Resumen sobre la fiscalización en Polonia

En Polonia, es obligatorio utilizar una caja registradora certificada para registrar las transacciones comerciales. La generación actual de cajas registradoras incluye las denominadas «cajas registradoras en línea» y «cajas registradoras virtuales».

Cajas registradoras en línea

Las cajas registradoras en línea («kasy on-line») reciben este nombre porque transmiten los datos de las transacciones de forma electrónica (en línea) al sistema «Repositorio Central de Cajas Registradoras» de las autoridades fiscales polacas (Centralna Repozytorium Kas – CRK). A menudo se suministran en forma de las denominadas «impresoras fiscales». Estos dispositivos incorporan todas las funciones necesarias. Solo las cajas registradoras certificadas pueden emitir recibos legalmente válidos (recibos fiscales).

En la práctica, los sistemas de caja basados en software utilizan cajas registradoras certificadas para registrar y procesar las transacciones correctamente. La caja registradora (certificada) completa, por tanto, el sistema de caja.

Cajas registradoras virtuales

Desde 2020, los denominados sistemas de cajas registradoras virtuales o cajas registradoras basadas en software (kasy w formie oprogramowania) están permitidos en determinados sectores como alternativa a las cajas registradoras en línea.

Estas soluciones, basadas exclusivamente en software, deben someterse a un proceso de certificación por parte de la Oficina Central de Pesos y Medidas (GUM – Główny Urząd Miar), al igual que las cajas registradoras en línea.

Sectores seleccionados

Los siguientes sectores e industrias están autorizados a utilizar cajas registradoras virtuales para registrar transacciones.

• Servicios de transporte de pasajeros en vehículo a motor, incluidos los taxis,
• Alquiler de vehículos con conductor,
• Servicios de mudanzas,
• Servicios de transporte de pasajeros por carretera mediante vehículos tirados por fuerza humana o animal,
• Transporte de pasajeros (transporte ferroviario, transporte aéreo, teleféricos, remontes, transporte marítimo de pasajeros y en aguas costeras, servicios de transbordador, cruceros, transporte por vías navegables interiores, embarcaciones de recreo, …),
• Servicios hoteleros y servicios afines de alojamiento (incluidos campings y áreas de acampada, etc.),
• Servicios prestados por restaurantes, bares y servicios de catering (incluida la preparación y el servicio de bebidas),
• Venta de combustibles sólidos para sistemas de calefacción,
• Servicios de lavado y limpieza de vehículos,
• Entrega de mercancías y prestación de servicios por parte de cuerpos de bomberos voluntarios y asociaciones de mujeres rurales.

La autoridad fiscal amplía periódicamente la lista de sectores para incluir nuevas áreas. Por ejemplo, en abril de 2026 se añadieron los siguientes, a los que también se les permite utilizar cajas registradoras virtuales:

• El suministro de productos mediante máquinas expendedoras que, en un sistema sin personal, aceptan pagos en forma de monedas, billetes u otros medios de pago (no en efectivo) y dispensan los productos,
• La prestación de servicios mediante dispositivos de autoservicio, incluidas las máquinas expendedoras de billetes, que, en un sistema sin personal, aceptan pagos en forma de monedas, billetes u otros medios de pago (no en efectivo),
• La prestación electrónica de servicios de aparcamiento para turismos y otros vehículos, incluso a través de una aplicación móvil o un navegador web.

Situaciones sin conexión

El empleo de registradoras fiscales certificadas constituye un requisito esencial de la normativa polaca. Se plantea, por tanto, la cuestión de si resulta factible y lícito operar (de forma temporal) sin dicho componente, por ejemplo, en caso de fallos, averías u otras incidencias técnicas.

En lo que respecta a la indisponibilidad de la caja registradora certificada, la Ley polaca del VAT establece lo siguiente:

Artículo 111, apartado 3: «Si, por razones ajenas a la voluntad del contribuyente, no es posible llevar el registro de ventas mediante una caja registradora, el contribuyente está obligado a registrar las ventas utilizando una caja registradora de sustitución. Si resulta imposible registrar las ventas mediante una caja registradora de sustitución, el contribuyente no deberá realizar la venta».

Esto significa que, en caso de fallo del dispositivo (en este caso, del componente certificado, p. ej., la impresora fiscal), la organización puede seguir operando mediante una caja registradora de sustitución. No obstante, no existe un requisito normativo que obligue a disponer de una caja registradora de sustitución. Además, si no se cuenta con dicho dispositivo de respaldo, el empresario no debe realizar ninguna venta sujeta a registro.

No se permite realizar una venta sin «caja registradora» —emitiendo un recibo manuscrito que se introduzca posteriormente en el sistema—.

Así lo respalda también el artículo 111, apartado 3a, párrafo 1, que establece que debe emitirse un recibo fiscal por cada venta y entregarse al comprador.

Por estos motivos, no se permite la transmisión posterior por lotes.

La emisión del recibo fiscal debe realizarse a más tardar en el momento de la recepción del pago (y este solo puede generarse mediante una «caja registradora fiscal»).

En 2022 se formuló una pregunta parlamentaria al Ministro de Hacienda en la que se abordaba precisamente esta cuestión. Dicha pregunta se planteó a raíz de los cortes generalizados de suministro eléctrico provocados por condiciones meteorológicas adversas, lo que impidió que los equipos de facturación pudieran registrar las ventas (https://sejm.gov.pl/sejm9.nsf/InterpelacjaTresc.xsp?key=CCHC3D). 

La respuesta del Ministerio se limita a hacer referencia a los requisitos vigentes y a la posibilidad de que el ministro de Hacienda ordene una suspensión temporal y geográficamente limitada de dichos requisitos, por ejemplo, en caso de catástrofes u otros incidentes. Hasta la fecha, no se ha producido ningún debate adicional sobre esta cuestión (https://bdpmilek.pl/brak-pradu-co-z-kasa-fiskalna/).

Este artículo ha sido traducido automáticamente.