Proceduralna dokumentacija

Svaki sistem za obradu podataka (DV sistem) mora imati jasno strukturiranu proceduralnu dokumentaciju u skladu sa RN 151 GoBD-a. GoBD (principi za pravilno upravljanje i čuvanje knjiga, evidencija i dokumenata u elektronskom obliku, kao i pristup podacima) na snazi je od 1.1.2015. i proceduralna dokumentacija mora biti dostupna od tog datuma. Proceduralna dokumentacija mora opisati sve tehničke i organizacijske procese operacija obrade podataka. To znači da sadržaj, struktura, proces i rezultati operacije obrade podataka moraju biti potpuno i konačno vidljivi. Dokumentacija mora biti provjerljiva za stručnu treću stranu u razumnom roku.

Proceduralna dokumentacija je obaveza!

Opisana proceduralna dokumentacija mora biti tačna. Ne smije biti neslaganja između opisanih i stvarnih procesa.

Promjene u dokumentaciji procesa moraju biti historijski praćenje (na primjer u verzijama) sa historijom promjena.

Sistem glavne knjige i predsistemi i podsistemi su sistemi za obradu podataka u skladu sa GoBD, na primjer: računovodstvo osnovnih sredstava, obračun plata, sistemi blagajni, sistem plaćanja,...

Zahtjevi prema GoBD

Više informacija možete pronaći u GoBD-u.

Sadržaj proceduralne dokumentacije

Procesna dokumentacija mora se sastojati od općeg dijela, korisničke dokumentacije, tehničke sistemske dokumentacije i operativne dokumentacije.

Opći dio proceduralne dokumentacije

Ovaj dio opisuje opću organizaciju i strukturu kompanije, kao što su:

1. Organizacija procesa
2. Područje primjene POS sistema
3. Organizacijska struktura
4. Infrastruktura
5. Organizacioni dijagram

Dokumentacija za korisnika

Ovaj dio dokumentacije procesa pruža informacije o tehničkim procesima, na primjer prikupljanju podataka, koordinaciji, reviziji i izlazu u kompaniji, kao što su

1. Radne upute za osoblje
2. Upute za rad
3. Upute za korisnike
4. Opisi programa

Tehnička sistemska dokumentacija

Tehnička dokumentacija sistema namijenjena je da pruži informacije o tome koji se softver koristi, koji hardver, mreže, ASP ili cloud aplikacije su u upotrebi i koje podatkovne strukture i interfejsi postoje.

1. Dokumentacija mašinske kontrole
2. Dokumentacija procedura baze podataka i drugih pravila obrade
3. Dokumentacija o rukovanju greškama u sistemu
4. Sadržaj tabela baze podataka
5. Interfejsi prema drugim sistemima

Operativna dokumentacija

Ovaj dio objašnjava i dokumentuje organizacione procese u kompaniji, kao i pravilnu primjenu računarskih sistema, kao što su

1. Integritet podataka
2. Postupci sigurnosnog kopiranja podataka
3. Izdavanje novih ili izmijenjenih programa i verzija programa
4. Prava pristupa

Svaka kompanija mora imati uspostavljen sistem internih kontrola (SIK) kao dio proceduralne dokumentacije (vidi GOBDRN 102).

Šta učiniti ako ne postoji pisana dokumentacija?

U nedostatku pisane dokumentacije, ona se treba pripremiti što je prije moguće. U tu svrhu potrebno je uzeti u obzir trenutne procese u kompaniji. Postojeći opisi, kao što su pisane radne i organizacijske upute, mogu se koristiti kao osnova. Pored toga, bilješke zaposlenika o radu, kao i opisi računarskih programa, sigurnosne smjernice itd. također mogu biti od pomoći. Glavni cilj proceduralne dokumentacije je potpun i jasno strukturiran opis u kojem nema kontradiktornih uputa ili opisa.

Posljedice nedostatka proceduralne dokumentacije

Prema GoBD-u, ako se, uprkos nedostatku ili neadekvatnoj proceduralnoj dokumentaciji, pregled može provesti bez ikakvih problema i time nisu ugroženi tragabilnost i provjerljivost, ne postoji formalni nedostatak objektivnog značaja za odbacivanje računovodstva.

Primjer proceduralne dokumentacije kreirala je radna zajednica za ekonomsko upravljanje (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung).

Ovaj članak je automatski preveden.