Anlage Organisationsstruktur RetailForce Cloud – RetailForce Software GmbH

Die RetailForce Cloud ermöglicht die zentrale Verwaltung der RetailForce Produkte und Services wie etwa der Fiskal Middleware sowie der in manchen Ländern notwendigen Fiskal-Hardware (z.B. der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung - TSE - in Deutschland), sowie die Archivierungslösungen der RetailForce, die Produkte rund um Digitaler Kassenbelege u.a.

Nach Anmeldung in der RetailForce Cloud, muss zunächst eine Organisationsstruktur angelegt werden, um später Kassen bzw. Fiskal Clients zuordnen zu können. Dazu wird zumindest eine Organisation benötigt. Als Organisation wird ein Unternehmen verstanden, welches (Registrier-)Kassen betreibt. Auch die Anlage von komplexeren Strukturen ist möglich.

Die Anlage der Organisationsstruktur kann entweder manuell - wie in diesem Artikel beschrieben - oder per CSV-Upload erfolgen.

Entitäten

Eine allgemeine Beschreibung der Entitäten finden Sie im Artikel "Datenstruktur der Stammdaten in der Cloud"

Folgende Entitäten stehen zur Verfügung:

Organisation - kassenbetreibendes Unternehmen, oder übergeordnetes Unternehmen, falls Mutter-Tochter-Beziehungen abgebildet werden sollen, in diesem Fall ist das kassenbetreibende Unternehmen die Entität...
Company - kassenbetreibendes Unternehmen, Anlage nur notwendig, sofern Mutter-Tochter-Beziehungen zw. "Organisation" und "Company" abgebildet werden sollen.
Store - Filiale oder Geschäftsniederlassung, muss einer bestimmten "Organisation" oder "Company" zugeordnet werden.

Kassen können jeder der oben genannten Entitäten direkt zugeordnet werden.

Neue Organisation

Um eine neue Organisation anzulegen, wählen sie nach der Anmeldung im Hauptmenü (links) "Organisation" und anschließend im rechten Kontext-Menü "+ New Organisation".

Im Formularfeld zur Organisationsanlage muss zunächst der Distributor ausgewählt werden. Sollten sie als Kassensystemhersteller oder Vertriebspartner die Organisation für ihre Kunden anlegen, wählen sie in der Drop-Down Liste ihr Unternehmen aus. Als Kunde wählen sie ihren Kassensystemhersteller.

Beschreibung der Formularfelder:

Feld	Typ	Beschreibung
Caption	M	offizielle Unternehmensbezeichnung lt. Firmenbuch.
Caption 2	O	Markenbezeichnung, wenn diese z.B. von der offiziellen Firmenbezeichnung abweicht.
Distributor	M	Auswahl des übergeordneten Distributors.
Description	O	Beschreibung
Fiscal year start month	M*	Auswahl, mit welchem Monat das Wirtschaftsjahr des Unternehmens beginnt. Länderinformation: Frankreich: Monat, in welchem das Wirtschaftsjahr des Unternehmens beginnt, muss angegeben werden. Dänemark: Monat, in welchem das Wirtschaftsjahr des Unternehmens beginnt, muss angegeben werden.
Legal Form	M*	Rechtsform des Unternehmens Länderinformation: Frankreich: Rechtsform des Unternehmens, muss angegeben werden.
Share capital	M*	Stammkapital Länderinformation: Frankreich: Stammkapital des Unternehmens, muss angegeben werden.
Fiscal country	M	Auswahl des Fiskallandes
Primary contact	O	Ansprechperson, im Idealfall sollte dies eine zeichnungsberechtigte Person sein.
Technical contact	O	technische Kontaktperson, auch im Falle von Supportanfragen.
Configuration	M	über definierte "Configurations" werden die Fiskal Client zentral konfiguriert. Hier können bestimmten Konfigurationen der jeweiligen Organisationseinheit zugeordnet werden. Hinweis: um ein Konfigurationsobjekt zuordnen zu können, muss zunächst eines erstellt werden.
New Configuration	O	Über diese Auswahl kann ein bestehendes Konfigurationsobjekt durch ein neues ausgetauscht werden.
New valid from	O	definiert das Gültigkeitsdatum eines neuen Konfigurationsobjekts (siehe "New Configuration")
Company identification (+ Add identification)	M	Unternehmens-ID, zur eindeutigen Identifizierung des Unternehmens / der Organisation. Die Company Identification (Unternehmensidentifikation) dient in erster Linie zur Herstellung der Cloud-Aktivierung des Fiskal Clients (PUT /api/v1/management/clients/byCloud), manche sind jedoch Pflichtangaben. Achtung: bestimmte Unternehmensidentifikatoren müssen in manchen Ländern verpflichtend angegeben werden. Eine Matrix, welches Kennzeichen in welchem Land verwendet werden kann, bzw. muss, finden Sie im Artikel: Unternehmenskennzeichen. Hinweis: Wenn eine Organisation zu Testzwecken angelegt und das Umsatzsteuerkennzeichen (VAT-ID) verwendet werden soll, tragen Sie bitte TEST_ als Präfix ein. Dies deaktiviert die Validierung der Umsatzsteuer-ID.
Street	M	offizielle Firmenanschrift / Unternehmensadresse - Straße
Street number	M	offizielle Firmenanschrift / Unternehmensadresse - Hausnummer
Zip Code	M	offizielle Firmenanschrift / Unternehmensadresse - Postleitzahl (PLZ)
City	M	offizielle Firmenanschrift / Unternehmensadresse - Ort/Stadt
Country	M	Land

