През 2019 г. датският регламент за Vat беше разширен, за да включи изисквания за т.нар. „цифрови системи за регистриране на продажби“.

Тези изисквания са изброени по-долу (с препратка към съответните параграфи или раздели).

Системи за цифрово регистриране на продажбите

§ 62а. Системите за цифрово регистриране на продажби трябва да отговарят на следните изисквания:

1. всички действия, извършвани чрез системите за регистрация на продажбите, трябва да бъдат регистрирани (записани) в електронния дневник на системата. Данните за транзакциите в електронния дневник трябва да бъдат цифрово подписани с датски OCES сертификат, издаден на търговеца, така че целостта на данните в електронния дневник да може да бъде проверена във връзка с контрола.

2. електронният запис трябва да съдържа информацията, която трябва да бъде включена и в опростена фактура или касова бележка за клиента, вж. раздел 63. за всяка транзакция електронният запис трябва да съдържа също:

  а. Времето на началото на покупката и на нейното приключване/прекъсване.

  б. Последователен номер на транзакцията, който трябва да е уникален за търговеца (по CVR номер).

  в. Използваният начин на плащане / Използваното платежно средство.

  г. Серийния номер на цифровата система за регистриране на продажбите.

3. Системата за регистриране на продажбите трябва да може да генерира файл във формат SAF-T директно от електронния дневник. Данъчната администрация подготвя датско ръководство за използването на формат SAF-T.

4. Файлът от електронния дневник трябва да може да се чете на обществено достъпни електронни носители или по друг начин да може да бъде предаден в цифров формат на органите при поискване.

5. Системата за регистриране на продажбите трябва да може да генерира отчет с дневния оборот, който нулира броячите на продажбите и др. след регистрирането в електронния дневник. (Z-отчет).

6. Системата за регистриране на продажбите трябва да може да генерира отчет за продажбите до момента на съставянето му, без да нулира броячите на продажбите и др. (X-отчет).

7. Цифровите средства за плащане, като разплащателни карти, мобилни плащания и др., трябва да бъдат свързани със системата за отчитане на приходите по такъв начин, че плащанията с цифрови средства за плащане да се записват автоматично в цифровата система за отчитане на приходите.

8. Системата за регистриране на продажбите трябва да може да регистрира отделни суми за използваните средства за плащане, т.е. суми за плащания в брой, с карта, чрез мобилни устройства и др.

9. Трябва да има вграден часовник и дата, настроени съобразно датското стандартно време. Всички корекции на показанията за времето в системата трябва да се регистрират в електронния дневник.

10. Трябва да бъде зададена функция за печат, например за отпечатване на опростени фактури или касови бележки, вж. § 63, ако търговецът не може да изпрати касовата бележка в цифров формат към система, която клиентът е приел предварително.

11. При поискване трябва да е възможно да се отпечата касова бележка, която ясно разграничава положителните и отрицателните суми. Изискването се счита за изпълнено и ако системата за регистриране на продажбите може да изпрати касовата бележка в електронен формат към система, която клиентът е приел предварително.

12. Системите за регистриране на продажбите, които се използват от няколко търговци, трябва да могат да записват транзакциите и общите суми за всеки търговец поотделно, включително обема на продажбите и вида на начина на плащане.

13. Обученията и подобните записи без оборот трябва да водят до издаването на касови бележки, ясно обозначени например с „невалидно за одит“ или „обучение – невалидно“, като тези бележки не трябва да се бъркат с обикновените касови бележки.

14. Ако даден търговец получава пари в брой, вж. раздел 81, алинея 1 от Закона за плащанията, системата за регистриране на продажбите трябва да бъде оборудвана с:

  а. Касов чекмедже за съхранение на пари в брой.

  б. Възможност за съхранение/управление на ресто (запас от монети и банкноти).

Ал. 2. Цифровата система за регистриране на продажбите не трябва да съдържа функции, които позволяват добавяне, редактиране или изтриване на информация.

Ал. 3. Цифровата система за регистриране на продажбите не трябва да може да бъде свързвана или интегрирана със софтуер или хардуер, който позволява добавяне, редактиране или изтриване на информация в електронния дневник.

§ 2 

Наредбата за прилагане влиза в сила на 1 юли 2021 г.

Подробно описание на важните изисквания

Записване на всички „действия“ (точка 1.)

В допълнение към данните за продажбените транзакции („касови бележки“) трябва да се записват всички действия на „системата за регистриране на продажбите“ (касовия апарат). Това означава, че в Дания

1. всички видове документи трябва да се прехвърлят в RetailForce system, ако е възможно, и
2. трябва да се води технически дневник, в който се записват определени събития. Обща информация по този въпрос можете да намерите в статията „Технически дневник на събитията“; кои събития от касовия апарат трябва да се записват в Дания е описано в статията „Съответствие на кодовете на събитията“.

Регистриране на електронни плащания (точка 7.)

Всички цифрови средства за плащане, като разплащателни карти, MobilePay и др., трябва да бъдат свързани със системата за регистриране на продажбите по такъв начин, че плащанията с цифрови средства за плащане да се регистрират автоматично в цифровата система за регистриране на продажбите.

Картовите и платежните терминали трябва да бъдат интегрирани с касовия апарат (цифровата система за регистриране на продажбите). Референтен ID на плащането трябва да бъде прехвърлен от платежния терминал към касовия апарат.

Онлайн продажби

Онлайн продажбите трябва да се регистрират/записват в системата за регистриране на продажбите по същия начин, както продажбите, осъществени чрез поръчки в магазина. Това важи за продажбите чрез вашия собствен уебсайт и продажбите чрез онлайн портали като „Just Eat“, „Foodora“, „OrderYo-Yo“ и др.

Моля, имайте предвид:

• Ако плащането се извършва директно към фирмата чрез онлайн плащане (например MobilePay, кредитна карта, ApplePay), то трябва да бъде автоматично регистрирано в системата за електронно регистриране на продажбите.
• Ако плащането се извършва към трета страна във връзка с поръчката (например „JustEat“, „Foodora“, „OrderYoYo“ и др.), то трябва да бъде регистрирано в системата за електронно регистриране на продажбите по същия начин, както плащането в брой. Това може да се направи, например, с ключ в системата за регистриране на продажбите, който показва, че плащането е извършено чрез трета страна, например „Just Eat“, „Foodora“, „OrderYoYo“ и др.

Съхранение на данни

Данните трябва да бъдат на разположение за период от най-малко пет години от края на съответната финансова година.

Няма конкретни изисквания за съхранение, освен че данните трябва да се съхраняват и да са достъпни в продължение на най-малко 5 години.

Източници

• Наредба за изменение на Наредбата за данък добавена стойност: https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2020/1507
• Често задавани въпроси (FAQ), предоставени на 15.11.2023 г. от Датската данъчна агенция.

Тази статия е преведена автоматично.