Für die Nummerierung von Rechnungen ("factura") und vereinfachten Rechnungen ("factura simplificada") gelten in Spanien mehrere Regeln. Weiters gibt das spanische Finanzministerium Empfehlungen für die Nummerierung von Rechnungen.

Das Königliche Dekret 16/2012 zur Rechnungsstellungspflicht definiert Inhalte von Rechnungen und vereinfachten Rechnungen. Der etwa in Österreich und in anderen Ländern verwendete Begriff "Kassenbeleg" ist in Spanien gleichbedeutend mit der vereinfachten Rechnung ("factura simplificada").

Rechnungsnummer

Neben anderen Pflichtmerkmalen, muss jede Rechnung über eine Nummer sowie ggf. über eine Serie verfügen.

• die Nummerierung der einzelnen Rechnungen muss innerhalb der Serie lückenlos, fortlaufend sein (monoton steigend).

Rechnungsserie

Rechnungsserien können für bestimmte Zwecke verwendet werden, etwa wenn das Unternehmen über mehrere Niederlassungen verfügt, als Kennzeichen für den jeweiligen Standort.

Unter bestimmten Umständen ist allerdings die Verwendung unterschiedlicher Rechnungsserien verpflichtend. In den folgenden Fällen müssen getrennte Rechnungsserien verwendet werden:

• wenn manche Rechnungen nicht vom leistenden Unternehmen, sondern vom Empfänger ausgestellt werden.
• bei Korrekturen von Rechnungen
  
  Hinweis: Rückgabe von Waren und Dienstleistungen ist keine Korrekturmaßnahme! Korrekturen sind Änderungen an der jeweiligen Originalrechnung aufgrund von Fehlern (z.B. MwSt. falsch). Bei Korrekturrechnungen ist eine Referenz auf die Originalrechnung zwingend anzugeben.
• wenn Rechnungen und vereinfachte Rechnungen ausgestellt werden.
• Rechnungen, die vom erfolgreichen Bieter im Rahmen von Verwaltungs- und Gerichtsverfahren ausgestellt wurden.
• Rechnungen zur Dokumentation der Lieferung von Mobiltelefonen, Videospielkonsolen, Laptops und Tablets sowie von Silber, Platin und Palladium in Roh-, Pulver- oder Halbfabrikatform, sofern diese zur Stornierung der Steuerschuld führen.
• Rechnungen von Reisebüros welche als Vermittler auftreten.
• Rechnungen zur Dokumentation konzerninterner Transaktionen zwischen Unternehmen, die sich für die erweiterte Stufe der Sonderregelung für die Unternehmensgruppe entscheiden.

Wie oben beschrieben, sollen etwa Rechnungen und vereinfachte Rechnungen in getrennten Rechnungsserien (Nummernkreise) verwaltet werden. Beispiele dazu siehe weiter unten.

Empfehlungen AEAT

Die "Agencia Estatal de Administración Tributaria" (AEAT - spanische Steuerverwaltungsagentur) gibt auf ihrer Website Empfehlungen für die Rechnungsnummerierung sowie für die Verwendung von Serien.

• Empfohlener Zeichensatz: 0123456789ABCDEFEGHJKLMNPQRSTUVXYZ. Die Verwendung von Kleinbuchstaben wird nicht empfohlen.
• Leerzeichen: Sofern verwendet, wird nur ein Zeichen verwendet, nie mehr als eines.
• Sonderzeichen: Bindestrich „-“, Unterstrich „_“, Schrägstrich „/“, Punkt „.“
• Rechnungs-Serie: soll als Präfix verwendet werden, gefolgt von der Rechnungsnummer mit einem Leerzeichen (oder Trennzeichen) dazwischen.
• Die Rechnungsnummer darf nicht mit Leerzeichen beginnen (also linksumbrechender Text).

Beispiele für Rechnungsnummern inkl. Serie

Die nachfolgenden Beispiele von Rechnungsnummern und -serien dienen nur der Veranschaulichung. Sie können Ihre eigenen Nummernserien anhand der Vorschriften und Empfehlungen der AEAT erstellen.

Rechnungen

• werden in einem eigenen Nummernkreis (oder mehrere, falls erforderlich - siehe oben) geführt.
• es wird empfohlen, bei "0" bzw. "1" zu starten, dies ist aber nicht verpflichtend. Die Nummerierung kann auch etwa bei Nr.  "4711" beginnen, solange die nachfolgenden Nummern lückenlos, aufsteigend sind (4711, 4712, 4713,...).
• zusätzlich soll ein Indikator (Präfix) für die Serie angegeben werden, z.B. "FA" oder "FAC" für "Rechnung" ("factura")

Beispiele Rechnungsserien:

• FAC25-0001, FAC25-0002, FAC25-0003,..., FAC25-000n   (Präfix: FAC25 für "Rechnung 2025")
• FA2025 0001, FA2025 0002, FA2025 0003,...,FA2025 000n  (Präfix: FA2025 für "Rechnung 2025")

Vereinfachte Rechnungen

• werden in einem eigenen Nummernkreis (oder mehrere, falls erforderlich - siehe oben) geführt.
• es wird empfohlen, bei "0" bzw. "1" zu starten, dies ist aber nicht verpflichtend. Die Nummerierung kann auch etwa bei Nr.  "4711" beginnen, solange die nachfolgenden Nummern lückenlos, aufsteigend sind (4711, 4712, 4713,...).
• zusätzlich soll ein Indikator (Präfix) für die Serie angegeben werden, z.B. "FS" für "Vereinfachte Rechnung" ("factura simplificada")

Beispiele Serien vereinfachte Rechnungen:

• FS25-0001, FS25-0002, FS25-0003,..., FS25-000n   (Präfix: FS25 für "Vereinfachte Rechnung 2025")
• S2025 0001, S2025 0002, S2025 0003,...,S2025 000n  (Präfix: S2025 für "Vereinfachte Rechnung 2025")

Korrekturrechnungen

Wie oben erwähnt, werden Korrekturrechnung NICHT im Falle von Warenumtausch Retourenabwicklungen oder ähnliches verwendet, sondern zur Fehlerkorrektur in der jeweiligen Originalrechnung.

• werden in einem eigenen Nummernkreis (oder mehrere, falls erforderlich - siehe oben) geführt.
• es wird empfohlen, bei "0" bzw. "1" zu starten, dies ist aber nicht verpflichtend. Die Nummerierung kann auch etwa bei Nr.  "4711" beginnen, solange die nachfolgenden Nummern lückenlos, aufsteigend sind (4711, 4712, 4713,...).
• zusätzlich soll ein Indikator (Präfix) für die Serie angegeben werden, z.B. "REC" für "Korrekturrechnung" ("factura rectificativa")

Beispiele Serien Korrekturrechnungen:

• REC25-0001, REC25-0002, REC25-0003,..., REC25-000n   (Präfix: REC25 für "Korrekturrechnung 2025")
• R2025 0001, R2025 0002, R2025 0003,...,R2025 000n  (Präfix: S2025 für "Korrekturrechnung 2025")

Quellen

• Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación ("Königliches Dekret 1619/2012 vom 30. November zur Genehmigung der Verordnung über die Rechnungsstellungspflichten")
• Website der AEAT (Agencia Tributaria)