Το 2019, ο δανικός κανονισμός για τον Vat επεκτάθηκε ώστε να περιλαμβάνει απαιτήσεις για τα λεγόμενα «ψηφιακά συστήματα καταγραφής πωλήσεων».

Οι απαιτήσεις αυτές παρατίθενται παρακάτω (με παραπομπή στις σχετικές παραγράφους ή ενότητες).

Ψηφιακά συστήματα καταγραφής πωλήσεων

§ 62 α. Τα ψηφιακά συστήματα καταγραφής πωλήσεων πρέπει να πληρούν τις ακόλουθες απαιτήσεις:

1. όλες οι ενέργειες που πραγματοποιούνται μέσω των συστημάτων καταγραφής πωλήσεων πρέπει να καταγράφονται (να αποθηκεύονται) στο ηλεκτρονικό ημερολόγιο του συστήματος. Τα δεδομένα των συναλλαγών στο ηλεκτρονικό ημερολόγιο πρέπει να φέρουν ψηφιακή υπογραφή με δανικό πιστοποιητικό OCES που έχει εκδοθεί στον έμπορο, ώστε να είναι δυνατή η επαλήθευση της ακεραιότητας των δεδομένων στο ηλεκτρονικό ημερολόγιο στο πλαίσιο του ελέγχου.

2. το ηλεκτρονικό αρχείο πρέπει να περιέχει τις πληροφορίες που πρέπει επίσης να περιλαμβάνονται σε ένα απλοποιημένο τιμολόγιο ή απόδειξη προς τον πελάτη, βλ. τμήμα 63. για κάθε συναλλαγή, το ηλεκτρονικό αρχείο πρέπει επίσης να περιέχει:

  α. Την ώρα έναρξης της αγοράς και της λήξης/διακοπής της.

  β. Έναν αύξοντα αριθμό συναλλαγής που πρέπει να είναι μοναδικός για τον έμπορο (ανά αριθμό CVR).

  γ. Τον τρόπο πληρωμής που χρησιμοποιήθηκε / Τα μέσα πληρωμής που χρησιμοποιήθηκαν.

  δ. Τον σειριακό αριθμό του ψηφιακού συστήματος καταγραφής πωλήσεων.

3. Το σύστημα καταγραφής πωλήσεων πρέπει να είναι σε θέση να δημιουργεί αρχείο σε μορφή SAF-T απευθείας από το ηλεκτρονικό ημερολόγιο. Η Φορολογική Διοίκηση εκπονεί έναν δανικό οδηγό σχετικά με τη χρήση της μορφής SAF-T.

4. Το αρχείο από το ηλεκτρονικό ημερολόγιο πρέπει να είναι αναγνώσιμο σε ηλεκτρονικά μέσα προσβάσιμα στο κοινό ή, διαφορετικά, να μπορεί να διαβιβαστεί ψηφιακά στις αρχές κατόπιν αιτήματος.

5. Το σύστημα καταγραφής πωλήσεων πρέπει να είναι σε θέση να δημιουργεί αναφορά με τον ημερήσιο κύκλο εργασιών, η οποία μηδενίζει τους μετρητές πωλήσεων κ.λπ. μετά την καταχώριση στο ηλεκτρονικό ημερολόγιο (αναφορά Z).

6. Το σύστημα καταγραφής πωλήσεων πρέπει να είναι σε θέση να δημιουργεί αναφορά με τις πωλήσεις μέχρι τη δημιουργία της, χωρίς να μηδενίζονται οι μετρητές πωλήσεων κ.λπ. (αναφορά X).

7. Τα ψηφιακά μέσα πληρωμής, όπως οι κάρτες πληρωμής, οι πληρωμές μέσω κινητού τηλεφώνου κ.λπ., πρέπει να είναι συνδεδεμένα με το σύστημα καταγραφής εσόδων κατά τρόπο ώστε η πληρωμή με ψηφιακά μέσα πληρωμής να καταγράφεται αυτόματα στο ψηφιακό σύστημα καταγραφής εσόδων.

