Aperçu de la fiscalisation en Pologne

En Pologne, l’utilisation d’une caisse enregistreuse certifiée est obligatoire pour l’enregistrement des transactions commerciales. La génération actuelle de caisses enregistreuses comprend ce que l’on appelle les « caisses enregistreuses en ligne » et les « caisses enregistreuses virtuelles ».

Caisses enregistreuses en ligne

Les caisses enregistreuses en ligne (« kasy on-line ») sont ainsi dénommées car elles transmettent les données des transactions par voie électronique (en ligne) au système « Répertoire central des caisses enregistreuses » des autorités fiscales polonaises (Centralna Repozytorium Kas – CRK). Elles sont souvent fournies sous la forme d’« imprimantes fiscales ». Ces appareils intègrent toutes les fonctions requises. Seules les caisses enregistreuses certifiées peuvent émettre des tickets de caisse juridiquement valables (tickets fiscaux).

Dans la pratique, les systèmes de caisse basés sur un logiciel utilisent des caisses enregistreuses certifiées pour enregistrer et traiter correctement les transactions. La caisse enregistreuse (certifiée) complète ainsi le système de caisse.

Caisses enregistreuses virtuelles

Depuis 2020, les systèmes de caisses enregistreuses virtuelles ou caisses enregistreuses logicielles (kasy w formie oprogramowania) sont autorisés dans certains secteurs en tant qu’alternative aux caisses enregistreuses en ligne.

Ces systèmes purement logiciels doivent, tout comme les caisses enregistreuses en ligne, être certifiés par l’Office central des poids et mesures (GUM – Główny Urząd Miar).

Secteurs concernés

Les secteurs et branches d'activité suivants sont autorisés à utiliser des caisses enregistreuses virtuelles pour enregistrer leurs transactions.

• Services de transport de passagers par véhicule à moteur, y compris les taxis,
• location de voitures avec chauffeur,
• Services de déménagement,
• Services de transport routier de voyageurs au moyen de véhicules tractés par la force humaine ou animale,
• Transport de voyageurs (transport ferroviaire, transport aérien, téléphériques, remontées mécaniques, transport maritime et dans les eaux côtières, services de ferry, navires de croisière, navigation intérieure, bateaux de plaisance, …),
• Services hôteliers et services similaires liés à l’hébergement (y compris les campings et les emplacements de tentes, etc.),
• Services fournis par les restaurants, les cafés et les services de restauration (y compris la préparation et le service de boissons),
• Vente de combustibles solides destinés au chauffage,
• Services de lavage et de nettoyage de véhicules,
• Livraison de marchandises et prestation de services par les pompiers volontaires et les associations de femmes rurales.

L’administration fiscale élargit régulièrement la liste des secteurs pour y inclure de nouveaux domaines. Par exemple, en avril 2026, les activités suivantes ont été ajoutées ; elles sont également autorisées à utiliser des caisses enregistreuses virtuelles :

• La fourniture de marchandises par le biais de distributeurs automatiques en libre-service qui, dans un système sans surveillance, acceptent les paiements sous forme de pièces, de billets ou d’autres moyens de paiement (sans espèces) et délivrent les marchandises,
• la prestation de services via des dispositifs en libre-service, y compris les distributeurs de billets, qui, dans un système sans surveillance, acceptent les paiements sous forme de pièces, de billets ou d’autres moyens de paiement (sans espèces),
• La fourniture électronique de services de stationnement pour les voitures et autres véhicules, y compris via une application mobile ou un navigateur web.

Scénarios hors ligne

L’emploi de caisses enregistreuses certifiées constitue un élément clé de la réglementation polonaise. Se pose alors la question de savoir si le fonctionnement (temporaire) des caisses enregistreuses demeure possible et autorisé même en l’absence de cet élément, par exemple en cas de dysfonctionnements, de pannes, etc.

En ce qui concerne l’indisponibilité de la caisse enregistreuse certifiée, la loi polonaise sur le VAT stipule ce qui suit :

Article 111, paragraphe 3 : « Si, pour des raisons indépendantes de la volonté du contribuable, les enregistrements des ventes ne peuvent être effectués à l’aide d’une caisse enregistreuse, le contribuable est tenu d’enregistrer les ventes à l’aide d’une caisse enregistreuse de remplacement. S’il est impossible d’enregistrer les ventes à l’aide d’une caisse enregistreuse de remplacement, le contribuable ne doit pas procéder à la vente. »

En conséquence, en cas de défaillance d’une caisse enregistreuse (plus précisément, du composant certifié, tel que l’imprimante fiscale), l’entreprise peut poursuivre son activité au moyen d’une caisse enregistreuse de remplacement. Toutefois, aucune obligation légale ne prescrit la disponibilité d’une telle caisse de remplacement. Par ailleurs, si aucune caisse de remplacement n’est disponible, l’exploitant ne doit effectuer aucune vente soumise à enregistrement.

Une vente sans « caisse enregistreuse » – dans le cadre de laquelle un ticket de caisse manuscrit est émis puis saisi dans le système – n’est pas autorisée.

Cette obligation est également confirmée par l’article 111, paragraphe 3a, alinéa 1, qui stipule qu’un ticket de caisse doit être émis pour chaque vente et remis à l’acheteur.

Pour ces raisons, la transmission groupée a posteriori n’est pas autorisée.

Un ticket de caisse fiscal doit être émis au plus tard lors de la réception du paiement (et celui-ci ne peut être généré que par une « caisse enregistreuse fiscale »).

En 2022, une question parlementaire a été posée au ministre des Finances portant précisément sur cette problématique. Elle faisait suite à des coupures de courant généralisées causées par des conditions météorologiques extrêmes, qui avaient empêché les caisses enregistreuses d’enregistrer les ventes (https://sejm.gov.pl/sejm9.nsf/InterpelacjaTresc.xsp?key=CCHC3D). 

La réponse du ministère se contente de rappeler les exigences en vigueur et d’évoquer la possibilité pour le ministre des Finances d’ordonner une suspension temporaire et géographiquement limitée de ces exigences, par exemple en cas de catastrophes ou d’autres incidents. À ce jour, cette question n’a pas fait l’objet d’autres discussions (https://bdpmilek.pl/brak-pradu-co-z-kasa-fiskalna/).

Cet article a été traduit automatiquement.