevuta rilasciata al cliente, cfr. sezione 63. Per ogni transazione, la registrazione elettronica deve inoltre contenere:

  a. L’ora di inizio dell’acquisto e quella di fine o interruzione.

  b. Un numero progressivo della transazione che deve essere univoco per il commerciante (per numero CVR).

  c. Il metodo di pagamento utilizzato / Il mezzo di pagamento utilizzato.

  d. Il numero di serie del sistema di registrazione digitale delle vendite.

3. Il sistema di registrazione delle vendite deve essere in grado di generare un file in formato SAF-T direttamente dal registro elettronico. L’Amministrazione fiscale sta preparando una guida in lingua danese sull’uso del formato SAF-T.

4. Il file esportato dal registro elettronico deve essere leggibile su supporti di memorizzazione accessibili al pubblico oppure deve poter essere trasmesso in formato digitale alle autorità su richiesta.

5. Il sistema di registrazione delle vendite deve essere in grado di generare un rapporto relativo al fatturato giornaliero che azzeri i contatori di vendita ecc. dopo la registrazione nel registro elettronico (rapporto Z).

6. Il sistema di registrazione delle vendite deve essere in grado di generare un rapporto contenente le vendite fino al momento della creazione, senza azzerare i contatori di vendita, ecc. (rapporto X).

7. I sistemi di pagamento elettronici (carte di pagamento, pagamenti tramite cellulare, ecc.) devono essere integrati al sistema di registrazione delle entrate in modo che i pagamenti effettuati tramite tali strumenti siano automaticamente acquisiti nel sistema di registrazione delle entrate digitali.

8. Il sistema di registrazione delle vendite deve essere in grado di registrare totali distinti per i mezzi di pagamento utilizzati, ovvero totali relativi ai pagamenti in contanti, con carta, tramite cellulare, ecc.

9. Deve essere presente un orologio integrato e la data deve essere impostata in base all’ora standard danese. Tutte le rettifiche relative all’indicazione dell’ora nel sistema devono essere registrate nel registro elettronico.

10. Deve essere implementata una funzione di stampa, ad esempio per la generazione di fatture semplificate o di scontrini fiscali, cfr. § 63, qualora l’esercente non possa trasmettere lo scontrino fiscale in formato digitale a un sistema preventivamente accettato dal cliente.

11. Su richiesta, deve essere possibile stampare uno scontrino che distingua chiaramente gli importi positivi da quelli negativi. Il requisito si considera soddisfatto anche se il sistema di registrazione delle vendite è in grado di inviare lo scontrino in formato digitale a un sistema che il cliente abbia preventivamente accettato.

12. I sistemi di registrazione delle vendite destinati all’uso da parte di più operatori devono essere in grado di registrare separatamente le transazioni e i totali per ciascun operatore, compresi il volume delle vendite e il tipo di metodo di pagamento.

13. Le registrazioni relative a corsi di formazione e simili, prive di fatturato, devono generare scontrini chiaramente contrassegnati, ad esempio, con la dicitura «non valido ai fini di verifica» o «formazione – non valido», e tali scontrini non devono essere confusi con quelli ordinari.

14. Qualora un’azienda riceva contanti, cfr. l’articolo 81, comma 1, della Legge sui pagamenti, il sistema di registrazione delle vendite deve essere dotato di:

  a. un cassetto portadenaro per la custodia del contante;

  b. La capacità di gestire il fondo cassa (scorte di monete e banconote).

Comma 2. Il sistema digitale di registrazione delle vendite non deve contenere alcuna funzione che consenta l’aggiunta, la modifica o la cancellazione di informazioni.

Paragrafo 3. Il sistema digitale di registrazione delle vendite non deve poter essere collegato o integrato con software o hardware che consentano l’aggiunta, la modifica o la cancellazione di informazioni nel registro elettronico.

§ 2 

Il regolamento di attuazione entrerà in vigore il 1° luglio 2021.

Requisiti importanti in dettaglio

Registrazione di tutte le «azioni» (punto 1.)

Oltre ai dati relativi alle transazioni di vendita («scontrini»), devono essere registrate tutte le azioni del «sistema di registrazione delle vendite» (registratore di cassa). Ciò significa che in Danimarca,

1. tutti i tipi di documento devono essere trasferiti al RetailForce system, se possibile, e
2. deve essere tenuto un registro tecnico che riporti gli eventi definiti. Informazioni generali al riguardo sono disponibili nell’articolo «Registro tecnico degli eventi»; quali eventi del registratore di cassa debbano essere registrati in Danimarca è descritto nell’articolo «Mappatura dei codici evento».

Registrazione dei pagamenti elettronici (punto 7.)

Tutti i mezzi di pagamento digitali, quali carte di pagamento, MobilePay, ecc., devono essere integrati al sistema di registrazione delle vendite in modo tale che i pagamenti effettuati con tali mezzi vengano automaticamente registrati nel sistema di registrazione digitale delle vendite.

I terminali per carte e pagamenti devono essere integrati con il registratore di cassa (il sistema di registrazione digitale delle vendite). L’ID di riferimento del pagamento deve essere trasferito dal terminal di pagamento al registratore di cassa.

Vendite online

Le vendite online devono essere registrate nel sistema di registrazione delle vendite allo stesso modo delle vendite effettuate tramite ordini in negozio. Ciò vale sia per le vendite tramite il proprio sito web sia per quelle effettuate tramite portali online quali «Just Eat», «Foodora», «OrderYo-Yo», ecc.

Nota bene:

• Se il pagamento viene effettuato direttamente all’azienda tramite pagamento online (ad es. MobilePay, carta di credito, ApplePay), il pagamento deve essere registrato automaticamente nel sistema di registrazione digitale delle vendite.
• Se il pagamento viene effettuato a favore di un intermediario (ad es. «JustEat», «Foodora», «OrderYoYo», ecc.), la transazione deve essere registrata nel sistema di registrazione digitale delle vendite con le stesse modalità di un pagamento in contanti. Ciò può essere implementato, ad esempio, tramite una Registration key nel sistema di registrazione delle vendite che indichi che il pagamento è stato effettuato tramite una terza parte, ad esempio «Just Eat», «Foodora», «OrderYoYo», ecc.

Conservazione dei dati

I dati devono essere disponibili per un periodo di almeno cinque anni a decorrere dalla chiusura dell’esercizio finanziario in questione.

Non sono definiti requisiti specifici di archiviazione, salvo l’obbligo di conservazione e accessibilità dei dati per almeno 5 anni.

Fonti

• Ordinanza che modifica l’Ordinanza sull’imposta sul valore aggiunto: https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2020/1507
• FAQ – Domande frequenti pubblicate il 15/11/2023 dall’Agenzia delle Entrate danese.

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