8. Το σύστημα καταχώρισης πωλήσεων πρέπει να είναι σε θέση να καταχωρεί ξεχωριστά σύνολα για τα χρησιμοποιούμενα μέσα πληρωμής, δηλαδή σύνολα για πληρωμές με μετρητά, πληρωμές με κάρτα, πληρωμές μέσω κινητού τηλεφώνου κ.λπ.

9. Πρέπει να υπάρχει ενσωματωμένο ρολόι και ημερομηνία ρυθμισμένα σύμφωνα με την Πρότυπη Ώρα της Δανίας. Όλες οι προσαρμογές στην ένδειξη της ώρας στο σύστημα πρέπει να καταχωρίζονται στο ηλεκτρονικό ημερολόγιο.

10. Πρέπει να έχει οριστεί λειτουργία εκτύπωσης, π.χ. για την εκτύπωση απλουστευμένων τιμολογίων ή αποδείξεων ταμείου, βλ. § 63, εφόσον ο έμπορος δεν μπορεί να αποστείλει την απόδειξη ταμείου ψηφιακά σε σύστημα το οποίο ο πελάτης έχει αποδεχθεί εκ των προτέρων.

11. Κατόπιν αιτήματος, πρέπει να είναι δυνατή η εκτύπωση απόδειξης που διακρίνει σαφώς τα θετικά από τα αρνητικά ποσά. Η απαίτηση θεωρείται επίσης ότι πληρούται εάν το σύστημα καταγραφής πωλήσεων μπορεί να αποστείλει την απόδειξη ψηφιακά σε σύστημα το οποίο ο πελάτης έχει αποδεχθεί εκ των προτέρων.

12. Τα συστήματα καταγραφής πωλήσεων που προορίζονται για χρήση από πολλούς πωλητές πρέπει να είναι σε θέση να καταγράφουν τις συναλλαγές και τα σύνολα για κάθε πωλητή ξεχωριστά, συμπεριλαμβανομένου του όγκου των πωλήσεων και του είδους της μεθόδου πληρωμής.

13. Οι καταχωρίσεις που αφορούν εκπαίδευση και παρόμοιες δραστηριότητες χωρίς κύκλο εργασιών πρέπει να οδηγούν στην έκδοση αποδείξεων μετρητών στις οποίες αναγράφεται σαφώς, π.χ., «μη έγκυρη για έλεγχο» ή «εκπαίδευση – μη έγκυρη», και οι εν λόγω αποδείξεις δεν πρέπει να συγχέονται με τις κανονικές αποδείξεις.

14. Εάν μια επιχείρηση λαμβάνει μετρητά, βλ. άρθρο 81, παράγραφος 1 του Νόμου περί Πληρωμών, το σύστημα καταγραφής πωλήσεων πρέπει να είναι εξοπλισμένο με:

  α. Ταμείο για την αποθήκευση μετρητών.

  β. Δυνατότητα αποθήκευσης/διαχείρισης ρέστα (απόθεμα κερμάτων και τραπεζογραμματίων).

Παράγραφος 2. Το ψηφιακό σύστημα καταγραφής πωλήσεων δεν πρέπει να περιλαμβάνει λειτουργίες που επιτρέπουν την προσθήκη, την επεξεργασία ή τη διαγραφή πληροφοριών.

Παράγραφος 3. Το ψηφιακό σύστημα καταγραφής πωλήσεων δεν πρέπει να μπορεί να συνδεθεί ή να ενσωματωθεί με λογισμικό ή υλικό που επιτρέπει την προσθήκη, την επεξεργασία ή τη διαγραφή πληροφοριών στο ηλεκτρονικό ημερολόγιο.

§ 2 

Ο εκτελεστικός κανονισμός τίθεται σε ισχύ την 1η Ιουλίου 2021.

Σημαντικές απαιτήσεις αναλυτικά

Καταγραφή όλων των «ενεργειών» (σημείο 1.)

