Überblick Fiskalisierung Polen

In Polen muss eine zertifizierte Registrierkasse für die Aufzeichnung von Geschäftstransaktionen verwendet werden. Die aktuelle Generation von Registrierkassen umfasst die s.g. "Online Registrierkassen" sowie "Virtuelle Registrierkassen".

Online Registrierkassen

Online Registrierkassen ("kasy on-line") werden so bezeichnet, da sie die Daten einer Transaktion auf telematischem Wege (online) an das "zentrale Kassenregister"-System der polnischen Finanzverwaltung (Centralna Repozytorium Kas - CRK) übermitteln. Sie werden häufig in Form von s.g. "Fiskaldruckern" angeboten. Diese Geräte umfassen sämtliche vorgeschriebenen Funktionen. Nur zertifizierte Registrierkassen können rechtsgültige Belege (Fiskalbelege) ausstellen.

In der Praxis verwenden Software-Kassensysteme zertifizierten Registrierkassen um Transaktionen ordnungsgemäß aufzuzeichnen und zu verarbeiten. Die (zertifizierte) Registrierkasse komplettiert somit die das Kassensystem.

Virtuelle Registrierkassen

Seit 2020 können in manchen Branchen s.g. Virtuelle Kassensysteme oder auch software-basierende Registrierkassen (kasy w formie oprogramowania) alternativ zu Online Registrierkassen verwendet werden.

Virtuelle Kassen sind reine Software-Systeme welche aber, so wie auch Online-Registrierkassen, eine Zertifizierung durch das Hauptamt für Messwesen (GUM - Główny Urząd Miar) durchlaufen müssen.

Ausgewählte Branchen

Die Folgenden Bereiche und Branchen dürfen virtuelle Registrierkassen zur Aufzeichnung von Transaktionen verwenden.

• Personenbeförderungsdienste mit Kraftfahrzeugen, einschließlich Taxis,
• Autovermietung mit Fahrer,
• Umzugsdienste,
• Personenbeförderungsdienste auf der Straße mit Fahrzeugen, die durch Muskelkraft oder von Tieren gezogen werden,
• Personenbeförderung (Schienenverkehr, Luftverkehr, Seilbahnen, Skilifte, Personenbeförderung auf See und in Küstengewässern, Fährverkehr, Kreuzfahrtschiffe, Binnenschifffahrt, Freizeitboote, …),
• Hoteldienstleistungen und ähnliche Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Beherbergung (einschließlich Campingplätze und Zeltplätze usw.),
• Dienstleistungen von Restaurants, Gaststätten und Catering-Diensten (einschließlich der Zubereitung und des Ausschanks von Getränken),
• Verkauf von festen Brennstoffen zu Heizzwecken,
• Autowasch- und Reinigungsdienstleistungen,
• Lieferung von Waren und Erbringung von Dienstleistungen durch freiwillige Feuerwehren und ländliche Frauenvereine.

Die Steuerbehörde erweitert die Branchen-Liste immer wieder um neue Bereiche. So wurden z.B. im April 2026 folgende hinzugefügt, welche ebenfalls Virtuelle Kassen verwenden dürfen:

• Lieferung von Waren mithilfe von kundenbedienten Automaten, die in einem unbeaufsichtigten System Zahlungen in Form von Münzen, Banknoten oder anderen (bargeldlosen) Zahlungsmitteln entgegennehmen und die Waren ausgeben,
• Erbringung von Dienstleistungen mithilfe von kundenbedienten Geräten, einschließlich Fahrkartenautomaten, die in einem unbeaufsichtigten System Zahlungen in Form von Münzen, Banknoten oder anderen (bargeldlosen) Zahlungsmitteln entgegennehmen,
• die elektronische Bereitstellung von Parkdienstleistungen für PKWs und andere Fahrzeuge, unter anderem über eine mobile App oder einen Webbrowser.

Offline Szenarien

Die Verwendung von zertifizierten Registrierkassen ist zentraler Bestandteil der polnischen Vorschriften. Es stellt sich die Frage, ob ein (zeitliche begrenzter) Kassierbetrieb auch ohne diese Komponente, etwa bei Defekten, Ausfall, etc. möglich uns erlaubt ist.

Hinsichtlich der Nichtverfügbarkeit der zertifizierten Registrierkasse schreibt das polnischen MwSt.-Gesetz folgendes:

Art. 111, Abs 3: „Können aus Gründen, die der Steuerpflichtige nicht zu vertreten hat, keine Verkaufsaufzeichnungen mit Registrierkassen geführt werden, ist er verpflichtet, die Verkäufe mit einer Ersatzkasse zu erfassen. Ist die Erfassung der Verkäufe mit einer Ersatzkasse unmöglich, darf der Steuerpflichtige den Verkauf nicht tätigen.“

Dies bedeutet, dass ein Unternehmen im Falle eines Ausfalls der Registrierkasse (in diesem Fall der zertifizierten Komponente, also z.B. der Fiskaldrucker) auf einer Ersatzkasse weiterarbeiten darf. Eine Vorschrift, dass eine Ersatzkasse vorhanden sein muss besteht allerdings nicht. Weiters, ist keine Ersatzkasse verfügbar, das der Unternehmer keine aufzeichnungspflichtigen Verkäufe tätigen.

Ein Verkauf ohne „Registrierkasse“, etwas in dem ein handschriftlicher Quittungsbeleges ausgestellt und dieser später nacherfasst wird, ist nicht erlaubt.

Dies ist auch durch Art. 111, Abs. 3a Nr. 1 gestützt, welcher vorschreibe, dass für jeden Verkauf ein fiskalischer Beleg ausgestellt und dem Käufer übergeben werden muss.

Aus diesen Gründen ist eine spätere Batch-Übermittlung ausgeschlossen.

Spätestens bei Erhalt der Zahlung ist ein Fiskalbeleg auszustellen (und dieser kann ausschließlich durch eine „Fiskalkasse“ erzeugt werden).

2022 wurde eine parlamentarische Anfrage an den Finanzminister gestellt, welche genau dieses Thema behandelt. Der Auslöser waren durch Unwetter ausgelöste flächendeckende Stromausfälle, welche zur Folge hatten, dass Registrierkassen keine Verkäufe aufzeichnen konnten (https://sejm.gov.pl/sejm9.nsf/InterpelacjaTresc.xsp?key=CCHC3D). 

Die Antwort des Ministeriums verweist lediglich auf die bestehenden Anforderungen sowie auf die Möglichkeit, dass der Finanzminister eine zeitlich und räumlich beschränkte Aussetzung der Anforderungen, etwa bei Katastrophen oder anderen Ereignissen, anordnen kann. Eine weitere Behandlung dieses Themas zu einem späteren Zeitpunkt blieb bis dato aus (https://bdpmilek.pl/brak-pradu-co-z-kasa-fiskalna/).