Legende:

M ... Pflichtangabe (für alle Fiskalländer)
M* ... erforderlich in bestimmten Ländern, oder unter bestimmten Voraussetzungen (Details, siehe Beschreibung)
O ... optional (kann eingetragen werden)

Nachdem alle Formularfelder befüllt wurden, kann die Eingabe mit "Create" (Kontext-Menü, rechts) gespeichert werden.

Neue Company

Sofern eine mehrstufige Struktur abgebildet werden soll, kann nun mit der Anlage einer neuen Company weitergemacht werden.

Die Anlage einer neuen Company funktioniert auf gleiche Art und Weise, wie die Anlage der Company, mit einer Ausnahme: im obigen Bereich des Formulars muss die übergeordnete Organisation ausgewählt werden.

Zusätzliche Formularfelder:

Feld	Typ	Beschreibung
Company Number	M	Vergabe einer beliebigen Nummer zur Company (zur Tochterfirma).
Organisation	M	Auswahl der übergeordneten Organisation.

Legende:

M ... Pflichtangabe (für alle Fiskalländer)
M* ... erforderlich in bestimmten Ländern, oder unter bestimmten Voraussetzungen (Details, siehe Beschreibung)
O ... optional (kann eingetragen werden)

Neuer Store

Unterhalb von Organisationen oder Companies müssen noch Filialen/Niederlassungen/Standorte ("Stores") angelegt werden. Auch bei Unternehmen mit nur einem einzigen Standorte, muss zumindest ein Store angelegt werden, um anschließend Kassen dem Standort zuordnen zu können.

Zur Anlage klicken sie im linken Hauptmenü auf "Stores" und anschließend auf "All Stores". Das Eingabeformular zur Anlage öffnet sich nach Klick auf "+ New Store" im rechten Kontextmenü.

Auch bei der Anlage der Filiale muss die übergeordnete Organisation, oder Company ausgewählt werden. Ansonsten erfolgt die Eingabe äquivalent zu Organisation oder Company.

Durch die Integration des spanischen TicketBAI Systems wurde ein Feld auf Store-Ebene hinzugefügt: "Fiscal region". Dieses Feld steuert die Ausleitung der Fiskaldaten an die entsprechende regionale Finanzverwaltung (Haciendas) Araba, Bizkaia oder Gipuzkoa. Wird das TicketBAI-System auf das restliche Staatsgebiet ausgeweitet, kommen weitere zwei Haciendas dazu.

Länderinformation:

Spanien: Bei Anlage eines neuen Stores in Spanien, muss die Fiskal-Region eingetragen werden. Derzeit: Araba, Bizkaia oder Gipuzkoa.
Dänemark: Die Adresse des jeweiligen Stores wird als "location"-Informationen in die SAF-T Datei übernommen.