Εκτός από τα δεδομένα σχετικά με τις συναλλαγές πωλήσεων («αποδείξεις»), πρέπει να καταγράφονται όλες οι ενέργειες του «συστήματος καταγραφής πωλήσεων» (ταμειακή μηχανή). Αυτό σημαίνει ότι στη Δανία,

1. όλοι οι τύποι εγγράφων πρέπει να μεταφέρονται στο RetailForce system, εφόσον είναι δυνατόν, και
2. πρέπει να τηρείται τεχνικό ημερολόγιο στο οποίο καταγράφονται καθορισμένα συμβάντα. Γενικές πληροφορίες σχετικά με αυτό μπορείτε να βρείτε στο άρθρο «Τεχνικό ημερολόγιο συμβάντων»· τα συμβάντα του ταμειακού μηχανήματος που πρέπει να καταγράφονται στη Δανία περιγράφονται στο άρθρο «Αντιστοίχιση κωδικών συμβάντων».

Καταγραφή ηλεκτρονικών πληρωμών (σημείο 7.)

Όλα τα ψηφιακά μέσα πληρωμής, όπως κάρτες πληρωμής, MobilePay κ.λπ., πρέπει να είναι συνδεδεμένα με το σύστημα καταγραφής πωλήσεων κατά τέτοιο τρόπο ώστε η πληρωμή με ψηφιακά μέσα πληρωμής να καταγράφεται αυτόματα στο ψηφιακό σύστημα καταγραφής πωλήσεων.

Τα terminals καρτών και πληρωμών πρέπει να είναι ενσωματωμένα στο ταμείο (το ψηφιακό σύστημα καταγραφής πωλήσεων). Το ID της πληρωμής πρέπει να μεταφέρεται από το terminal πληρωμών στο ταμείο.

Διαδικτυακές πωλήσεις

Οι διαδικτυακές πωλήσεις πρέπει να καταχωρίζονται/καταγράφονται στο σύστημα καταγραφής πωλήσεων με τον ίδιο τρόπο όπως οι πωλήσεις που πραγματοποιούνται μέσω παραγγελιών στο κατάστημα. Αυτό ισχύει για τις πωλήσεις μέσω της δικής σας ιστοσελίδας και για τις πωλήσεις μέσω διαδικτυακών πλατφορμών όπως «Just Eat», «Foodora», «OrderYo-Yo» κ.λπ.

Σημείωση:

• Εάν η πληρωμή πραγματοποιείται απευθείας στην εταιρεία μέσω ηλεκτρονικής πληρωμής (π.χ. MobilePay, πιστωτική κάρτα, ApplePay), η πληρωμή πρέπει να καταχωρίζεται αυτόματα στο ψηφιακό σύστημα καταγραφής πωλήσεων.
• Εάν η πληρωμή πραγματοποιείται σε τρίτο μέρος σε σχέση με την παραγγελία (π.χ. «JustEat», «Foodora», «OrderYoYo» κ.λπ.), η πληρωμή πρέπει να καταχωρίζεται στο ψηφιακό σύστημα καταχώρισης πωλήσεων με τον ίδιο τρόπο όπως μια πληρωμή σε μετρητά. Αυτό μπορεί να γίνει, για παράδειγμα, με ένα κωδικό στο σύστημα καταχώρισης πωλήσεων που υποδεικνύει ότι η πληρωμή πραγματοποιήθηκε μέσω τρίτου, π.χ. «Just Eat», «Foodora», «OrderYoYo» κ.λπ.

Διατήρηση δεδομένων

Τα δεδομένα πρέπει να παραμένουν διαθέσιμα για περίοδο τουλάχιστον πέντε ετών από το τέλος του σχετικού οικονομικού έτους.

Δεν υπάρχει συγκεκριμένη απαίτηση για τη διατήρηση των δεδομένων, εκτός από το ότι τα δεδομένα πρέπει να αποθηκεύονται και να είναι προσβάσιμα για τουλάχιστον 5 έτη.

Πηγές

• Διάταγμα για την τροποποίηση του Διατάγματος περί Φόρου Προστιθέμενης Αξίας: https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2020/1507
• Συχνές ερωτήσεις (FAQ) που δημοσιεύθηκαν στις 15/11/2023 από τη Δανική Φορολογική Υπηρεσία.

Αυτό το άρθρο μεταφράστηκε αυτόματα.