Zusätzliche Formularfelder:

Feld	Typ	Beschreibung
Store number	M	Filialnummer Hinweis: wird im Zuge der Inbetriebnahme benötigt (PUT /api/v1/management/clients/byCloud) Länderinformation: Frankreich: die Filialnummer in Frankreich muss 5-stellig sein und entspricht den letzten 5 Stellen der SIRET!
Fiscal region	M*	Definition der Fiskal-Region. Länderinformation: Spanien: Da die Integration des TicketBAI-Systems von Region zu Region unterschiedlich ist, muss in Spanien die Fiskalregion definiert werden (Araba, Bizkaia, Gipuzkoa).
Telephone	O	Telefonnummer der Filiale / des Standortes
Fax	O	Fax-Nummer der Filiale / des Standortes
Email	O	E-Mail Adresse der Filiale / des Standortes

Legende:

M ... Pflichtangabe (für alle Fiskalländer)
M (XX) ... Pflichtangabe in einem bestimmten Fiskalland
O ... optional (kann eingetragen werden)

Neues Terminal

Nach der Anlage eines Standortes/einer Filiale (Store) können innerhalb des Stores ein neues Terminal (welches eine einzelne Kasse repräsentiert) angelegt werden.

Um ein Terminal anzulegen, wählen Sie zunächst den Store, unter welchem das Terminal angelegt werden soll (Stores > All Stores > [betreffender Store]). Anschließend können Sie im Action-Menü (rechts) mit "+New Terminal" ein neues Terminal erstellen.

Beschreibung der Formularfelder:

Feld	Typ	Beschreibung
Terminal number	M	frei wählbare Kassen-Nummer (alphanumerisch) Hinweis: wird im Zuge der Inbetriebnahme benötigt (PUT /api/v1/management/clients/byCloud)
Caption	M	frei wählbare Bezeichnung der Kasse / des Terminals. Die Bezeichnung darf nicht länger als 50 Zeichen sein.
Is Test	M*	wenn aktiviert: Markierung dass es sich um eine Test-Kasse / ein Test Terminal handelt - Verwendung NUR BEI TEST-SYSTEMEN!!! Achtung: Sobald das Terminal aktiviert wurde, ist diese Einstellung nicht mehr veränderbar!
Configuration	O	abweichend von den Einstellungen in den obigen Hierarchie-Elementen (Organisation, Company, Store) kann hier ein eigenes Konfigurationselement für das entsprechende Terminal eingestellt werden. Hinweis: Einstellungen auf Ebene Terminal überschreiben jene auf höheren Hierarchie-Ebenen.

Legende:

M ... Pflichtangabe (für alle Fiskalländer)
M* ... erforderlich in bestimmten Ländern, oder unter bestimmten Voraussetzungen (Details, siehe Beschreibung)
O ... optional (kann eingetragen werden)

Der Button "Create" im rechten Action-Menü erzeugt das Terminal.

Achtung: Die Terminal number muss mit jener übereinstimmen, welche bei der Client-Inbetriebnahme (PUT /api/v1/management/clients/byCloud) angegeben wird!

Hinweis: Nachdem ein Terminal angelegt wurde, werden sämtliche Angaben, inkl. Eingaben auf Unternehmens-, bzw. Filial-Ebene (Organisation, Company, Store), Konfiguration und Lizenzierung überprüft, ob diese den formalen Anforderungen hinsichtlich Validität und Anforderungen in bestimmten Ländern entsprechen. Diese werden als Validierungs-Status des Terminals im oberen Bereich der Seite ausgegeben. Treten Validierungsfehler auf, so müssen diese korrigiert werden, bevor die Aktivierung des Clients (der Kasse) erfolgen kann.

Neue Konfiguration

Allgemeine Informationen zu Konfigurationen finden Sie im verlinkten Artikel.

Bei Anlage einer neuen Konfiguration (Configuration > + New Configuration) muss zunächst ausgewählt werden, für welches Fiskalland diese erstellt werden soll.